- Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng
- Theo dõi tiến độ đơn hàng từ lúc nhận PO đến khi giao hàng
- Đảm bảo việc xác nhận thời gian giao hàng cho khách hàng đúng qui định
- Đảm bảo việc giao hàng đủ số lượng, đúng thời gian
- Tiếp nhận tất cả yêu cầu từ khách hàng, phân phối các yêu cầu này đến bộ phận liên quan.
- Bảo đảm giá trị tồn kho thành phẩm đúng KPI của bộ phận
* Nhiệm vụ cụ thể:
- Nhận PO đặt hàng trực tiếp từ khách hàng hoặc gián tiếp thông qua nhân viên kinh doanh
- Kiểm tra các thông tin trên đơn đặt hàng: tên sản phẩm, giá bán, số lượng tối thiểu, đơn vị tính, đồng tiền thanh toán, hình thức thanh toán, loại hình xuất nhập khẩu, xuất hóa đơn VAT 10%, các yêu cầu đặt biệt khác liên quan.
- Phản hồi khách hàng nếu PO chưa đủ tính chính thống.
- Trình ký PO, scan gửi lại khách hàng
- Xác nhận sản phẩm đặt hàng là cũ hoặc mới. Chọn phương án tiến hành phù hợp cho sản phẩm cũ hoặc mới
- Sản phẩm cũ: tiến hành theo qui trình bình thường
- Sản phẩm mới: thông tin đến các bộ phận liên quan để thu thập dữ liệu tiến hành sản xuất
- Xác nhân ngày giao hàng đến khách hàng: 01 ngày sau khi nhận PO đối với sản phẩm cũ, 02 ngày sau khi nhận PO cho sản phẩm mới
- Báo cáo cho Trưởng nhóm trước 01 ngày nếu việc xác nhận ngày giao hàng, thực giao không đúng tiến độ đã lập kế hoạch
- Chuyển đơn đặt hàng đến bộ phận kế toán hoặc xuất nhập khẩu.
- Nhập dữ liệu tại file Customer’s purchase & plan delivery, Source – general, FG, Purchase request
- Lập yêu cầu thu mua dựa trên số liệu tồn kho thành phẩm, nguyên liệu.
- Trình quản lý trực tiếp kiểm tra và Trưởng phòng sản xuất ký duyệt và chuyển cho bộ phận thu mua có ký xác nhận giữa hai bên
- Xác nhận, theo dõi thời gian có nguyên liệu từ bộ phận thu mua và thu hồi phiếu yêu cầu mua hàng có xác nhận của bộ phận mua hàng
- Kiểm soát số lượng tồn kho thành phẩm nhỏ hơn hoặc bằng 25% sales forecast của tháng tiếp theo
- Thông tin lịch giao hàng đến các bộ phận liên quan để chuẩn bị chứng từ (kho, kế toán, xuất nhập khẩu, chất lượng)
- Cập nhật lịch giao hàng cho kho và sản xuất
- Đảm bảo việc giao hàng đúng xác nhận, đủ số lượng 100% cho khách hàng
- Nhập file số lượng thực tế được giao sau khi nhận mail xác nhận từ kho
- Báo cáo Trưởng nhóm nếu số lượng thực giao hàng không đúng yêu cầu sau khi có xác nhận từ kho.
- Đáp ứng các nhu cầu phát sinh từ khách hàng ngoài tiến độ giao hàng
- Theo dõi việc trả hàng lỗi, xác nhận hàng lỗi với bộ phận chất lượng
- Xác nhận việc kéo hàng và bù hàng lỗi với Trợ lý tổng giám đốc
- Tiếp nhận tất cả yêu cầu từ khách hàng, phân phối các yêu cầu này đến bộ phận liên quan
- Lập kế hoạch bù hàng lỗi.
- Xác nhận lịch bù hàng lỗi cho khách hàng dựa trên sự đồng ý của cả hai bên
- Gửi Phiếu thăm dò ý kiến khách hàng theo kế hoạch từ Trưởng nhóm.
- Gửi báo cáo thống kê tất cả các khiếu nại, góp ý của khách hàng cho Trưởng nhóm
- Thống kê kết quả phiếu thăm dò ý kiến khách hàng gửi Trưởng nhóm.
