Mô tả công việc
1. TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC
- Tiếp nhận chủ trương đầu tư, thực hiện đàm phán giá dịch vụ, phối hợp với đơn vị thành viên, đơn vị trong Ban về lịch giao hàng, tương ứng theo tiến độ công trường để thống nhất lịch làm việc của đối tác và hỗ trợ đơn vị thành viên bố trí giám sát đến công trường.
- Thực hiện hợp đồng thiết kế, hợp đồng nhân sự khi có yêu cầu. Phối hợp với đơn vị liên quan để thực hiện về chi tiết và tiếp nhận sản phẩm/nhân sự và điều phối việc triển khai dịch vụ tại mỗi thời điểm theo thực tế dự án.
- Kiểm tra xác nhận đặt hàng, đàm phán giá trị chi phí, hoàn thiện hợp đồng dịch vụ và các hợp đồng mua bán khác với đối tác phù hợp với thỏa thuận và quy trình.
- Làm việc với đối tác, PMU các đơn vị thành viên, đối tác lấy chào giá dịch vụ tư vấn, giám sát, cho thuê thiết bị giai đoạn đầu tư, thi công, vận hành cho dự án theo yêu cầu phù hợp với điều kiện ở đơn vị và tiến độ công việc nói chung.
- Theo dõi và điều phối thực hiện hợp đồng dịch vụ / sản phẩm tại dự án và xử lý các vướng mắc (nếu có), chấm công, kiểm tra hóa đơn, trình thanh quyết toán. Phối hợp với BPC, BTC rà soát các hợp đồng.
- Lên lịch làm việc với đối tác/tư vấn tại dự án trước hoặc sau khi gói dịch vụ/sản phẩm được chấp thuận/ký hợp đồng. Thường xuyên cập nhật tiến độ dự án cho Nhà Cung Cấp và làm việc trước về lịch công tác tại dự án của Tập Đoàn phù hợp với phạm vi cung cấp.
- Xử lý hồ sơ xuất nhập cảnh của đối tác, theo dõi / thu sếp / bố trí lịch công tác, đi lại, lưu trú của đối tác tại đơn vị và cân đối với tiền lương/tiền công/chi phí (nếu có) và các công tác hậu cần khác của mỗi đoàn; đồng thời phối hợp xử lý các vướng mắc với đơn vị thành viên.
- Điều phối thông tin dự án có liên quan các gói dịch vụ/ sản phẩm giữa đơn vị thành viên và đối tác đảm bảo luồng thông tin thống nhất giữa nhà cung cấp/công ty tư vấn dịch vụ và đơn vị thành viên. Hướng dẫn và giải đáp thắc mắc, hỗ trợ hành chính dự án, thành viên ban dự án có liên quan trong việc xử lý hồ sơ thanh toán, hợp đồng, tiếp nhận nhân sự/sản phẩm.
- Làm việc với Nhà Cung Cấp về tiến độ cung cấp sản phẩm tư vấn, bản vẽ, hồ sơ sổ tay vận hành, nghiệm thu bàn giao, hoàn công, v.v…khi hoàn thành các gói dịch vụ/sản phẩm liên quan từng dự án được phân công và hổ trợ công tác bổ sung hoàn thiện hồ sơ thanh toán/bản vẽ giữa tư vấn / nhà cung cấp và đơn vị thành viên để gói dịch vụ/sản phẩm được hoàn thành / tất toán phù hợp quy trình.
- Thực hiện các công việc được giao khác cho các dự án khác nhau của Tập Đoàn theo nhu cầu tiến độ mỗi dự án và hoạt động của Ban.
- Thực hiện các công việc ngoại giao theo yêu cầu.
2. NHIỆM VỤ CỤ THỂ
a. Tiếp nhận đơn đặt hàng từ các Ban QLDA, các ĐVTV hoặc tiếp nhận thông tin về gói dịch vụ từ Phòng Mua hàng Quốc tế - Ban QHKTQT
- Kiểm tra các thông tin liên quan đến dịch vụ.
- Lấy chào giá dịch vụ từ Nhà cung cấp, thực hiện các so sánh cần thiết.
- Đàm phán giá, chi phí, điều khoản hợp đồng khác.
