Lập kế hoạch kiểm kê và tham gia vào việc kiểm kê kho định kỳ cuối tháng cùng với các trưởng bộ phận liên quan và các nhân viên kế toán khác.
Có thể tham gia việc theo dõi quá trình sắp xếp buffet, đồ ăn thức uống được sử dụng và dư thừa và phải quản lý hệ thống thu ngân thích hợp.
Chuẩn bị báo cáo chi phí thực phẩm hàng tháng bao gồm các mục doanh thu, ngân sách, chi phí giá vốn hàng kinh doanh, hàng luân chuyển kho, các khoản ghi nhận vào sổ sách, các hóa đơn hàng bán nội bộ, hàng bán ngoại giao/ tiếp khách và các dữ liệu liên quan khác.
Chuẩn bị so sánh đối chiếu hàng tuần và báo cáo thực phẩm từ các khu vực thuộc bộ phận Ẩm thực, hoặc sử dụng thông tin từ hệ thống phần mềm quản lý BRAVO (POS).
Cùng với bếp trưởng thực hiện kiểm tra thực phẩm theo định kỳ.
Kiểm tra các kho, tủ đông và tất cả các kho hàng hóa khác để đảm bảo luôn được vệ sinh sạch sẽ và sắp xếp một cách trật tự.
Thực hiện và lập hệ thống kiểm soát giám sát việc sử dụng các trang thiết bị, nguyên vật liệu của tất cả các bộ phận, đặc biệt là ở các khu vực bộ phận ẩm thực để tối đa hóa sử dụng cũng như giảm thiểu thiệt hại và mất mát có thể xảy ra.
Hỗ trợ thành lập và kiểm tra chi tiết mua hàng và kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng nó phải được tuân theo.
Hỗ trợ bếp trưởng lên chi phí hàng hóa trong thực đơn nhằm đảm bảo đưa ra giá bán thích hợp.
Hỗ trợ tính toán chi phí tổ chức tiệc hoặc sự kiện và chuẩn bị báo cáo chi phí tiệc/ sự kiện sau mỗi lần có tổ chức tiệc, sự kiện.
Cung cấp cho quản lý các thông tin liên quan đến sự thay đổi về giá cả thị trường, ảnh hưởng lạm phát và các biện pháp khuyến nghị.
Chuẩn bị và cung cấp bản tóm tắt các vấn đề liên quan đến thức ăn đồ uống và báo cáo chi phí hàng ngày cho Giám đốc điều hành, KTT, trưởng bộ phận ẩm thực và bếp trưởng.
Hỗ trợ trong việc thống kê, kiểm kê và kiểm soát các kho thực phẩm hàng tháng.
Lưu giữ ghi chép hàng ngày về bữa ăn nhân viên, lưu chuyển hàng hóa trong nội bộ bếp, các đồ dùng miễn phí … để phân phối chi phí thích hợp cho bếp.
Kiểm tra, rà soát lại quy trình kiểm soát chi phí định kỳ và đưa ra các đề xuất cải thiện với Cấp quản lý.
Tuân thủ và thực hiện các chính sách của khách sạn liên quan đến thu mua, giao nhận hàng hóa, lưu trữ và cấp phát.
Kiểm tra các tài sản cố định, các trang thiết bị, công cụ dụng cụ và tính toán chi phí cho việc tu bổ/ sửa chữa nếu cần thiết, và theo định kỳ như chính sách khách sạn.
Thường xuyên theo dõi/ điều chỉnh mức độ tồn kho hàng hóa sau khi tham khảo ý kiến của kế toán trưởng, bếp trưởng và các trưởng bộ phận khác để duy trì hàng hóa trong kho, giảm thiểu các hàng hóa không dùng hoặc ít sử dụng.
Thực hiện việc đối chiếu cân đối số liệu giữa thu mua hàng với kế toán thanh toán hàng ngày.
Thường xuyên giám sát và cập nhật mức chi phí tiêu chuẩn của giá vốn hàng ẩm thực/ tỷ lệ phần trăm Giá vốn hàng bán ẩm thực, nước uống trên doanh thu phải phù hợp.
Lưu giữ các ghi chép/ báo cáo về việc mua thức ăn và đồ uống hàng ngày và các tài liệu khác nhằm theo dõi mức độ sử dụng và điều chỉnh nếu có điều bất thường xảy ra.
Kiểm tra tất cả các hóa đơn từ nhà cung cấp đối chiếu với báo cáo nhận thức ăn/ đồ uống hàng ngày. So sánh giá mua, số lượng đặt hàng với danh sách đặt mua và hợp đồng với nhà cung cấp. Đối chiếu xem xét tất cả các giao dịch thu mua hàng ngày đã được ghi chép vào (báo cáo quản lý nhập xuất tồn hàng hóa) trong phần mềm kế toán hay chưa.
Xác minh việc lưu chuyển hàng hóa bếp nội bộ và áp các chi phí cho từng bộ phận đó thông qua các chứng từ ghi nhận.
Kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan đến hàng ăn uống miễn phí và chi phí được ghi vào chi phí giá vốn thức ăn bếp.
Kiểm tra thông tin từ kế toán kiểm toán doanh thu hàng ngày, hoặc từ hệ thống Smile về các khoản chiết khấu/ giảm giá đồ ăn thức uống, các bills hàng bán sử dụng nội bộ, hàng bán sử dụng với mục đích chiêu đãi/ ngoại giao, tiếp khách để tính toán tỷ lệ giá vốn hàng bán hằng ngày.
Kiểm tra nội dung trong bảng nhu cầu hàng hóa bao gồm đơn giá, số lượng giao và những chi tiết cập nhật ở từng khu vực trong bộ phận Ẩm thực hoặc mỗi bộ phận riêng biệt.
Quản lý hàng hóa trong minibar, đối chiếu với doanh thu minibar và quyết định gia hạn sử dụng hàng hóa minibar; Cung cấp một bản sao báo cáo cho giám đốc điều hành và trưởng bộ phận ẩm thực, trưởng bộ phận Buồng phòng.
Báo cáo về hàng hóa ít sử dụng cho trưởng bộ phận để đảm bảo rằng họ phải tối ưu hóa chi phí một cách hiệu quả. Yêu cầu đối chiếu và so sánh với từng báo cáo ghi chép của mỗi BP về hàng ít luân chuyển.
Giám sát và hợp tác với bếp trưởng đảm bảo rằng khách sạn phải nhận được giá thị trường hợp lý nhất và thực hiện khảo sát thị trường thường xuyên.
Thực hiện kiểm tra hàng thịt gia súc gia cầm và kiểm soát mức độ tỷ lệ tiêu chuẩn để đảm bảo một mức cân đối trong hàng thức ăn.
Thực hiện kiểm soán liên tục chi phí thức ăn & đồ uống; chi phí hóa chất sử dụng; chi phí giặt là; giá vốn nước uống đóng chai;…