- Gửi báo cáo : giá trị tồn kho nguyên liệu, Daily PO report, Plan delivery daily cho các bộ phân liên quan
- Lưu trữ PO, PR, biên bản hàng trả về, góp ý của khách hàng, đánh giá nhà cung cấp của khách hàng theo thứ tự, Phiếu thăm dò ý kiến khách hàng ngăn nắp, khoa học, đầy đủ
- Hoàn thành các nhiệm vụ đột xuất khác khi cấp trên phân công.
- Thực hiện 5S khu vực làm việc của mình.
- Tham gia các hoạt động cải tiến của công ty.
- Tự giác chấp hành nội qui Công ty.
- Nộp đơn nghỉ phép năm trước ít nhất 01 ngày cho Trưởng nhóm. Trường hợp phải nghỉ đột xuất phải thông báo cho quản lý trực tiếp bằng mọi phương tiện.
* Hàng ngày:
- Tiếp nhận PO đặt hàng hằng ngày
- Kiểm tra dữ liệu trên PO so với báo giá và phản hồi khách hàng nếu PO chưa đủ tính chính thống.
- Trình ký PO, scan gửi lại khách hàng
- Xác nhân ngày giao hàng đến khách hàng: 01 ngày sau khi nhận PO đối với sản phẩm cũ, 02 ngày sau khi nhận PO cho sản phẩm mới
- Chuyển đơn đặt hàng cho kế toán hoặc xuất nhập khẩu
- Kiểm tra tồn kho nguyên liệu, tồn kho thành phẩm để lập yêu cầu mua nguyên liệu trình Trường phòng sản xuất duyệt
- Chuyển Phiếu yêu cầu mua hàng cho bộ phận thu mua.
- Thu hồi lại Phiếu yêu cầu mua hàng đã có xác nhận của bộ phận thu mua
- Theo dõi thời gian nguyên liệu về so với xác nhận từ bộ phận thu mua.
- Đảm bảo giao hàng đúng hẹn, đủ số lượng 100% cho khách hàng
- Can thiệp kịp thời các hoạt động ảnh hưởng đến trễ kế hoạch giao hàng.
- Báo cáo cho Trưởng nhóm trước 01 ngày so với lịch giao hàng nếu không đảm bảo được việc giao hàng đúng số lượng, đúng hẹn như kế hoạch
- Xử lý những yêu cầu của khách hàng về số lượng hàng giao, kể cả những yêu cầu về thay đổi đơn hàng.
- Theo dõi việc xử lý hàng trả về kế hoạch giao bù hàng cho khách hàng.
- Tiếp nhận tất cả yêu cầu từ khách hàng, phân phối các yêu cầu này đến bộ phận liên quan
- Gửi báo cáo : giá trị tồn kho nguyên liệu, Daily PO report, Plan delivery daily cho các bộ phân liên quan.
- Gửi báo cáo thống kê tất cả các khiếu nại, góp ý của khách hàng cho Trưởng nhóm
- Lưu trữ Đơn đặt hàng, Phiếu yêu cầu mua hàng, Biên bản hàng trả về, Góp ý của khách hàng, Đánh giá nhà cung cấp của khách hàng theo thứ tự, Phiếu thăm dò ý kiến khách hàng ngăn nắp, khoa học, đầy đủ
* Hàng tháng:
- Tổng kết và báo cáo kết quả thực hiện khả năng đáp ứng lịch giao hàng 100% cho khách hàng cho Trưởng nhóm
- Tổng kết và báo cáo kết quả thực hiện việc phản hồi lịch giao hàng cho khách hàng đúng qui đinh 100% cho Trưởng nhóm
- Tổng kết và báo cáo kết quả giá trị trung bình tồn kho thành phẩm >= 25% sales forecast Trưởng nhóm
- Gửi Phiếu thăm dò ý kiến khách hàng theo kế hoạch từ Trưởng nhóm.
- Gửi báo cáo thống kê tất cả các khiếu nại, góp ý của khách hàng cho Trưởng nhóm
- Làm việc với các bộ phận liên quan đưa ra phương án khắc phục + phòng ngừa nếu không đạt yêu cầu nêu trên.
