Các công việc hành chính hằng ngày:
+ Thực hiện sao chép các dữ liệu và chuyển đến cá nhân, bộ phận theo yêu cầu từ Ban lãnh đạo công ty.
+ Soạn thảo văn bản, quy chế và hợp đồng theo phân công Ban lãnh đạo công ty.
+ Có nghĩa vụ chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết khi cần thiết hoặc có yêu cầu.
+ Tiếp nhận đơn xin đến muộn, về sớm, đơn xin nghỉ ốm, nghỉ phép, đơn xét tăng lương, …
+ Lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan.
+ Tiếp nhận cuộc gọi chuyển đến các phòng ban trong công ty.
+ Tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ của công ty.
- Tổ chức các buổi tiếp khách, cuộc họp trong công ty, tổ chức liên hoan, tất niên, khen thưởng.
- Quản lý chi tiêu chi phí hành chính của công ty:
+ Thực hiện công tác lễ tân khi được yêu cầu như đón tiếp khách, hỗ trợ trong các buổi họp / Event, nghe và nhận cuộc gọi liên hệ với doanh nghiệp,
+ Việc tổng hợp, phê duyệt và thanh toán cho các bên liên quan sẽ được tiến hành theo từng tháng. Chuyên viên hành chính tổng hợp phải đảm bảo các chi phí hành chính đúng như quy định và hợp đồng đã ký, những trường hợp vượt quá quy định cần được báo cáo lên cấp trên.
+ Chi phí hành chính bao gồm : phí điện thoại, taxi, chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm, mực in, tiền điện nước, tiền cáp internet, tiền thuê văn phòng, chi phí tiếp khách … đều sẽ gửi hóa đơn về cho chuyên viên hành chính tổng hợp.
- Quản lý nhân viên của nhân viên công ty
+ Tiếp nhận các nhu cầu về điều chỉnh phúc lợi, các chế độ đãi ngộ và chính sách thưởng phạt khác để đảm bảo quyền lợi của nhân viên trong công ty.
+ Theo dõi và quản lý lịch làm việc của Nhân sự trong công ty.
+ Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty.
- Quản lý thông tin, dự liệu tổng hợp:
+ Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong công ty.
+ Phụ trách mua sắm các tài sản, thiết bị hay đồ dùng thông thường trong doanh nghiệp.
+ Phụ trách Photocopy, các vấn đề in ấn trong doanh nghiệp (giấy, mực, gọi kỹ thuật sửa chữa máy in khi máy hỏng, …), văn phòng phẩm (bảng, máy chiếu, …).
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng :
+ Nhân viên Hành chính nhân sự có trách nhiệm tổng hợp ý kiến và nhu cầu của các phòng ban. Lập kế hoạch tuyển dụng để trình lên lãnhđạo
+ Gửi thông báo, soạn thảo hợp đồng lao động tới những ứng viên đã trúng tuyển.
+ Hướng dẫn, giới thiệu cho nhân viên mới về các chính sách, quy định nhân sự của công ty.
+ Đăng bài tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ của các ứng viên.
+ Phối hợp với các bộ phận liên quan, chọn ra những ứng viên phù hợp.
+ Đánh giá kết quả trong báo cáo trình lên lãnh đạo
