Main Function/ Chức năng chính:
Under the supervision of the HRAM and PPM, the HRO oversees and manages HR administrative procedures and other tasks to ensure effective and efficient HR administration and cash management of the project office in line with all current legislations of Vietnam and NPA HR policies and procedures.
Dưới dự giám sát của Quản lý Hành chính-Nhân sự và Quản lý Chương trình tỉnh (PPM), Cán bộ Hành chính - Nhân sự sẽ bao quát và quản lý các thủ tục hành chính-nhân sự cũng như các nhiệm vụ khác nhằm đảm bảo công tác hành chính-nhân sự của văn phòng dự án được suôn sẻ và hiệu quả, tuân thủ theo toàn bộ các quy định của luật pháp Việt Nam cũng như các chính sách và thủ tục về nhân sự của NPA
General/ Trách nhiệm chung:
• Assist HRAM in organizing HR events: annual orientation, trainings, coaching ... for NPA staff
Hỗ trợ HRAM tổ chức các sự kiện liên quan đến nhân sự: định hướng hàng năm, đào tạo, tập huấn...
cho nhân viên của NPA;
• Assist HRAM in procedures and paperwork for recruitment, contracting and leaving staff
Hỗ trợ HRAM trong các thủ tục và giấy tờ liên quan đến tuyển dụng, hợp đồng và chấm dứt hợp
đồng lao động;
• Collect and file the performance evaluation to staff’s profiles in hard and soft copies;
Thu thập và lưu trữ hồ sơ đánh giá nhân viên bằng cả bản cứng và bản mềm;
• Register for staff changes to respective local authorities;
Đăng ký khi có thay đổi nhân sự với các cơ quan địa phương liên quan;
• Responsible for administering the project office personnel filing system in soft and hard copies of
và bản mềm, bao gồm lý lịch, hợp đồng, quyết định, bản ghi nhớ, công văn đến/đi, v.v.;
employees’ profiles, contracts, in/out correspondence etc.;
Chịu trách nhiệm quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ nhân sự của toàn bộ Nhân sự NPA bằng bản cứng
• Closely coordinate to other HRO in Hanoi office to complete all required routine and/or arisen tasks
f HR and Admin services;
tục được yêu cầu và/hoặc các nhiệm vụ phát sinh liên quan đến hành chính-nhân sự;
Phối hợp chặt chẽ với cán bộ nhân sự/ hành chính ở văn phòng Hà Nội để hoàn thành tất cả các thủ
• Ensure all applied compensation and benefits are in compliance with NPA’s policy, procedure and
Đảm bảo việc chi trả lương và các phúc lợi cho nhân viên theo đúng với chính sách, quy trình của
NPA và luật pháp của Việt Nam;
legislation of Vietnam;
• Submit periodical reports to HRAM or other report related when required;
yêu cầu;
Nộp báo cáo định kỳ cho Quản lý Hành chính-Nhân sự hoặc các báo cáo liên quan khác khi được
Compensation/Lương thưởng
• Calculate monthly payroll and arrange timely and accurate payment requests and supporting
documents for HRAM review;
Tính toán bảng lương hàng tháng và chuẩn bị yêu cầu thanh toán cùng các hồ sơ/chứng từ liên quan
kịp thời và chính xác để Quản lý Hành chính-Nhân sự kiểm tra;
• Prepare monthly payslip for the project national staff;
Chuẩn bị phiếu lương hàng tháng cho các nhân viên tại dự án;
• Coordinate to Finance and HRO in Hanoi office to ensure timesheets for all employees and partners
án để đảm bảo bảng chấm công cho tất cả nhân viên và đối tác của dự án được theo dõi và báo cáo
f the project tracked and reported within the timeline of every month;
đúng thời hạn hàng tháng;
Phối hợp với Cán bộ Nhân sự ở văn phòng Hà Nội, Cán bộ Hành chính và Cán bộ Tài chính của Dự
• Update leave record and provide prompt and accurate verification on leave requests;
Cập nhật hồ sơ nghỉ phép và xác nhận nhanh chóng, chính xác vào yêu cầu nghỉ phép;
• Complete the required papers, final compensation, severance allowance and other paperwork for
leaving employees as process;
Hoàn thiện các giấy tờ được yêu cầu, thanh toán lương, trợ cấp thôi việc và các giấy tờ/thủ tục khác
liên quan đến chấm dứt hợp đồng lao động của nhân viên;
• Assist HRAM in participating in salary and benefit survey;
Hỗ trợ Quản lý Hành chính-Nhân sự trong việc khảo sát về lương và phúc lợi;
Benefits/Phúc lợi:
• Oversee of private Health and Accident Insurance, compulsory insurance, travel and other insurance
phúc lợi bảo hiểm khác cho nhân viên theo từng tháng và từng trường hợp;
Theo dõi Bảo hiểm sức khỏe và bảo hiểm tai nạn cá nhân, bảo hiểm bắt buộc, bảo hiểm đi lại và các
