- Phối hợp với các bộ phận vận hành giám sát việc sử dụng các phòng chức năng trong TTTM của Khách thuê và Khách mua sắm như: phòng Mẹ và bé, nhà vệ sinh, khu vực nhà ăn cho Khách thuê, khu vực hút thuốc,…)
- Nắm rõ và cập nhật thông tin khuyến mãi, sự kiện của từng gian hàng để kịp thời thông tin đến Khách mua sắm.- Hiểu và tuân thủ nghiêm ngặt các Quy tắc và Quy định được thiết lập trong Sổ tay Nhân viên và các chính sách của Công ty liên quan đến cháy nổ, vệ sinh, sức khỏe và an toàn.
- Duy trì sự tương tác tích cực giữa Khách mua sắm và Khách thuê với các mối quan hệ công việc tốt.
- Phụ trách đọc trực tiếp hệ thống loa phát thanh công cộng (tìm trẻ lạc, xe bị chảy xăng khi đậu tại tầng hầm,…)
- Phụ trách thực hiện các công việc hằng ngày khác được giao bởi Quản lý Dịch vụ khách hàng.
- Đảm bảo nhân viên luôn tuân thủ các chính sách và quy định của TTTM liên quan đến việc thanh toán tiền mặt/chuyển khoản, hoàn tiền và tính phí lưu trữ các dịch vụ (làm đề nghị thanh toán, nộp phí/hoàn trả phí đặt cọc thẻ từ, dịch vụ thuê dù, thuê xe đẩy/xe lăn…).
- Đảm bảo tiêu chuẩn cao về diện mạo và phong cách cá nhân của tất cả các nhân viên trong cùng bộ phận.
- Duy trì và lưu trữ tất cả tài liệu/hồ sơ pháp lý liên quan đến Khách thuê một cách hiệu quả và thông báo đến Khách thuê trong trường hợp các tài liệu này cần gia hạn (chứng nhận bảo hiểm, giấy ủy quyền quản lý gian hàng, giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm của gian hàng, giấy chứng nhận huấn luyện vệ sinh thực phẩm của nhân viên …)
- Luôn cảnh giác với những nhân vật khả nghi; thông báo ngay lập tức cho bộ phận An ninh tất cả các sự việc bất thường, đặc biệt là những sự kiện có thể gây mất an toàn Tòa nhà.- Cung cấp chất lượng dịch vụ đáp ứng và vượt trên cả sự mong đợi của Khách mua sắm và Khách thuê.
- Duy trì và quản lý việc kiểm kê kho vật tư và phụ trách đặt hàng mới cho bộ phận khi cần.
- Thể hiện có kiến thức chi tiết về TTTM bao gồm: vị trí, đường đi, sản phẩm và tất cả các loại hình dịch vụ, bên cạnh việc nắm vững các thông tin về chương trình và khuyến mãi ưu đãi hiện hành.
- Lập bảng phân nhiệm vụ hằng tháng và đảm bảo phân bổ nguồn nhân lực hiệu quả giữa các ca làm việc.
- Đào tạo và phát triển nhân viên cách giải quyết vấn đề một cách thỏa đáng cũng như hướng dẫn cách viết email phản hồi Khách thuê một cách phù hợp.
- Ghi nhận và kịp thời phản hồi đến Khách thuê các thông tin liên quan đến: tác phong, diện mạo và cách ứng xử của nhân viên Khách thuê trong quá trình làm việc tại các gian hàng cũng như tại các khu vưc công cộng của TTTM.
- Làm việc chặt chẽ với các bộ phận Vận hành trong việc thực hiện kiểm tra định kỳ về an toàn phòng cháy chữa cháy, bày trí gian hàng, lưu trữ hàng hóa và vệ sinh an toàn thực phẩm tại khu vực của Khách thuê.- Phối hợp với bộ phận An ninh trong việc tổ chức thực hiện lịch Diễn tập phòng cháy chữa cháy định kỳ của TTTM, ghi nhận ý kiến đóng góp và thông báo cho các bộ phận có liên quan.
- Lập kế hoạch và sắp xếp lịch tặng hoa cho Khách thuê nhân dịp khai trương, sự kiện đặc biệt,…- Quản lý các khiếu nại của Khách mua sắm & Khách thuê một cách hiệu quả và cung cấp các giải pháp tốt nhất để đáp ứng cả nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của TTTM.
- Duy trì việc cập nhật kiến thức về các dịch vụ cung cấp trong TTTM và các thông tin liên quan đến sự kiện hoặc chương trình khuyến mãi.- Làm việc theo phương thức hỗ trợ và linh hoạt với các bộ phận khác trên tinh thần “Chúng ta làm việc thông qua nhóm”; theo dõi để đảm bảo các vấn đề được giải quyết một cách thỏa đáng.
- Thực hiện việc kiểm tra hằng ngày về cách trưng bày sản phẩm, quầy kệ của các gian hàng pop-up; đảm bảo Khách thuê phải tuân theo các quy định và tiêu chuẩn bày trí gian hàng của TTTM.- Thường xuyên kiểm tra các khu vực công cộng và các tầng TTTM để đảm bảo các thiết bị và cơ sở vật chất đáp ứng các tiêu chuẩn của TTTM; thông báo và phối hợp với các bộ phận có liên quan tiến hành bảo trì/sửa chữa cũng như vệ sinh/dọn dẹp.
- Xem xét và kiểm tra công việc của cấp dưới (báo cáo/ hồ sơ) về tính chính xác của nội dung và sửa chữa sai sót.
- Giám sát và cập nhật tất cả các thông tin từ nội bộ và bên ngoài liên quan đến dịch vụ bảo trì, lịch thi công, lịch chụp hình/quay phim, lịch tổ chức sự kiện,… tại khu vực Khách thuê.
- Lập biên bản và lưu trữ đồ thất lạc & tìm thấy được cũng như theo dõi hạn lưu trữ và quản lý kho đồ thất lạc & tìm thấy được.
- Đề xuất kiến nghị với Quản lý về hiệu quả làm việc của nhân viên và cải tiến các quy trình.- Chủ động chào hỏi Khách mua sắm & Khách thuê với thái độ niềm nở, vui vẻ và luôn nhiệt tình hỗ trợ.
- Phụ trách giải quyết các vấn đề của Khách mua sắm & Khách thuê và theo dõi cho đến khi vấn đề được giải quyết.
- Sắp xếp lịch họp giới thiệu các dịch vụ & phổ biến các quy định trong TTTM khi có Khách thuê mới.
- Duy trì sổ nhật ký bộ phận bằng việc kịp thời ghi nhận và đảm bảo việc cập nhật/phổ biến tất cả các thông tin, sự việc hay sự cố xảy ra trong ca làm việc đến tất cả nhân viên.
- Quản lý nhân viên Dịch vụ khách hàng và đảm bảo hoạt động hằng ngày của Quầy Thông tin, Phòng chờ VIP và hoạt động kinh doanh của Gian hàng diễn ra suôn sẻ.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan xử lý các sự cố, tình huống khẩn cấp xảy ra tại khu vực Khách thuê: cháy nổ, tai nạn, máy lạnh bị nhiễu nước,…