- Hoàn thiện nội dung hợp đồng dịch vụ và các hợp đồng mua bán khác với đối tác phù hợp với thỏa thuận và quy trình.
- Tham vấn BPC về các điều khoản pháp lý của nội dung hợp đồng và BTC về các vấn đề liên quan đến tài chính
- Trình hồ sơ phê duyệt lên VPCT và trình ký hai bên sau khi được phê duyệt
b. Điều phối, xử lý, cung cấp thông tin dự án có liên quan các gói dịch vụ/ sản phẩm giữa đơn vị thành viên và đối tác nhằm đảm bảo luồng thông tin thống nhất giữa nhà cung cấp/ công ty tư vấn dịch vụ và đơn vị thành viên (bản vẽ, hỗ sơ thi công, lắp đặt, nghiệm thu, bảng chấm công, báo cáo, chứng chỉ, các hồ sơ liên quan khác …)
c. Điều phối, xử lý, cung cấp lịch mời giám sát của Nhà cung cấp/ đơn vị tư vấn sang làm việc tại dự án trước hoặc sau khi gói dịch vụ/sản phẩm được chấp thuận/ký hợp đồng
- Liên hệ với Ban QLDA, các ĐVTV trong việc thống nhất thời gian mời nhân sự nhà cung cấp/ đơn vị tư vấn sang dự án phù hợp với yêu cầu, tiến độ thực tế tại dự án.
- Phối hợp với đơn vị thực hiện công tác hậu cần trước khi giám sát nhà cung cấp / đơn vị tư vấn sang dự án, bao gồm: visa nhập cảnh, đặt vé máy bay, bố trí đưa đón sân bay, địa điểm lưu trú cũng như việc đi lại trong thời gian giám sát có mặt tại dự án.
d. Theo dõi tiến độ cung cấp/ thực hiện/ hoàn thành các gói dịch vụ/ sản phẩm liên quan từng dự án được phân công.
e. Phối hợp với các Ban QLDA, ĐVTV theo dõi việc thực hiện hợp đồng dịch vụ/ sản phẩm của nhà cung cấp/ đơn vị tư vấn tại dự án và xử lý các vướng mắc (nếu có).
Phối hợp với đơn vị thực hiện hồ sơ nghiệm thu có liên quan.
f. Kiểm tra, theo dõi công tác thanh toán liên quan đến các gói dịch vụ/ sản phẩm của dự án được phân công và hỗ trợ công tác bổ sung hoàn thiện hồ sơ thanh toán/bản vẽ giữa đơn vị tư vấn / nhà cung cấp và đơn vị thành viên để gói dịch vụ/sản phẩm được hoàn thành/ tất toán phù hợp quy trình.
- Rà soát tất cả sản phẩm/phạm vi dịch vụ thực hiện, số liệu ngày công, giờ làm việc của giám sát phù hợp với nội dung hợp đồng đã thỏa thuận cũng như tất cả các tài liệu liên quan đến công tác thanh toán nhằm đảm bảo đầy đủ, phù hợp với quy trình thanh quyết toán của Tập đoàn.
- Trình hồ sơ phê duyệt thanh toán lên VPCT và chuyển kế toán ĐVTV thực hiện xin nguồn thanh toán sau khi hồ sơ được phê duyệt
- Theo dõi công tác thanh quyết toán, thanh lý hợp đồng của ĐVTV với Nhà Cung Cấp.
g. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu từ cấp trên.
4. QUYỀN HẠN
a. Có quyền yêu cầu các PMU, ĐVTV cung cấp thông tin phù hợp với yêu cầu trước khi làm việc với NCC về gói dịch vụ.
b. Giải quyết trong phạm vi cho phép những vấn đề phát sinh trong công việc được giao.
5. QUAN HỆ CÔNG VIỆC
a. Báo cáo:
- Thực hiện chế độ báo cáo ngày, tuần, tháng, năm.
- Thực hiện các báo cáo liên quan đến công tác thanh quyết toán, báo cáo nguồn vốn.
b. Quan hệ nội bộ
- Nội bộ Ban QHKTQT
- Các Ban QLDA
- Các Đơn vị thành viên Sun Group
c. Quan hệ bên ngoài
- Các Sở Ban ngành liên quan.
- Nhà Cung Cấp / Đối tác của Tập Đoàn.
