1. Xử lý đơn hàng và phân tuyến trên Mobiwork
(Phần mềm bán hàng của cty - đc đào tạo cách sử dụng)
a). Duyệt đơn hàng
+ In đơn hàng gốc đối với các siêu thị cần đơn đặt hàng gốc
+ In đơn hàng kiêm phiếu xuất trên Mobiwork đối với đơn hàng không kèm đơn hàng gốc
b). Phân tuyến
+ Đối với đơn hàng khu vực HCM: Phân tuyến cho giao hàng đi theo khu vực
+ Đối với đơn hàng giao đi tỉnh: In đơn hàng, phiếu xuất kho, thông tin nhà xe nhận hàng, In thông tin người nhận hàng để giao hàng dán trên thùng hàng, bàn giao cước phí gửi hàng cho giao hàng đi gửi nhà xe (cước phí này admin sẽ làm tạm ứng trước từ công ty).
c). Đối chiếu số liệu
Đối chiếu số liệu thực tế xuất kho với thủ kho và giá bán, chiết khấu với KTBH để khớp số liệu bán hàng.
d). Tích bán hàng và xuất hàng
Sau khi đã đối chiếu số liệu như mục ( c ) admin thực hiện bước tích bán hàng và xuất hàng sao cho khớp với số liệu của KTBH trên Misa.
2. Xử lý hàng Date, lỗi, hàng thành phẩm trả về
Các đơn hàng đổi trả được xuất đổi cho siêu thị và số lượng hàng date, lỗi này sẽ được trả về cho Thủ kho. Sau khi admin kết hợp cùng thủ kho phân loại hàng trả về Amin tiến hành nhập kho hàng lỗi, date, thành phẩm:
a). Đối với hàng thành phẩm:
Hàng thành phẩm do một yếu tố nào đó không trược giao hết: Admin vào phiếu xuất hàng đã được xuất cho khách hàng đó và trả hàng về kho thành phẩm theo số lượng trả về đó.
b). Đối với hàng Date, hàng lỗi:
Admin vào phiếu xuất hàng đã được xuất cho khách hàng đó và trả hàng về kho date ( kho lỗi đối với hàng lỗi ) theo số lượng trả về đó.
c). Duyệt phiếu trả hàng:
Sau khi thực hiện các bước trả hàng => vào phiếu trả hàng để duyệt phiếu trả hàng.
3. Quy trình nhập kho:
a). Đối với hàng thành phẩm:
Hàng ngày admin nhận số liệu hàng thành phẩm được nhập vào kho thành phẩm của Thủ kho để đồng thời nhập số liệu hàng thành phẩm đó vào kho thành phẩm trên Mobiwork.
b). Đối với hàng xuất trả:
Lập phiếu trả hàng và nhập hàng vào kho xuất trả.
4. Quy trình lập khách hàng mới:
Sau khi nhận được thông tin khách hàng mới từ bộ phận kinh doanh: Admin lập mã khách hàng mới theo đúng tuyến đã được phân của bộ phận kinh doanh
Quy tắc tạo mã mới: Ngày lập + tháng lập + năm lập + số thứ tự nv kinh doanh + số thứ tự khách hàng được lập trong ngày của nvkd đó.
5. Quy trình tạm ứng cước phí và các chi phí khác:
Admin làm Đề nghị tạm ứng theo mẫu => TBP kí => Kế toán chi tạm ứng cho Admin
Admin hoàn thiện chứng từ thanh toán (theo yêu cầu của kế toán) để làm thanh toán => chuyển cho bộ phận kế toán để hoàn ứng/ thanh toán.
6. Quy trình làm báo cáo:
Hàng ngày sau khi hoàn tất các công đoạn bán hàng, xuất hàng admin lập báo cáo gửi cho TBP
Lập các loại báo cáo theo yêu cầu của cấp trên.
7. Quy trình lưu giữ chứng từ, công văn giấy tờ của PKD:
Đối với các công văn khuyến mại, ĐKTM, thông tin khách hàng, các đề xuất liên quan đến PKD thì sẽ được admin in ra và lưu trữ lại bằng file cứng.
8. Hỗ trợ thu hồi công nợ
