Chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động văn phòng của Công ty và hỗ trợ ban giám đốc trong việc quản trị, điều hành công ty.
Thực hiện các trách nhiệm bao gồm và không giới hạn như sau:
Thay mặt BGĐ giải quyết các công việc đối nội, đối ngoại về hành chính.
- Tham giá điều hành một số công việc có sự phối hợp nhiều phòng ban
- Làm các báo cáo tổng hợp kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của toàn công ty.
Xây dựng kế hoạch, triển khai thực hiện, đôn đốc, đánh giá kết quả thực hiện các công việc chung được giao: Điều phối các cuộc thi, tổ chức các Event, giao ban.. và các công việc khác khi đc phân công
- Phối hợp với các phòng ban liên quan xây dựng kế hoạch và thay mặt BGD chỉ đạo, giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty
- Quản lý hồ sơ pháp lý và thực hiện thủ tục pháp lý của Công ty
Công tác tham mưu, phát triển hệ thống
- Xây dựng, tham mưu, phát triển hệ thống giám sát nội bộ các quy chế, quy trình nhằm quản lý rủi ro, sử dụng nhân lực, vật lực của công ty một cách hiệu quả.
- Tham mưu cho BGD, lên kế hoạch, triển khai ISO.
Thực hiện tái cơ cấu công ty
• Tham mưu cho BGD về các công tác tổ chức, nhân sự, đào tạo, tuyển dụng, thi đua khen thưởng, kỷ luật, tiền lương, chế độ chính sách, xây dựng chức năng nhiệm vụ các phòng ban; Xây dựng, soạn thảo, chỉnh sửa các qui trình, nội qui, quy chế nội bộ ..;
• Thực hiện các đề án tái cơ cấu doanh nghiệp (phân cấp quản lý, định biên nhân sự, chiến lược nhân sự…)
• Tham mưu cho BGD và chỉ đạo việc thực hiện tái cơ cấu lại các bộ phận của công ty
Quản trị vận hành công việc của Bộ phận Văn phòng cùng phó Chánh VP
- Rà soát, hoàn thiện hệ thống qui trình, qui định về quản lý công việc hành chính, kiểm soát toàn bộ các chi phí hành chính của công ty.
- Quản lý đội tạp vụ -bảo vệ - lái xe - bếp ăn
- Quản lý hoạt động của bộ phận IT, đảm bảo duy trì hoạt động của hệ thống server, máy tính, hệ thống mạng và các phần mềm quản lý.
- Quản lý công tác lễ tân khánh tiết & hệ thống văn thư lưu trữ của toàn công ty
- Quản lý cơ sở vật chất, tài sản, thiết bị và phương tiện làm việc tại Văn phòng Công ty bao gồm việc thuê, mua, bàn giao, hướng dẫn sử dụng, bảo dưỡng, kiểm kê định kỳ và thanh lý
- Quản lý việc xuất nhập khẩu của công ty
- Quản lý vận hành các kho bãi của công ty
- Quản lý, vận hành các phần mềm quản lý của công ty.
- Giám sát công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh an toàn lao động
- Quản lý hoạt động mua sắm, thanh quyết toán các loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của Công ty
- Quản lý xây dựng, sửa chữa các hạng mục xây dựng, trang thiết bị để đảm bảo hoạt động KDSX của công ty.
