- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các Đơn vị được phân công phụ trách:
+ Theo dõi, lập bảng chi phí hành chính văn thư, các báo cáo, tờ trình.... có liên quan (Tờ trình/Báo cáo tình hình chung, các báo cáo chi phí dịch vụ, thống kê dịch vụ và các báo cáo phát sinh);
+ Tiếp nhận, xử lý các văn bản đi, đến; chuyển giao văn bản tài liệu cho các Phòng liên quan tại Đơn vị; theo dõi văn bản gửi đi qua đường bưu điện;
+ Quản lý kho hành chính của Chi nhánh (các tài sản, công cụ dụng cụ, hàng hóa, quà tặng, ấn phẩm, vật phẩm của Đơn vị trừ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, séc trắng, sổ tiết kiệm, phôi bảo lãnh, phôi thẻ và các tài sản quý khác) theo đúng quy định của SeABank và quy định của pháp luật;
- Tổ chức triển khai các công tác hành chính hậu cần tại các Đơn vị được phân công phụ trách:
+ Tiếp nhận và thực hiện các hoạt động lễ tân, khánh tiết:
+ Quản lý các thiết bị văn phòng (máy in, photo…), đảm bảo các thiết bị văn phòng luôn trong tình trạng hoạt động tốt, lập kế hoạch và điều phối phương án sửa chữa, bảo hành, bảo trì, thay thế thiết bị văn phòng kịp thời;
+ Đầu mối cung cấp các phương tiện, công cụ làm việc, cấp phát văn phòng phẩm cho CBNV;
+ Theo dõi và thực hiện việc đăng ký, làm hợp đồng và hỗ trợ thanh toán các chi phí liên quan như fax, điện thoại bàn, điện thoại di động cho CBNV các đơn vị phụ trách;
+ Quản lý và thực hiện giám sát các khâu vệ sinh công nghiệp, thay thế các vật trang trí, hoa tươi, cây xanh trong và ngoài khu vực địa điểm kinh doanh của SeABank, văn phòng.
+ Chịu trách nhiệm thực hiện việc cung cấp dịch vụ và theo dõi, giám sát dịch vụ, các hợp đồng cung cấp dịch vụ như nước uống, vệ sinh,...
+ Giám sát công tác bảo vệ, an ninh, an toàn tài sản tại Đơn vị;
+ Thực hiện các tờ trình, báo cáo, thanh toán và phân bổ các chi phí và hạng mục công việc có liên quan đến nghiệp vụ hành chính hậu cần (điện, nước, điện thoại, vệ sinh, vệ sinh môi trường, cây cảnh, bảo vệ,…);
+ Phối hợp thực hiện công tác điều chuyển và thanh lý tài sản cố định, công cụ lao động;
+ Phối hợp điều phối xe (nếu có) theo đúng quy định.
- Thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt với cơ quan hữu quan trên địa bàn (Cục Xuất nhập cảnh, chính quyền địa phương…) để thực hiện các công việc liên quan;
- Hỗ trợ công tác quản lý con dấu theo sự phân công bằng văn bản của Trưởng Đơn vị theo đúng quy định của SeABank;
- Lập các báo cáo định kỳ và đột xuất liên quan tới công việc khi được yêu cầu;
