1. Quy trình/ Quy chế/ Hướng dẫn:
- Xây dựng hệ thống quy trình, quy chế, hướng dẫn để phục vụ việc vận hành.
- Thực hiện truyền thông các Quy trình/ Quy chế/ Hướng dẫn đã ban hành tới các Giám đốc BQL tại các dự án được giao phụ trách.
- Giám sát việc truyền thông các Quy trình/ Quy chế/ Hướng dẫn của các Giám đốc BQL tại các dự án
2. Đào tạo:
- Lên kế hoạch đào tạo nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho các nhân sự trực thuộc trong ban Quản lý tòa nhà (Lễ tân, Chăm sóc Cư dân, Bảo vệ, Kỹ thuật).
- Thực hiện đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ cho các vị trí BQLTN.
- Theo dõi, giám sát việc đào tạo nội bộ của các Giám đốc BQL tại các dự án.
3. Lập kế hoạch:
- Thường xuyên nghiên cứu, đề xuất bổ sung bộ kế hoạch hành động cho các Bộ phận thuộc BQLTN tại các dự án như BP Kỹ thuật, Chăm sóc Cư dân, Kế toán.
- Tham gia xây dựng các kế hoạch hành động chi tiết, phân công nhiệm vụ, hướng dẫn cụ thể theo bảng quy hoạch tổng thể. Các kế hoạch này phải đảm bảo tính tối ưu và khả thi.
- Tổ chức triển khai và kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện các kế hoạch đã phê duyệt.
- Thường xuyên nghiên cứu, đánh giá việc thực hiện các kế hoạch để có các biện pháp hỗ trợ, thúc đẩy, xử lý các vướng mắc, tạo các cơ chế động viên hoặc gây sức ép để các cơ sở hoàn thành được các kế hoạch đã đặt ra.
- Đánh giá kết quả để rút kinh nghiệm cho việc xây dựng và triển khai các kế hoạch trong tương lai.
4. Tài chính:
- Đánh giá hiệu quả vận hành của các tòa nhà, đưa ra phương án điều chỉnh/giải pháp tổng thể, đồng nhất để áp dụng chung cho các cơ sở tối ưu chi phí, tiết kiệm.
- Triển khai kiểm soát tài sản, mua sắm đảm bảo đúng lộ trình đúng thời điểm, hiệu quả tránh thất thoát, lãng phí...
- Rà soát, thẩm định ngân sách vận hành các cơ sở hàng năm đảm bảo hoạt động vận hành các tòa nhà, tối ưu cho CĐT; Đảm bảo các báo cáo về tài chính hàng tháng, quý, năm được trình cho chủ đầu tư đúng thời hạn;
5. Quản trị rủi ro:
- Nhận diện các rủi ro trong phạm vi công việc được giao quản lý, lên phương án, giải pháp phòng ngừa
- Xây dựng, hướng dẫn, hỗ trợ các cơ sở tuân thủ, kiểm soát các vấn đề liên quan đến rủi ro vận hành.
6. Pháp chế:
- Tự trang bị kiến thức cơ bản về pháp lý, chịu trách nhiệm phê duyệt các vấn đề trong phạm vi thẩm quyền theo quy định của Tập đoàn, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật.
- Tổ chức, triển khai, hỗ trợ, kiểm soát, đánh giá các công việc của các dự án để đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ.
7. Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp có thẩm quyền.
