Mô tả chung
Giám sát quản lý văn phòng
Đảm bảo các hoạt động văn phòng hàng ngày được thực hiện một cách liền mạch và hiệu quả
Giám sát hoạt động hàng ngày của bộ phận hành chính và nhân viên
Hướng dẫn và giải quyết các việc phát sinh trong công việc
Trách nhiệm chính
TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ TỔ CHỨC
Xây dựng cấu trúc tổ chức phòng Hành chánh, mô tả công việc và ngân sách hoạt động đảm bảo thực hiện mục tiêu/chiến lược công ty; đảm bảo thực hiện rà soát định kỳ hoặc khi có nhu cầu phát sinh;
Triển khai mục tiêu KPIs phòng bằng cách xây dựng KPIs cá nhân cho cấp nhân viên, hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên hoàn thành KPIs, và đánh giá định kỳ theo yêu cầu của công ty;
Thiết lập và thống nhất mục tiêu công việc (KPIs) của phòng và cá nhân với cấp quản lý trực tiếp, và đảm bảo hoàn thành mục tiêu được giao;
Xây dựng và phát triển đội ngũ nhân viên phòng Hành chánh, tổ chức phân công công việc, quản lý kết quả thực hiện; đánh giá năng lực nhân viên và có kế hoạch phát triển phù hợp nhu cầu công ty;
Hướng dẫn quy trình, quy định, tiêu chuẩn công việc cho nhân viên, đảm bảo tính tuân thủ trong phạm vi quản lý;
TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HÀNH CHÁNH:
Định kỳ, phối hợp với Phòng Kế toán thực hiện việc kiểm kê danh mục tài sản và làm biên bản bàn giao cho các phòng;
Quản lý, kiểm tra, đảm bảo vệ sinh, an ninh, cảnh quan mỹ quan văn phòng, nơi làm việc được thông thoáng, sạch đẹp;
Quản lý công tác bảo trì, sửa chữa thiết bị điện, nước, máy lạnh… trong văn phòng;
Phối hợp tổ chức hoạt động nội bộ dành cho nhân viên theo chính sách công ty;
Tổ chức thanh lý tài sản, công cụ, dụng cụ lao động không còn sử dụng của công ty theo biên bản, quyết định của Hội đồng thanh lý;
Quản lý các dịch vụ thuê ngoài: hợp đồng, quản lý chất lượng dịch vụ, thanh toán chi phí, xử lý vấn đề với nhà thầu…
Thực hiện, xem xét các thủ tục thanh toán chi phí hành chính, đảm bảo đúng qui định và ngân sách được duyệt;
Phối hợp cùng các phòng ban liên quan lập kế hoạch, tổ chức và điều phối các buổi hội nghị, hội thảo, khai trương, tiệc nội bộ;
Lập kế hoạch, phân công công việc và kiểm tra giám sát công việc của các bộ phận Lễ tân, Lái xe, Tạp vụ, Bảo vệ, Chuyên viên Hành chánh;
Quản lý, thực hiện công tác bảo hiểm tài sản, trách nhiệm công cộng cho công ty và các địa điểm kinh doanh/ hoạt động khác (ngoài dự án);
Thực hiện mua sắm, quản lý, bảo trì cơ sở vật chất, trang thiết bị, máy móc, phương tiện vận chuyển, văn phòng phẩm… theo ngân sách và quy định;
Quản lý, tổ chức công tác lễ tân, đón tiếp khách đến làm việc tại công ty, phục vụ các buổi họp, hội thảo do công ty tổ chức;
Quản lý việc thuê xe, và điều phối xe (của công ty); lập báo cáo chi phí xe hằng tháng (xăng, phí cầu đường, phí rửa xe, nội thất...);
Công việc khác theo phân công của cấp quản lý.
