* Công tác cập nhật danh sách khách hàng và số liệu công nợ:
- Cập nhật đầy đủ, kịp thời và chính xác các số liệu công nợ phát sinh của khách hàng trên phần mềm và bảng tính - excel hàng tháng.
- Cập nhật và theo dõi danh sách khách hàng với đầy đủ thông tin như: tên khách hàng, mã số khách hàng, địa chỉ, điện thoại liên hệ, hạn mức nợ cho phép, số dư nợ thực tế.
- Tổng hợp và theo dõi danh mục các thỏa thuận và hợp đồng bán hàng đã ký kết.
* Công tác phát hành hóa đơn bán hàng:
- Thu thập tất cả các thông tin cần thiết để cập nhật dữ liệu và lập hóa đơn bán hàng (loại hàng hóa, mã hàng, số lượng đặt hàng, tỷ lệ chiết khấu, giá bán hàng hóa, thuế GTGT…).
- Đề xuất phương án khi có điều chỉnh, sửa đổi hoặc hủy hóa đơn giá trị gia tăng.
- Kiểm tra dữ liệu nhập vào hệ thống phần mềm để đảm bảo mức độ chính xác của hóa đơn.
- Phát hành các bản sao kê tài khoản của khách hàng theo định kỳ hoặc khi cần thiết.
- Xác minh các chênh lệch và giải quyết những vấn đề liên quan đến hóa đơn của khách hàng.
- Cập nhập hồ sơ kế toán với thông tin về các tài khoản mới, số dư, thông tin khách hàng…
- Tiếp nhận và kiểm tra thông tin đặt hàng cũng như các yêu cầu xuất hóa đơn bán hàng.
- Phát hành hóa đơn bán hàng và gửi cho các khách hàng qua có liên quan qua những kênh khác nhau (chuyển phát nhanh, email…).
- Định kỳ báo cáo về kết quả phát hành hóa đơn cho người quản lý trực tiếp.
- Đề xuất hướng xử lý khi các thông tin đặt hàng chưa đầy đủ, rõ ràng và phù hợp.
- Gửi thư nhắc nhở khách hàng thanh toán và liên lạc với khách hàng (khi được chỉ định).
- Trả lời, giải đáp các câu hỏi của khách hàng hoặc giải quyết các khiếu nại của khách hàng liên quan đến hóa đơn bán hàng.
- Kiểm tra số dư tài khoản và hạn mức công nợ của khách hàng để phát hiện các khoản nợ chưa thanh toán hoặc các vấn đề không nhất quán khác trước khi phát hành hóa đơn.
* Công tác quản lý các khoản công nợ phải thu từ khách hàng:
- Kiểm soát số lượng hàng xuất bán căn cứ vào hạn mức nợ cho phép đối với mỗi khách hàng.
- Điều tra dữ liệu lịch sử của từng khoản nợ hoặc hóa đơn bán hàng.
- Đối chiếu và lập biên bản đối chiếu công nợ của khách hàng theo định kỳ.
- Giải quyết các vấn đề về hóa đơn chứng từ, hạn mức công nợ và tín dụng của khách hàng.
- Trực tiếp tham gia xử lý và thu hồi các khoản công nợ khó đòi.
- Định kỳ lập báo cáo tình hình thu hồi công nợ và tình trạng các khoản nợ phải thu.
- Định kỳ đối chiếu công nợ giữa bộ phận kế toán và các nhân viên bán hàng có liên quan.
- Kiểm tra chi tiết công nợ khách hàng theo từng đơn đặt hàng, chứng từ phát sinh công nợ, thời hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn… và thông báo cho nhân viên bán hàng có liên quan.
- Thực hiện các hành động cần thiết để khuyến khích khách hàng thanh toán nợ kịp thời.
- Thực hiện giám sát hạn mức nợ cho phép đối với từng khách hàng.
- Soạn thảo, trình phê duyệt và phát hành các công văn thu hồi công nợ gửi tới khách hàng (đối với các trường hợp công nợ quá hạn thanh toán hoặc các khoản nợ khó đòi).
- Lập lịch thu hồi công nợ và phối hợp với các nhân viên bán hàng có liên quan để đôn đốc khách hàng thanh toán các khoản công nợ.
- Theo dõi các tài khoản để xác định những khoản nợ còn tồn đọng của khách hàng.
- Cập nhật hồ sơ về trạng thái của tài khoản và các nỗ lực thu nợ đã thực hiện.
* Công tác quản lý các khoản công nợ phải trả cho nhà cung cấp:
- Cập nhật các khoản công nợ từ mua hàng hoặc thuê dịch vụ đầy đủ và kịp thời.
- Theo dõi công nợ và kế hoạch trả tiền cho nhà cung cấp, kiểm tra chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp theo mỗi chứng từ phát sinh, thời hạn thanh toán, số tiền nợ quá hạn.
- Lập kế hoạch thanh toán tiền hàng đối với nhà cung cấp và chuyển cho trưởng bộ phận hoặc trưởng phòng TCKT để lên kế hoạch chi trả cho các nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Lập báo cáo đối chiếu công nợ phải trả hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
- Lập báo cáo tổng hợp về tình hình công nợ hàng tháng (các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp được phân loại theo kỳ hạn thanh toán).
- Đề xuất mức thanh toán và lịch thanh toán công nợ đối với nhà cung cấp.
* Công tác lưu trữ, bảo quản và bảo mật chứng từ tài chính kế toán:
- Cung cấp số liệu có liên quan cho ban lãnh đạo hoặc các phòng ban khi có yêu cầu.
- Lưu trữ và bảo quản các dữ liệu, hồ sơ, chứng từ kế toán theo đúng quy định.
- Cập nhật và bảo quản dữ liệu trên hệ thống phần mềm kế toán.
- Bảo mật số liệu cũng như mọi thông tin về tình hình tài chính kế toán của công ty.
* Công việc khác:
- Tham gia công tác kiểm kê, quyết toán hoặc kiểm toán khi được yêu cầu.
- Phối hợp với đồng nghiệp thực hiện các công việc chung của phòng tài chính kế toán.
- Thực hiện các công việc phát sinh khác theo chỉ đạo của cấp trên và ban lãnh đạo.
