1. Kiểm soát hệ thống tài liệu của Chi nhánh
- Xây dựng kế hoạch soát xét tài liệu định kì hàng năm/ quý của chi nhánh và theo chỉ đạo Giám đốc chi nhánh.
- Xem xét về tính nhất quán, phù hợp với các yêu cầu cần tuân thủ của hệ thống, tính khả thi của tất cả các văn bản tài liệu công ty thuộc trách nhiệm được phân công
- Cập nhật các tài liệu phù hợp với yêu cầu của hệ thống và các yêu cầu của luật định (các quy định, chính sách của nhà nước liên quan đến pháp luật về quản lý thuế, tài chính kế toán, quản lý thị trường,… đề xuất cập nhật vào tài liệu quản lý của chi nhánh.)
- Truyền thông và hướng dẫn sử dụng tài liệu cho các đơn vị, cá nhân thuộc chi nhánh
- Triển khai thực hiện và đánh giá 5S các đơn vị thuộc chi nhánh.
- Cấp và quản lí các số hiệu văn bản thuộc cấp chi nhánh ban hành (update lên trang công văn nội bộ).
- Lưu trữ tài liệu - hồ sơ theo trách nhiệm phân công.
2. Tổ chức đánh giá, kiểm tra, soát xét các hoạt động thực tế của hệ thống và nhận diện các điểm không phù hợp tại chi nhánh
- Xây dựng kế hoạch, thực hiện đánh giá và lập báo cáo kết quả chi tiết theo phạm vi được phân công:
+ Đánh giá nội bộ cấp cụm hàng năm
+ Kiểm tra kiểm soát
- Hỗ trợ các đơn vị phân tích nguyên nhân gốc rễ và đề xuất biện pháp khắc phục phòng ngừa và cải tiến để tuân thủ các yêu cầu quản lý của chi nhánh, công ty và giúp công việc hiệu quả hơn.
- Kiểm tra kết quả thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa những điểm không phù hợp của các đơn vị.
- Hướng dẫn các đơn vị tầm quan trọng, ý nghĩa của các yêu cầu quản lý của chi nhánh, công ty để tăng nhận thức đúng trong công việc.
- Báo cáo kết quả kiểm tra về Giám đốc Chi nhánh/P.Quản trị Hiệu quả/Tổng giám đốc, cảnh báo rủi ro và tham mưu các biện pháp khắc phục phòng ngừa, đề xuất các khuyến nghị cải tiến.
- Lập báo cáo hàng tháng về hoạt động đánh giá, kiểm soát của Bộ phận Quản trị Hiệu quả Chi Nhánh.
3. Tổ chức đánh giá mô hình cửa hàng chuẩn tại Chi nhánh
- Tham gia xây dựng kế hoạch, thực hiện đánh giá và lập báo cáo kết quả đánh giá mô hình cửa hàng chuẩn.
- Báo cáo kết quả về Giám đốc Chi nhánh/P.Quản trị Hiệu quả/Tổng giám đốc và tham mưu các biện pháp khắc phục phòng ngừa, đề xuất các khuyến nghị cải tiến.
- Phối hợp với các phòng ban liên quan để đánh giá hiệu quả của hoạt động.
- Hướng dẫn các đơn vị hướng khắc phục, phòng ngừa và cải tiến để đạt cửa hàng chuẩn và đạt hiệu quả kinh doanh.
- Lập báo cáo hàng tháng về hoạt động đánh giá của Bộ phận Quản trị Hiệu Quả Chi Nhánh.
4. Thực hiện đo lường và đánh giá hiệu quả các quy trình/quá trình
Thu thập số liệu đo lường, phân tích và đề xuất các khuyến nghị cải tiến để nâng cao hiệu quả hoạt động.
5. Các công việc khác.
- Hỗ trợ đơn vị mới thành lập về công tác quản lí.
- Xây dựng văn hóa đơn vị, thái độ làm việc và ứng xử trong công việc
* Nơi làm việc: Kiểm soát hệ thống cửa hàng chi nhánh Đông Nam Bộ
