Tổ chức và điều hành khối bộ máy của BQL Toà nhà
- Tổ chức và điều phối các bộ phận thuộc Ban Quản lý Tòa nhà nhằm quan tâm và đáp ứng tốt nhất các yêu cầu và nguyện vọng của khách hàng, đem lại sự hài lòng cho khách về các dịch vụ do PMC cung cấp.
- Tổ chức và chiu trách nhiệm chỉ đạo các Bộ phận trong BQL Toà nhà thực hiện triển khai và xây dựng các Bộ tiêu chuẩn đã được Công ty ban hành phù hợp với đặc thù Toà nhà
- Trong các dịp lễ, tết hoặc đông khách tại tòa nhà - Giám đốc tòa nhà phải có mặt và phân công các trưởng bộ phận thường xuyên có mặt tại các điểm nóng, ghi nhận và xử lý trực tiếp các vấn đề, cuối ngày tổng hợp các vấn đề phát sinh, các khiếm khuyết của hệ thống và các đề xuất xử lý để báo cáo cấp trên.
- Hàng tháng tổ chức họp với các Bộ phận và toàn bộ Ban quản lý để nhận xét đánh giá và giải quyết hoặc chuyển tải phản ánh các vướng mắc trong công việc tại các Bộ phận.
- Thường xuyên tìm hiểu, nghiên cứu và đưa ra các đề nghị hoàn thiện, nâng cấp bộ tiêu chuẩn quản lý PMC
- Hàng ngày/ tuần họp giao ban với các trưởng bộ phận và kịp thời giải quyết mọi vấn đề vướng mắc trong công việc các phòng ban. Phân công nhiệm vụ rõ ràng và có thời hạn cho các bộ phận.
Làm việc với khách thuê Toà nhà
- Thực hiện đàm phán hợp đồng với các khách thuê hoặc tiếp nhận các thông tin liên quan đến hợp đồng thuê từ đơn vị tư vấn. Xử lý thông tin trong phạm vi quyền hạn cho phép. Trong trường hợp không tự xử lý được phải báo cáo cho cấp trên. Tổng hợp ý kiến của các bên liên quan để báo cáo đề xuất cấp trên xin phê duyệt thực hiện.
- Chỉ đạo và thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt, phối hợp với khách thuê, các đơn vị chức năng, chính quyền địa phương có liên quan trong việc đảm bảo chất lượng dịch vụ cho Tòa nhà.
- Thay mặt chủ nhà/công ty, giải quyết các công việc với khách thuê trong tòa nhà thuộc phạm vi hợp đồng đã ký kết.
- Là thành viên của đội PCCC tại cơ sở.
- Chịu trách nhiệm tổ chức kiểm soát hoạt động của khách thuê tại tòa nhà do PMC quản lý theo đúng Nội quy tòa nhà và các nội dung đã được thống nhất trong hợp đồng thuê mặt bằng của khách cũng như trong Sổ tay Khách hàng.
Làm việc với chủ nhà:
- Định kỳ tổ chức họp Quý hoặc họp đột xuất với chủ nhà để báo cáo và đánh giá chấ lượng dịch vụ.
- Tư vấn và đề xuất cho chủ nhà các nội dung, lĩnh vực trong phạm vi hợp đồng quản lý để bảo đảm quyền lợi cho chủ nhà khi chủ nhà làm việc với bên thứ 3.
- Nhận các bàn giao về dịch vụ hoặc cơ sở vật chất kỹ thuật mà chủ nhà bàn giao cho Ban quản lý để sử dụng và khai thác.
- Thay mặt công ty, làm việc với chủ nhà trên cơ sở các điều khoản hợp đồng đã ký kết Quản lý hình ảnh của Tòa nhà theo tiêu chuẩn của Công ty đã cam kết với khách hàng.
- Phân tách rõ các danh mục công việc mà BQL đảm nhận tại Toà nhà và triển khai các đầu mục công việc đó theo hợp đồng hoặc các thoả thuận khác ký kết với công ty.
Các công tác nhân sự, đào tạo, hành chính :
- Nắm vững bản mô tả công việc, miêu tả công việc và danh mục kỹ năng nghề nghiệp của nhân viên.
- Bảo đảm công tác nhận xét và đánh giá nhân sự thường kỳ theo quy định của Công ty - Đào tạo và cập nhật chương trình đào tạo với nhân viên thuộc Ban quản lý.
- Tư vấn đề xuất Ban giám đốc công ty việc sắp xếp nhân sự thuộc Ban quản lý, phân công công việc cho các cá nhân thuộc Ban quản lý
- Soạn thảo, truyền đạt các thông báo, quy định, quyết định của Công ty tới các nhân viên thuộc quyền quản lý.
- Tiếp nhận và phản hồi các thông tin đề xuất của nhân viên, trong trường hợp không thuộc phạm vi có thể giải quyết, cần đươc phản hồi sớm về phòng nhân sự Công ty để có biện pháp.
- Quản lý nhân sự, giám sát tuân thủ nội quy và định hướng phát triển nhân sự theo tiêu chuẩn chung của công ty
- Chịu trách nhiệm duy trì nội quy, đồng phục, tác phong làm việc của nhân viên.
- Chỉ đạo công tác hành chính văn thư, lưu trữ, báo cáo tại Ban quản lý theo quy định của Công ty
Làm việc với các đơn vị nhà thầu
- Kiểm soát kết quả làm việc của các đơn vị nhà thầu hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng theo Hợp đồng đã ký kết với công ty.
- Phối hợp với chủ nhà, giám sát công tác bảo hành bảo trì, duy trì dịch vụ của các nhà thầu cung cấp các hệ thống dịch vụ, kỹ thuật cho chủ nhà mà chủ nhà đã bàn giao hồ sơ cho Ban quản lý.
- Báo cáo và xử lý các sai phạm của nhà thầu về Công ty và thực hiện theo sự chỉ đạo của Ban giám đốc
