Mô tả công việc
Thực hiện xây dựng, cập nhật và tổ chức phổ biến, hướng dẫn, giám sát các bộ phận trong việc thực hiện các quy trình, quy định, hướng dẫn quản trị hành chính và quản lý tài sản theo quy định của Công ty và pháp luật.
Thực hiện chuẩn bị, sắp xếp cơ sở vật chất, trang trí cảnh quan chung, hoạt động khánh tiết và tổ chức quản lý, giám sát thực hiện hoạt động 5S tại Văn phòng Công ty.
Thực hiện tổ chức các hoạt động, chương trình, sự kiện, hội thảo, hội nghị thuộc phạm vi phụ trách của Bộ phận Hành chính – Nhân sự:
- Chuẩn bị, sắp xếp cơ sở vật chất, địa điểm theo các yêu cầu về trang trí, kỹ thuật đảm bảo tổ chức hoạt động, chương trình, sự kiện, hội thảo, hội nghị hiệu quả;
- Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức hoạt động, chương trình, sự kiện, hội thảo, hội nghị.
- Xây dựng kế hoạch, phương án chi tiết đối với công tác tổ chức các hoạt động, chương trình, sự kiện, hội thảo, hội nghị thuộc phạm vi phụ trách của Bộ phận Hành chính – Nhân sự theo phân công;
Thực hiện công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Công ty:
- Quản lý sử dụng con dấu, chữ ký theo quy định của pháp luật và Công ty.
- Ghi nhận thông tin văn bản đi, đến vào hệ thống cơ sở dữ liệu và thực hiện quản lý, lưu trữ các công văn, tài liệu gửi đi và gửi đến;
- Tiếp nhận, phân loại, kiểm tra, soát xét thể thức các văn bản, tài liệu, và luân chuyển, chuyển giao, phát hành qua mạng văn bản, tài liệu, hồ sơ, công văn theo thứ tự ưu tiên tới các bộ phận, đơn vị liên quan;
Quản lý công tác nhà ăn của Văn phòng Công ty:
- Tiếp nhận và tổng hợp số lượng suất ăn của cán bộ nhân viên tại Văn phòng Công ty;
- Trao đổi, làm việc với đơn vị cung cấp dịch vụ nhà ăn để cải thiện chất lượng (nếu cần).
- Tổ chức tiếp nhận, thu thập ý kiến của cán bộ nhân viên về chất lượng dịch vụ nhà ăn tại Văn phòng Công ty;
Thực hiện các dịch vụ, thủ tục liên quan tới việc đi công tác của Ban Lãnh đạo, cán bộ nhân viên và khách mời của Công ty theo phân công phụ trách, bao gồm đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, thủ tục visa, v.v.
Quản lý vận hành và theo dõi tình trạng tài sản tại Công ty:
- Thực hiện kiểm kê, đánh giá định kỳ tài sản tại Công ty và lập các báo cáo liên quan;
- Đề xuất và thực hiện thanh lý tài sản theo kế hoạch được duyệt.
- Theo dõi và giám sát tình trạng tài sản trang thiết bị, công cụ dụng cụ và cơ sở hạ tầng văn phòng;
- Tiếp nhận đề xuất từ các bộ phận và thực hiện điều phối luân chuyển tài sản tại Công ty;
- Đề xuất mua sắm và thực hiện cấp phát tài sản tại Công ty;
- Thực hiện bảo trì, sửa chữa tài sản tại Công ty;
Thực hiện công tác lễ tân tại Văn phòng Công ty:
- Nhận chuyển phát thư, báo, tài liệu, fax, công văn đi/ đến cho từng bộ phận, đơn vị liên quan;
- Hướng dẫn và đón tiếp khách đến làm việc;
- Sắp xếp và chuẩn bị phòng họp theo yêu cầu của các cá nhân, bộ phận và Ban Lãnh đạo;
- Nhận phiếu yêu cầu gửi thư của các bộ phận, lập danh sách thư đi theo ngày và giao thư cho nhân viên chuyển phát nhanh;
- Trực tổng đài điện thoại, nhận và chuyển cuộc gọi đến các cá nhân/ bộ phận và ghi nhận thông tin từ khách nhắn lại. Gọi điện thoại ra ngoài theo yêu cầu;
- Hỗ trợ kiểm tra đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn lao động, vệ sinh, phòng chống cháy nổ ở Văn phòng Công ty.
Tổng hợp, theo dõi, thống kê các chi phí hành chính, văn phòng tại Văn phòng Công ty và hoàn thiện hồ sơ đề nghị thanh toán.
Tham gia tổ chức các chương trình, sự kiện, hội nghị, hoạt động khác của Công ty, bao gồm các chương trình, sự kiện, hội nghị, hoạt động do Bộ phận Hành chính – Nhân sự chủ trì hoặc phối hợp với bộ phận khác.
Chủ trì/ Phối hợp thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng/ Phó Bộ phận.
