1.Nhiệm vụ nhập, xuất hàng hóa, vật tư, tài sản.
Nhập kho:
-Phối hợp với nhân viên nhận hàng thực hiện việc tiếp nhận và báo cáo nếu phát hiện bất kỳ sự khác biệt nào.
-Đối chiếu hóa đơn với phiếu yêu cầu mua hàng, danh sách hàng hóa, tài sản, công cụ dụng cụ nhằm đảm bảo giao hàng đúng quy cách, giá, số lượng, chất lượng,….
-Đảm bảo giá và số lượng hàng giao không vượt quá chỉ tiêu và yêu cầu mua hàng. Bất cứ sự thay đổi nào cũng phải được phê duyệt.
-Lập phiếu nhập kho: Căn cứ vào Phiếu giao hàng (PGH)/ phiếu nhập xuất thẳng (PNXT) đối chiếu với đơn đặt hàng (PO) và Yêu cầu mua hàng (PR) có đầy đủ chữ ký xác nhận rồi mới tiến hành lập phiếu nhập kho (hoặc phiếu nhập xuất thẳng) trên phần mềm kế toán trong vòng 24 giờ sau khi nhận được chứng từ từ kho hoặc phòng cung ứng
-Sau đó chuyển hồ sơ cho kế toán tổng hợp ký kiểm tra rồi chuyển chứng từ cho phòng cung ứng để làm hồ sơ thanh toán.
-Đóng dấu và ký biên nhận sau khi bộ phận sử dụng đã nhập hàng và ký nhận.
Xuất kho:
-Chịu trách nhiệm cập nhật số liệu, kiểm tra, quản lý nhập, xuất, tồn kho tổng trong phần mềm.
-Kiểm tra đối chiếu số lượng hàng tồn thực tế với số lượng hàng tồn được ghi nhận trên phần mềm theo đúng định kỳ kiểm kê.
-Lập phiếu xuất kho: căn cứ theo phiếu yêu cầu nhận hàng từ kho tổng hoặc từ các bộ phận đã được trưởng bộ phận nhận hàng ký duyệt với đầy đủ chữ ký xác nhận đã nhận đủ hàng của kho và bộ phận yêu cầu nhận hàng, kế toán lập phiếu xuất kho và ghi nhận chi phí cho bộ phận nhận hàng.
-Kiểm tra các phiếu nhập/xuất kho đã được ghi nhận vào sổ cái.
-Đối chiếu số liệu giữa phân hệ quản lý hàng tồn kho và sổ cái trong phần mềm.
2.Nhiệm vụ kiểm soát vật tư, tài sản theo định mức và yêu cầu đặt mua bổ sung.
-Đảm bảo các định mức vật tư hàng hóa, cung cụ dụng cụ được rà soát, cập nhật theo đúng quy định.
-Kiểm soát, phối hợp với thủ kho trong việc đảm bảo mua bổ sung bù kho, phục vụ tốt nhất cho hoạt động của khách sạn.
-Kiểm soát và đảm bảo thủ kho thường xuyên cập nhật lượng hàng vào thẻ kho, phần mềm kế toán có để kiểm soát lượng hàng tồn kho nhằm tối ưu hóa hàng tồn kho, giảm thiểu việc kiểm kê.
-Phối hợp với thủ kho, các phòng ban hoạt động để nắm bắt được nhu cầu kinh doanh: bất thường, theo mùa vụ đảm bảo đáp ứng đủ, kịp thời hàng hóa, dịch vụ.
3. Nhiệm vụ kiểm soát việc bảo quản, lưu kho hàng hóa, vật tư, tài sản.
-Kiểm soát công tác vệ sinh kho, sắp xếp kho hàng của thủ kho, đảm bảo kho luôn sạch sẽ và gọn gàng, hàng hóa, TS CCDC được sắp xếp và lưu kho 1 cách khoa học, dễ kiểm soát.
-Kiểm tra đột xuất đảm bảo việc khóa, niêm phong và quy định phòng cháy chữa cháy được tuân thủ trong trong và sau giờ làm việc. Đảm bảo các kho được khóa và được bàn giao với bộ phận bảo vệ.
-Kiểm tra đột xuất công tác bảo quản trang thiết bị kho và đảm bảo tất cả các trang thiết bị và tiện nghi của kho luôn ở trong tình trạng hoạt động tốt
4. Kiểm kê, báo cáo.
Kiểm kê:
-Định kỳ cuối tháng tiến hành kiểm kê hàng hóa tồn kho tại kho tổng. Tổng hợp số liệu kiểm kê thực tế đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán và phần mềm kế toán.
-Kiểm kê công cụ dụng cụ định kỳ 6 tháng/ lần, và 1 năm đối với tài sản. Thực hiện thanh lý, điều chuyển tài sản ,…
-Thực hiện kiểm tra đột xuất các bộ phận quản lý, sử dụng TS, CCDC.
Báo cáo:
-Lập báo cáo chi phí, tồn kho hàng hóa tổng hợp của tháng, các báo cáo tháng về tiêu thụ hàng hóa ký gửi (nếu có).
-Lập các báo cáo tài sản, công cụ dụng cụ thừa, thiếu,… trình kế toán trưởng xử lý.
-Ghi rõ chênh lệch thừa thiếu trong biên bản kiểm kê, đồng thời báo cáo cho kế toán trưởng xử lý.
