Làm thủ tục thanh toán với khách hàng:
- Hoàn chỉnh bộ hồ sơ xe giao cho khách hàng bao gồm: hóa đơn GTGT, đăng kiểm, thẻ gửi sổ bảo hành hoặc sổ bảo hành, phiếu bán hàng.
- Trực tiếp giao dịch với khách hàng, viết các chứng từ liên quan đến thủ tục bán xe máy, thanh toán của khách hàng (Viết hóa đơn GTGT, Phiếu bán hàng, ….v.v…)
- Thực hiện thủ tục làm dịch vụ đăng ký xe cho khách hàng : Báo giá làm dịch vụ, đăng ký, bảo hiểm, biển số xe cho. Nhận của khách hàng CMT hoặc sổ hộ khẩu của khách hàng. Giao khách hàng phiếu bán hàng, thẻ bảo hành (nếu khách hàng không nợ tiền) Hẹn khách ngày giao biển số và đăng ký.
Theo dõi công nợ bán hàng, các khoản thu chi tại cửa hàng trên sổ sách:
- Làm giấy đề nghị thanh toán có các khoản tiền chi chênh lệch trả lại tiền cho khách hàng.
- Báo cáo Giám đốc kinh doanh những trường hợp nợ quá hạn, xin ý kiến chỉ đạo để giải quyết thu hồi nợ. Gửi báo cáo danh sách nợ quá hạn và người bảo lãnh các khoản nợ đó cho Phòng TC-HC-NS vào ngày 5 hàng tháng để làm căn cứ trừ lương của người ký bảo lãnh.
- Thông báo hàng ngày, hàng tuần cho CHT tình trạng công nợ Cửa hàng.
- Theo dõi quỹ văn phòng trên số sách tại cửa hàng
- Thực hiện việc thu hồi nợ của khách hàng.
Các công việc khác
- Cập nhật phần mềm Bravo bán hàng ngày thay thế cho các phiếu bán hàng viết tay
- Kiểm kê xe cùng thủ kho vào cuối tháng.
Quản lý đăng kiểm, chứng từ, hóa đơn GTGT:
- Lập sổ theo dõi đăng kiểm bao gồm nhập xuất tồn theo ngày để có thể báo cáo ngay được lượng đăng kiểm hãng nợ, số đăng kiểm chưa giao khách hàng, số đăng kiểm chưa giao cho các cửa hàng khi xuất nội bộ, số đăng kiểm tồn thực tế tại cửa hàng = số lượng xe tồn thực tế.
- Quản lý hóa đơn GTGT. Nhận hóa đơn mới và bàn giao hóa đơn đã viết hết cho kế toán Thuế hàng tháng.
- Nhận đăng kiểm, kiểm tra, đối chiếu số khung số máy trên đăng kiểm với list giao hàng (đối chiếu số lượng xe trên list giao hàng phải = với số lượng xe trên hóa đơn = số lượng đăng kiểm nhận được).
Thủ tục sau bán hàng khi khách hàng đăng ký tại cửa hàng
- Theo dõi và nhận biển số xe, đăng ký. Thông báo khách hàng lên nhận biển . Bàn giao đăng ký, biển số, bảo hiểm xe cho khách.
- Trả hồ sơ cho khách hàng đã thanh toán đầy đủ tiền.
- Hoàn chỉnh bộ hồ sơ làm dịch vụ đăng ký cho khách hàng bao gồm: hóa đơn GTGT, đăng kiểm, phiếu cà số khung số máy, sổ hộ khẩu hoặc CMT bàn giao cho đối tác đi làm đăng ký. Nhập sổ làm đăng ký.
