- Quản lý văn phòng phẩm của Hệ thống: nhận các đề xuất VPP, lập đề xuất mua VPP 1 lần/ tháng, cấp phát VPP theo yêu cầu, hàng tháng rà soát lại số lượng VPP tồn, lập thẻ kho để theo dõi việc nhập, cấp phát VPP tồn, tồn VPP.
- Thực hiện các công tác lễ tân khi được yêu cầu như: đón tiếp khách, hỗ trợ trong các buổi họp/ Event, nghe và nhận cuộc gọi liên quan tới doanh nghiệp, đặt lịch công tác/ lịch hẹn cho Sếp,...
- Đánh máy, photocopy, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
- Lập lịch họp, theo dõi, chuẩn bị cho cuộc họp của Hệ thống
- Tiếp nhận đơn xin đến muộn, về sớm, đơn xin nghỉ ốm, nghỉ phép, đơn xét tăng lương,...các loại giấy tờ công văn khác của Nhân viên trong Hệ thống, tổng hợp và gửi khi có yêu cầu của các phòng ban, cơ sở liên quan. Lưu đơn xin nghỉ phép, hàng tháng báo cáo các trường hợp CBNV nghỉ vô kỷ luật (không phép) cho Trưởng phòng.
- Làm hậu cần chuẩn bị đồ đạc, dụng cụ cần thiết cho các sự kiện của Hệ thống
- Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến hành chính nhân sự: lưu các biểu mẫu trong máy, in các biểu mẫu và lưu trong bìa còng các biểu mẫu theo bộ phận, hàng tuần chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình sử dụng biểu mẫu.
- Phụ trách mua sắm các tài sản, thiết bị hay đồ dùng thông thường trong văn phòng. Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua, bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị văn phòng.
- Lập các quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm,... theo yêu cầu của Trưởng phòng và thực hiện các thủ tục liên quan.
- Phụ trách Photocopy, các vấn đề in ấn trong doanh nghiệp (giấy, mực, gọi kỹ thuật sửa chữa máy in khi máy hỏng,...)
- Tổ chức các sự kiện như là sinh nhật,... cho các thành viên của Hệ thống trong tháng
- Lập lịch làm việc của BLĐ, hàng tuần, theo dõi và thông tin lịch làm việc cho các cá nhân có nhu cầu.
- Theo dõi và quản lý lịch làm việc của Nhân sự trong Hệ thống
- Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đến. Phân loại và có nghĩa vụ chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết khi cần thiết hoặc có yêu cầu. Khi chuyển giao công văn. giấy tờ, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn. Lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan.
- Thực hiện chấm công cho nhân viên văn phòng, lập bảng tổng kết công, công làm thêm giờ, chuyển cho CBNV ký tên, chuyển Trưởng phòng duyệt, chuyển nhân viên C&B để tính lương cho CBNV
- Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công
