* Văn thư
* Soạn thảo văn bản:
- Soạn thảo văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo đảm bảo thể thức và nội dung theo quy định của công ty.
- Trình ký văn bản đã soạn thảo.
* Quản lý văn bản đi:
* Quản lý văn bản đến:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
- Cập nhật văn bản đến trong sổ theo dõi và phần mềm quản lý văn bản.
- Trình, chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết, theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Chuyển giao văn bản đến bộ phận lưu trữ để lưu trữ.
* Quản lý văn bản đi:
- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, tên loại văn bản, thẩm quyền ký ban hành văn bản.
- Lấy số, ghi ngày tháng văn bản/vào sổ đăng ký văn bản đi.
- Cập nhật văn bản trên phần mềm quản lý văn bản.
- Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có).
- Đăng ký văn bản đi.
- Theo dõi việc phát hành văn bản đi.
- Chuyển giao văn bản đến bộ phận lưu trữ.
- Soạn thảo và gửi mail Ban HCQT.
* Quản lý và sử dụng con dấu;
- Kiểm tra thể thức và thẩm quyến ký văn bản trước khi đóng dấu.
- Thực hiện đóng dấu theo quy định của Pháp luật và quy định của công ty.
- Quản lý, bảo quản con dấu chặt chẽ đảm bảo việc sử dụng.
* Hỗ trợ/ Tư vấn:
- Tiếp nhận các dự thảo văn bản, trình người có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành theo yêu cầu.
- Đề xuất/ điều chỉnh/bổ sung/cập nhật/ công nghệ trong văn thư lưu trữ.
- Hướng dẫn đơn vị cơ sở về nghiệp vụ công tác văn thư.
- Công tác hỗ trợ khác.
* Lập hồ sơ chuyển vào lưu trữ.
* Lập và hệ thống mã QLVB
* Ứng dụng CNTT vào QLVB
- Ứng dụng CNTT vào công tác VTLT
* Tiếp nhận, phân loại các loại văn bản, hồ sơ.
- Vào sổ theo dõi.
- Sắp xếp lưu văn bản phân theo công ty, năm, loại văn bản trong kho.
* Scan các tài liệu. Nhập tài liệu cần lưu vào file lưu trữ (Công ty, loại văn bản, năm) hoặc cập nhật vào phần mềm (nếu có).
* Lưu trữ
* Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
- xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ.
- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
- Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
* Chỉnh lý tài liệu:
- Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh.
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu.
- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
- Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu.
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
* Xác định giá trị tài liệu:
- Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể.
- Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
* Bảo quản tài liệu:
- Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ.
- Hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp) dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu.
- Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.
* Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu:
- Nhanh chóng, kịp thời.
- Đảm bảo khai thác đúng tài liệu theo thẩm quyền/loại hình TL/mức độ mật của TL.
- Ứng dụng CNTT vào công tác VTLT
* Tiếp nhận, phân loại các loại văn bản, hồ sơ.
* Vào sổ theo dõi.
- Sắp xếp lưu văn bản phân theo công ty, năm, loại văn bản trong kho.
- Scan các tài liệu. Nhập tài liệu cần lưu vào file lưu trữ (Công ty, loại văn bản, năm) hoặc cập nhật vào phần mềm (nếu có).
* Thư viện
- Quản lý & bảo quản thư viện.
- Hệ thống, lập danh mục, ghép mã, sắp xếp.
- Cập nhật/bổ sung khi có tài liệu phát sinh.
- Tổ chức khai thác sử dụng.
* Quản lý, Khai thác sử dụng TL lưu trữ
- Cung cấp tài liệu cho các đơn vị theo quy định của công ty.
- Theo dõi tổng hợp báo cáo
* Tổng hợp báo cáo theo tháng của các đơn vị về hồ sơ: ATVSTP, ATLĐ, HSPL.
- Thanh toán chi phí hoạt động thể thao
* Theo dõi và thanh toán các chi phí của các câu lạc bộ thể thao (Zumba, yoga, bóng đá).
* Công việc khác
- Thực hiện công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo Công ty.
