BẢNG MIÊU TẢ CÔNG VIỆC
CÔNG TÁC NHÂN SỰ
Tuyển dụng & đào tạo:
- Hỗ trợ onboarding, đào tạo nhân viên mới.
- Đăng tin tuyển dụng, sắp xếp lịch phỏng vấn, hỗ trợ việc lựa chọn ứng viên phù hợp.
Hợp đồng & hồ sơ nhân sự:
- Phối hợp cùng quản lý các phòng ban tổ chức đánh giá năng lực định kỳ.
- Quản lý thời hạn hợp đồng thử việc/chính thức, nhắc nhở tái ký hoặc chấm dứt đúng thời hạn.
- Quản lý hồ sơ nhân viên, cập nhật thông tin nhân sự.
- Soạn thảo hợp đồng lao động, biên bản cam kết, quyết định điều chuyển,...
Chấm công – lương – phúc lợi:
- Theo dõi ngày công, phép, tăng ca,... tổng hợp dữ liệu tính lương.
- Thực hiện chi trả chế độ phúc lợi: sinh nhật, thưởng lễ tết, bảo hiểm,...
Bảo hiểm xã hội:
- Giao dịch, báo cáo với cơ quan BHXH và cơ quan lao động định kỳ.
- Làm thủ tục BHXH, BHYT, BHTN: báo tăng/giảm lao động, điều chỉnh mức đóng, chốt/gộp sổ, giải quyết chế độ thai sản, ốm đau,...
Xây dựng quy trình & nội quy:
- Cập nhật và phát hành sổ tay nhân viên, nội quy công ty.
- Hỗ trợ soạn thảo, phổ biến nội quy lao động, quy trình nghỉ phép,,...
Tổ chức hoạt động nội bộ & văn hóa doanh nghiệp:
- Tổ chức các sự kiện: sinh nhật, 8/3, 20/10, team building, du lịch, khai trương, Happy Hour,…
- Đề xuất các hoạt động gắn kết và cải thiện môi trường làm việc.
- Đề xuất chính sách khích lệ nhân viên: nhân viên xuất sắc, thư khen, bảng vinh danh,...
Báo cáo và thống kê:
- Báo cáo biến động lao động, tỷ lệ nghỉ việc, kế hoạch tuyển dụng,...
- Hỗ trợ kê khai và quyết toán thuế TNCN hàng năm.
Giải quyết vấn đề nội bộ:
- Làm cầu nối giữa người lao động và Ban lãnh đạo.
- Tiếp nhận phản ánh từ nhân viên, đề xuất giải pháp hợp lý.
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH – VĂN PHÒNG
Quản lý mua sắm và tài sản:
- Quản lý tài sản, thiết bị văn phòng: theo dõi, kiểm kê và đối chiếu với Phòng Kế toán cuối năm, bàn giao, thu hồi, bảo hành/sửa chữa định kỳ.
- Mua sắm các vật tư, thiết bị cần thiết cho văn phòng: laptop, văn phòng phẩm, đồ dùng pantry,...
Điều phối hoạt động văn phòng:
- Chăm sóc cây xanh, không gian chung trong văn phòng.
- Khảo sát sự hài lòng của nhân viên về môi trường làm việc, đề xuất cải tiến.
- Làm việc với tạp vụ và nhắc nhở nhân sự giữ vệ sinh chung, đảm bảo văn phòng luôn ngăn nắp, sạch sẽ.
Tổ chức công tác hậu cần:
- Đặt vé máy bay, khách sạn cho nhân viên đi công tác.
- Sắp xếp phòng họp, hỗ trợ các buổi training hoặc họp nội bộ.
Soạn thảo, lưu trữ và xử lý hồ sơ hành chính:
- Soạn/kiểm tra và quản lý thời hạn hợp đồng: thuê văn phòng, internet, chuyển phát nhanh, thuê văn phòng, Grab,... Nhắc nhở gia hạn và chuẩn bị thủ tục thanh lý khi cần, nhắc nhở thu hồi tiền cọc/ký quỹ khi thanh lý hợp đồng.
- Tiếp nhận, gửi và lưu trữ công văn, thư từ của công ty.
Quản lý ngân sách văn phòng:
- Làm các đề nghị thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng cho các khoản chi tiêu văn phòng.
- Theo dõi ngân sách chi tiêu hành chính và báo cáo định kỳ, đối chiếu bảng kê từ nhà cung cấp.
Quản lý tài khoản và hệ thống nội bộ:
- Định kỳ thay đổi mật khẩu, đảm bảo tính bảo mật.
- Quản lý các tài khoản dùng chung: Grab Business, Taxi, Email, Drive,...
Lễ tân và tiếp khách:
- Tiếp đón khách hàng, đối tác đến giao dịch, làm việc tại văn phòng.
- Mua và chuẩn bị quà tặng cho khách hàng, nhân viên vào các dịp lễ.
Khác:
- Quản lý con dấu.
- Phối hợp xử lý các yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật đơn giản (IT nội bộ). Hỗ trợ nhân viên cài đặt máy tính, phần mềm cơ bản, xử lý sự cố thiết bị thông thường.
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên.
KỸ NĂNG YÊU CẦU:
- Có hiểu biết về Luật lao động, BHXH và thuế hiện hành.
- Có kinh nghiệm ít nhất 01 năm ở vị trí tương đương.
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành quản trị nhân sự, hành chính, Luật,...
- Cẩn thận, chi tiết, trung thực, tinh thần trách nhiệm, chủ động trong công việc.
- Có khả năng giao tiếp cơ bản bằng tiếng Anh (đọc hiểu email tiếng Anh).
- Có kỹ năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.
- Kỹ năng tổ chức, giao tiếp, xử lý tình huống tốt.
- Thành thạo tin học văn phòng (word, excel, Google Drive,..).
- Có tinh thần học hỏi cao, chịu được áp lực công việc.
