1. Thực hiện việc quản lý hành chính tất cả các khu bất động sản/Quản lý hệ thống trang thiết bị - dụng cụ - vật tư - máy móc văn phòng theo hướng dẫn của Quản lý FM
- Triển khai và báo cáo việc thực hiện nội qui về thời gian, tác phong làm việc của nhân sự trên tất cả các khu bất động sản.
- Lập danh bạ điện thoại, email, fax của các cá nhân đại diện/ liên quan đến Chủ đầu tư (CĐT), Nhà thầu (NT), các phòng ban thuộc công ty, kỹ thuật viên, công nhân, công an, bệnh viện, cứu hỏa, cứu thương,…
- Mua sắm, cấp phát, bàn giao, bảo trì, sửa chữa các thiết bị văn phòng; các tài sản quản lý trong khu bất động sản.
- Mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm;
- Quản lý khu vực văn phòng ngăn nắp, sạch sẽ;
- Ghi chép nội dung cuộc họp.
- Soạn thảo văn bản: thư, công văn, biên bản họp, hợp đồng, viết báo cáo, dịch thuật…
2. Xây dựng hệ thống Lưu trữ & phân phối hồ sơ, tài liệu về QA/QC và quản lý hệ thống này ngăn nắp, rõ ràng không thất lạc.
- Thiết lập & lưu trữ có hệ thống các hồ sơ, tài liệu được phân công theo hướng dẫn của nhóm QA/QC trưởng nhóm Admin;
- Cập nhật danh mục hồ sơ thường xuyên theo hướng dẫn của nhóm QA/QC.
- Quản lý tài liệu, hồ sơ, thông tin. Đảm bảo không bị thất lạc và mất, có danh mục rõ ràng và cập nhật thường xuyên báo cáo Quản lý FM.
- Theo dõi nhắc nhở việc thực hiện áp dụng hệ thống tại các bộ phận trên công trường.
3. Giao nhận tài liệu với CĐT, NT...và các đối tác khác trên công trường. Tổng hợp và phân phối hồ sơ, tài liệu, thông tin kịp thời cho các bộ phận theo hướng dẫn của trưởng nhóm ADMIN
- Thực hiện giao nhận hồ sơ, tài liệu, giữa các bên trong khu vực quản lý;
- Lập danh mục, ký xác nhận bàn giao;
- Lưu hồ sơ, tài liệu;
- Cập nhật phân phối tài liệu hồ sơ, thông tin đến từng bộ phận kịp thời.
- Hướng dẫn các bộ phận lưu trữ tài liệu – hồ sơ theo kế hoạch nhóm QA/QC.
- Hỗ trợ các nhóm chức năng khác về công tác văn phòng để hoàn thành hồ sơ: chuẩn bị HSNT, photo
- Dán thông báo, nhận & chuyển fax/ email,…
- Truyền đạt các quy định, nội quy, chỉ thị của Quản lý FM đến các cá nhân, bộ phận liên quan
4. Phụ trách quản lý tạp vụ đảm bảo nhà ở, ăn nghỉ và chăm lo đời sống tinh thần cho nhân viên FM.
Phân công công việc cho tạp vụ (nếu có);
- Thuê nhà trọ, thanh toán hóa đơn điện, nước,…
- Liên hệ đặt tiệc;
- Tổ chức hoạt động phong trào.
5. Hoàn thành các mục tiêu chung của dịch vụ FM
- Thực hiện kịp thời mọi chủ trương, chính sách ... của Công ty hoặc Quản lý FM;
- Tham gia đẩy đủ các cuộc họp, hội thảo, huấn luyện,…
- Đề xuất các giải pháp sáng tạo nhằm nâng cao hiệu quả công việc;
- Phối hợp các phòng ban liên quan để hoàn thành mục tiêu chung của công ty;
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Quản lý FM;
* Địa chỉ : làm theo dự án tại VSIP Bắc Ninh. Chi tiết trao đổi khi phỏng vấn
