Mô tả công việc
Lễ tân (20%)
- Tiếp nhận công văn đến -> chuyển cho các Bộ phận
- Chăm sóc hoa và trái cây tươi cho bàn thờ VP hàng tuần và những ngày Rằm.
- Chuyển công văn, hàng hóa của các Bộ phận ra ngoài
- Quản lý con dấu Công ty.
- Làm việc với Ban Quản Lý Tòa nhà.
- Chuẩn bị Lễ cho những dịp Cty cúng.
- Đặt vé máy bay, khách sạn.
- Tiếp khách của Văn phòng
- Tạo dấu vân tay chấm công cho nhân sự mới.
- Cấm hoa Văn phòng vào đầu tuần.
- Chăm lo vệ sinh văn phòng sạch đẹp, gọn gàng, theo dõi việc chăm sóc cây cảnh trong VP.
- Chăm lo chỗ gửi xe cho Ban Giám Đốc và CBNV VP.
- Chăm lo nhu yếu phẩm cho Ban Giám Đốc, VP, kho MN: trà, cà phê, nước uống,….
Hành Chính (40%)
- Theo dõi, cấp phát: đồng phục, bảng tên.
- Tham gia xây dựng quy trình – quy định
- Theo dõi và cấp phát Văn phòng phầm: VP, Kho.
- Quản lý Tài quản, Công cụ dụng cụ của Cty.
- Thanh toán và phân bổ: các khoản chi phí Hành chánh.
- Theo dõi và chịu trách nhiệm Công chứng các chứng từ của cty và cung cấp cho các BP khi có phát sinh.
- Biên soạn và ban hành Giấy đi đường mùa dịch cho CBNV và NPP
- Thanh toán tất cả các chi phí của Phòng: điện – Nước (Kho MB + MN + VP), tiền thuê VP, cước điện thoại, Bảo vệ, thuê Lao động phổ thông cho Kho MN, dịch vụ vệ sinh VP, Văn phòng phẩm,….
- Đáp ứng kịp thời các chứng từ cung cấp cho CBNV mùa dịch.
- Theo dõi và rewiew các Hợp đồng mua bán của Phòng
- Theo dõi công tác an ninh, an toàn, phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường.
- Sắp xếp chỗ ngồi và trang bị Văn phòng phẩm cho ứng viên mới.
- Tìm kiếm đối tác cung cấp các dịch vụ cho Phòng để đáp ứng kịp thời nhu cầu liên quan đến các Bộ phận
- Tham gia tổ chức sự kiện của Công ty: sinh nhật, du lịch, hội họp,….
- Thanh toán công tác phí của Ban Giám Đốc.
Nhân sự (40%)
- Phụ trách các công việc liên quan đến Nhân sự :
· Theo dõi CBNV hết thời gian thử việc, hết hạn HĐLĐ: gửi email thông báo đến NLĐ/Quản lý trực tiếp
· Soạn thảo và ban hành Quyết định điều chỉnh thu nhập
· Soạn thảo và ban hành Quyết định nghỉ việc.
· Tiếp nhận Nhân sự mới
· Soạn thảo và ban hành thư mời nhận việc cho Nhân sự mới.
· Quản lý hồ sơ Nhân sự: phải đầy đủ bộ chứng từ Nhân sự (sơ yếu lý lịch, CMND, hộ khẩu, Bằng cấp, Lý lịch tư pháp, …).
· Tổng hợp danh sách trình Base: Xét duyệt ký HĐLĐ, tham gia BHXH
· Soạn thảo và ban hành Hợp đồng lao động khi được phê duyệt: chuyển HĐLĐ đến NLĐ.
- Những công việc phát sinh khác theo sự phân công của quản lý trực tiếp,..
- Theo dõi định biên Bộ Phận được phân công.
- Thuế TNCN của CBNV: đăng ký Mã số thuế TNCN, đăng ký Người phụ thuộc
