1 |
Theo dõi, kiểm soát hàng hóa nhập/xuất |
1.1 |
Theo dõi kế hoạch nhập/xuất hàng đã được duyệt. Kiểm soát việc nhập/xuất hàng theo đúng kế hoạch và chỉ cho xuất/nhập khi đã được duyệt. |
1.2 |
Kiểm tra, ký xác nhận Đơn hàng đã nhận từ Điều vận đảm bảo theo đúng đơn hàng đã được duyệt trên Base. In 2 liên Đơn hàng: 1 liên giao GS kho, 1 liên giao kho để soạn hàng, kí xác nhận trên 2 liên cùng với GS kho và Thủ kho. Thu hồi lại phiếu soạn hàng có chữ kí của GS kho và NV kho trực tiếp soạn hàng và lưu lại. |
1.3 |
In tem niêm phong hàng chờ xuất để giao cho Giám sát kho |
1.4 |
In Phiếu xuất kho theo đúng đơn hàng đã được duyệt trên Base và số lượng thực tế theo Phiếu soạn hàng. Kiểm tra hóa đơn nhập/xuất hợp lệ, đúng thực tế không. |
1.5 |
Trực tiếp tham gia kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhập/xuất kho cùng thủ kho - bên giao - bên nhận khi xuất/nhập hàng để đảm bảo Hàng xuất/nhập theo đúng/đủ/đảm bảo chất lượng theo phiếu xuất kho/ Phiếu nhập kho và ký xác nhận trên phiếu nhập/xuất hàng. |
1.6 |
Bàn giao đầy đủ Phiếu xuất kho, Hóa đơn cho tài xế/Bên giao nhận/nội bộ. Kí xác nhận bàn giao phiếu xuất hàng. Lưu lại 1 liên phiếu nhập kho, có chữ ký Thủ kho và Kế toán kho để kiểm soát hàng (Đóng sổ lưu hồ sơ tại kho) |
1.7 |
Tổng hợp và gửi về VP bản gốc 1 tuần 1 lần:
- Phiếu giao nhận hàng (có chữ ký của Nhà cung cấp, Thủ kho, GS Kho, Kế toán kho)
- Phiếu xuất kho (có chữ ký của Khách hàng, Thủ kho, Giám sát kho, Kế toán kho) |
2 |
Theo dõi, kiểm soát tiền thu/chi tại kho |
2.1 |
- Theo dõi tình hình giao hàng đảm bảo đúng/đủ/kịp thời, kiểm soát tình hình giao nhận phiếu xuất/nhập kho. Báo cáo tình hình giao/nhận phiếu xuất kho/nhập kho hàng ngày lên các Gr " Giao Hàng -TBD" vào cuối mỗi ngày. |
2.2 |
- Giám sát những trường hợp phải thu tiền trước khi giao hàng đảm bảo tiền thu về đủ theo đúng quy định.
- Báo cáo vấn đề thu tiền cuối ngày lên nhóm "Chứng từ Tất toán" + Nhóm "Giao hàng -TBD".
Ghi chú: kế toán công nợ VP gọi điện cho anh Huế để hỏi tiền. |
2.3 |
Chi tiền theo đúng quy định và đã được phê duyệt:
- Chi phí được chi: Cước phí nhận hàng Grab, Đơn mua hàng theo đề xuất của Thu mua đã được duyệt trên Base, chi phí nuôi vật nuôi, chi phí rác, nước uống, và một số khoản khác theo sự chỉ đạo, kiểm duyệt cụ thể của TPTC Thu Hiền)
- Tổng hợp chứng từ liên quan đến việc chi tiền gửi về Văn phòng. |
2.4 |
Lập phiếu thu, chi. Gửi bản gốc về VP trong tuần. |
2.5 |
Báo cáo thu/chi/tồn quỹ hàng ngày đến KTT |
2.5 |
Nộp chứng từ về Văn phòng kịp thời (Phiếu thu, Phiếu chi…) vào cuối tuần. |
3 |
Kiểm soát hàng hóa trong kho, kiểm kê |
3.1 |
Lên kế hoạch kiểm kê gửi cho Thủ kho, Giám sát kho. Trực tiếp cùng Giám sát kho, nhân viên kho/thủ kho kiểm kê hàng hóa, vật tư, công cụ dụng cụ và vật tư kho hàng ngày để đối chiếu thực tế - sổ sách của Thủ kho - Amis kế toán, tình trạng hàng hóa. Cùng với kho giải trình rõ chênh lệch kho. Những mặt hàng có vấn đề về chất lượng phải ghi rõ giải pháp/đề xuất. |
3.3 |
Xác nhận số liệu đề xuất hủy của Thủ kho trước khi Thủ kho trình GS kho |
3.4 |
Phối hợp với kế toán phải thu, phải trả đối chiếu số liệu phát sinh hàng ngày. Chốt dữ liệu tồn cuối ngày giữa số thực tế - Thủ kho - Kế toán với Kế toán phụ trách số liệu kho để đảm bảo số liệu Amis đúng, kịp thời |
3.5 |
Lập báo cáo xuất nhập tồn kho hàng tháng để đối chiếu với kế toán Văn phòng |
3.8 |
Theo dõi số lượng Vật tư văn phòng (Bút, giấy, mực bơm con dấu,.....) để đề xuất định mức phù hợp. |
3.9 |
Đề xuất mua Vật tư văn phòng kịp thời đến Kế toán trưởng duyệt. Theo dõi kế hoạch hàng về từ Thu mua để đảm bảo có kịp hàng để kho sử dụng phục vụ công việc |
3.10 |
Kiểm soát và nhắc nhở kho về việc sử dụng Vật tư văn phòng tối ưu. |
4 |
Công việc khác |
4.1 |
Lưu phiếu thu, chi, biên bản kiểm kê, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho |
4.2 |
Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu. |
