Lập thư mời/quyết định tuyển dụng gửi ứng viên. Sau đó lưu tại Phòng HCNS và gửi kế toán 01 bản để căn cứ tính lương/chế độ.
Quản lý công tác tuyển dụng công ty theo Thủ tục tuyển dụng theo quy trình tuyển dụng
Quản lý hồ sơ CBNV:
- Đối với nhân sự đạt yêu cầu trở thành NV chính thức của Công ty: sắp xếp lý lịch của CNV toàn Công ty: lưu hồ sơ CNV trong file theo bộ phận. Lập danh sách CNV Công ty theo biểu mẫu, cập nhật danh sách nhân sự mới định kỳ hàng tháng.
- Quản lý hồ sơ CNV nghỉ việc: tất cả CNV nghỉ việc được lưu theo thứ tự thời gian, CNV nghỉ việc rút lại hồ sơ thì phải photo lưu hồ sơ, lập danh sách CNV nghỉ việc theo thời gian, danh sách CNV nghỉ việc tương tự như danh sách CNV hiện thời.
- Đối với nhân sự phỏng vấn không đạt: Quản lý hồ sơ lý lịch của ứng viên không đạt yêu cầu: lập danh sách ứng viên không đạt yêu cầu theo biểu mẫu danh sách phỏng vấn của Thủ tục tuyển dụng, hồ sơ của từng đợt tuyển dụng đối với mỗi loại chức danh được lưu giữ riêng theo thứ tự trong danh sách.
Thực hiện chấm công cho CBNV toàn công ty (các chi nhánh), chuyển cho CNV ký tên, chuyển Giám đốc Nhân sự duyệt, chuyển P.Kế toán để tính lương cho nhân viên.
Quản lý nghỉ việc của CNV (thực hiện theo đúng luật lao động và quy trình nghỉ việc của Công ty)
Đánh máy, photocopy, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
Lập lịch tiếp khách hàng tuần, theo dõi và tổ chức tiếp khách.
Lập lịch họp, theo dõi, tổ chức chuẩn bị cho cuộc họp của công ty, thông báo lịch họp tới toàn thể CBNV Công ty.
Quản lý nghỉ phép của CNV, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ phép, lưu đơn xin nghỉ phép, hàng tháng báo cáo các trường hợp CNV nghỉ vô kỷ luật (không phép) cho Giám đốc Nhân sự/Giám đốc Công ty.
Quản lý việc đào tạo của công ty: Lập kế hoạch, chương trình đào tạo, liên hệ cơ sở đào tạo (nếu đào tạo bên ngoài), làm thủ tục cho CNV đi đào tạo, lưu bằng cấp – chứng chỉ đào tạo của CNV, đánh giá kết quả đào tạo, lưu hồ sơ đào tạo theo chỉ đạo của Giám đốc Nhân sự.
Quản lý cấp phát văn phòng phẩm của công ty: Mua sắm, cấp phát theo quy trình mua sắm VPP: nhận các đề xuất VPP, lập đề xuất mua VPP 2 lần/tháng, cấp phát VPP theo yêu cầu, hàng tháng rà soát lại số lượng VVP tồn, lập thẻ kho để theo dõi việc nhập, cấp phát VPP, tồn VPP.
Lập các quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….theo yêu cầu của Trưởng phòng và thực hiện các thủ tục liên quan.
Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đến. Phân loại và chuyển công văn, giấy tờ cho nhân viên giao nhận (hoặc tự chuyển) đến các bộ phận liên quan. Khi chuyển giao công văn, giấy tờ, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn.
Ghi nhận thông tin của khách, CNV và chuyển thông tin theo yêu cầu. Lập sổ thông tin gồm các cột: ngày, nội dung, người nhận, kết quả.
Quản lý và thông báo (cập nhật mới) các biểu mẫu liên quan đến hành chánh nhân sự: lưu các biểu mẫu trong máy, in các biểu mẫu và lưu trong bìa còng các biểu mẫu theo bộ phận, hàng tuần chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình sử dụng biểu mẫu, hàng tuần đi photo các biểu mẫu theo yêu cầu và tự làm thủ tục thanh toán.
Đề xuất các phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp..cho người lao động và tổ chức thực hiện.
Theo dõi và giải quyết chế độ BHXH, BHYT cho người lao động toàn Công ty
Quản lý tài sản theo qui định của Công ty (mua sắm, sữa chữa, di chuyển…)
Thực hiện các công việc khác do Giám đốc Nhân sự/Giám đốc Công ty phân công.
