Chuyên Viên Cấp Cao - Quản Lý Hồ Sơ

- Kiểm soát thư tín, công văn, đi đến tại Văn Phòng. Thông báo thư đến, nhập bảng danh sách theo dõi thư tín, ký nhận thư, hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến dịch vụ CPN tại Văn phòng Hà nội.
- Kiểm soát Hồ sơ pháp lý công ty: Đăng ký kinh doanh, TB CQ quản lý thuế, hồ sơ pháp nhân đại diện công ty, hồ sơ Kế toán trưởng, các hồ sơ làm việc khác có liên quan tới công ty, sắp xếp hồ sơ theo hệ thống lưu trữ, lập bảng tổng hợp tình trạng hồ sơ để theo dõi trên file excel và thực hiện công tác sao y công chứng hồ sơ khi có yêu cầu.
- Nhận các tài liệu, hồ sơ, bản vẽ từ Phòng Dự án. Kiểm tra theo danh mục hồ sơ. Scan lưu trữ bản scan trên hệ thống server. Bản gốc cất giữ, lưu kho trong folder.
- Lập danh mục cụ thể của từng loại hồ sơ. Đảm bảo các hồ sơ, tài liệu, bản vẽ lưu trữ luôn được truy xuất nhanh chóng, chính xác khi được yêu cầu. Đảm bảo các hồ sơ khách hàng luôn được bảo mật thông tin.
- Nhận Hồ sơ từ Phòng Dịch vụ khách hàng liên quan đến việc mua bán căn hộ như: Phiếu đăng ký, Thỏa thuận hợp tác, Hợp đồng mua bán, Cam kết Techcombank, Biên bản giao nhận, Thông báo thanh toán, Thông báo bàn giao nhà, Xác nhận giao dịch của các đợt, Bảng tính lãi, Hóa đơn đóng tiền các đợt, Biên bản bàn giao căn hộ, Thông báo nộp lê phí trước bạ, Giấy nộp tiền kho bạc, Giấy chứng nhận quyền sử dụng v.vv…
- Kiểm tra hồ sơ theo danh mục. Scan, đổi tên và tải lên hệ thống server của Công ty. Bản gốc cất giữ, lưu kho trong folder.
- Kiểm soát con dấu các công ty. Kiểm tra hồ sơ, thực hiện đóng dấu theo ticket được phê duyệt. Scan hồ sơ đã đóng dấu. Hỗ trợ gửi Hợp đồng, hồ sơ đã đóng dấu cho các phòng ban.

- Hiểu biết, nắm rõ các lĩnh vực về hành chính văn phòng
- Kinh nghiệm Lưu trữ hồ sơ trong lĩnh vực Dự án và trong lĩnh vực BĐS
- Có tinh thần trách nhiệm cao và có khả năng làm việc độc lập cũng như làm việc nhóm tốt
- Hiểu biết công việc lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO
- Tốt nghiệp Đại học hoặc Cao Đẳng
- Có kỹ năng lưu trữ hồ sơ, kỹ năng trình bày văn bản, tổng hợp và phân tích thông tin, kỹ năng vi tính văn phòng: Word, Excel

KPI Bonus, 13th month salary

Heath care insurance

Company laptop

Cập nhật gần nhất lúc: 2022-08-12 19:22:04