benefits for employees monthly and upon case-by-case basis;
• Handle all paperwork and procedures, liaise government insurance agency and other authorities for
Xử lý các thủ tục và giấy tờ, liên hệ cơ quan bảo hiểm xã hội địa phương và các cơ quan có thẩm
trong nước một cách kịp thời theo đúng yêu cầu quy định;
quyền về các vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội bắt buộc và quản lý lao động của nhân viên
per mandatory requirement;
related Compulsory Insurances and labor management issues of national staff in a timely manner as
• Oversee private Health-Accident Insurance for employees including but not limited to: assist in finding
contract and settle contract at due time;
hợp đồng và xử lý hợp đồng đúng thời hạn;
Insurance provider, assists employees in claim procedures, request scheduled payments as per
Theo dõi bảo hiểm sức khỏe-tai nạn cá nhân cho nhân viên bao gồm nhưng không giới hạn các công
đổi về nhân sự cho Quản lý Hành chính-Nhân sự biết để thông báo tới đơn vị cung cấp bảo hiểm,
hỗ trợ nhân viên trong các thủ tục yêu cầu bồi thường, yêu cầu thanh toán như kế hoạch theo từng
suitable insurance provider annually, timely update changes on staff list to HRAM for updating to
việc sau: hỗ trợ tìm kiếm đơn vị cung cấp bảo hiểm phù hợp hàng năm, cập nhật kịp thời những thay
• Assist HRAM in searching/ identifying suitable suppliers of services: legal consultancy/ annual
healthcheck, and others for HR & Admin. service needs;
Hỗ trợ Quản lý Hành chính-Nhân sự trong việc tìm kiếm/xác định các nhà cung cấp dịch vụ phù hợp:
tư vấn pháp lý/kiểm tra sức khỏe định kỳ, và các đơn vị cung cấp dịch vụ khác liên quan đến hành
chính-nhân sự;
Administration and Petty Cash/Hành chính và Thủ quỹ
• Be responsible of all office administrative work, ensure of the office is always clean and tidy,
trang thiết bị, văn phòng phẩm và các nhu yếu phẩm khác sẵn sàng đầy đủ cho văn phòng hoạt
equipment, stationery and other necessities are in good conditions and ready for the office function
Quán xuyến mọi công việc Hành chính văn phòng, đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ, gọn gang,
properly;
động tốt;
• Draft official documents, letters, and other administrative documents;
Soạn thảo văn bản chính thức, thư từ và các tài liệu hành chính khác;
• Send, receive, archive official administrative documents such as correspondence, documents,
Giao, nhận, lưu trữ bảo quản các văn bản hành chính chính thức như thư từ, tài liệu, thỏa thuận,
agreements, contracts, etc. safely and neatly;
hợp đồng, v.v một cách an toàn và gọn gàng;
• Facilitate organizing meetings, trainings and events as the approved plan;
Tạo điều kiện tổ chức các cuộc họp, đào tạo và sự kiện theo kế hoạch đã được phê duyệt;
• Write meeting minutes for internal meeting and/or any meetings which HRAO also attends;
Soạn thảo biên bản cuộc họp cho cuộc họp nội bộ và/hoặc bất kỳ cuộc họp nào mà Cán bộ Hành
Chính - Nhân Sự cũng tham dự;
• Ensure proper office supplies and security for the office;
Đảm bảo đồ dùng, thiết bị văn phòng thích hợp và an ninh;
• Book and coordinate travel arrangement for NPA staff and NPA expats, visitors (including but not
project;
limit to visas, work permit, driving license, air-tickets, accommodation and other arrangements) in the
Đặt và phối hợp sắp xếp lịch công tác cho nhân viên NPA và nhân viên nước ngoài của NPA, khách
các sắp xếp khác) tại dự án;
(bao gồm nhưng không giới hạn thị thực, giấy phép lao động, giấy phép lái xe, vé máy bay, chỗ ở và
• Prepare requisition and payment claim for any need arrangement for the office;
Chuẩn bị đề xuất và yêu cầu thanh toán cho bất kỳ thỏa thuận nhu cầu nào cho văn phòng;
• Management of the project Petty Cash;
Quản lý quỹ tiền mặt tại dự án;
• Perform monthly cash count for the project office;
Thực hiện kiểm đếm quỹ tiền mặt hang tháng cho văn phòng dự án;
• Cooperate with Finance officer and make necessary monthly cash book report as required by
Finance Manager;
Quản lý Tài chính;
Hợp tác với Cán bộ Tài chính và lập báo cáo sổ sách tiền mặt hàng tháng cần thiết theo yêu cầu của
Perform other tasks and duties assigned by HRAM/PPM.
Chương trình tỉnh (PPM) giao.
Thực hiện các nhiệm vụ và công việc khác do Quản lý Hành chính – Nhân sự (HRAM), Quản lý
