Thực hiện mọi hoạt động liên quan đến công việc lễ tân
1. Trực quầy lễ tân và tiếp đón khách đến làm việc tại công ty đảm bảo xác định được nhu cầu của khách liên hệ và thể hiện sự niềm nở khi chào đón khách.
2. Tiếp nhận các cuộc gọi đến, cung cấp các thông tin được hỏi hoặc chuyển đến nhân viên các bộ phận có liên quan đảm bảo không bỏ lỡ các cuộc gọi đến và việc chuyển máy đến chính xác người cần liên hệ.
3. Phụ trách việc tiếp nhận, xử lý thư từ, bưu kiện, công văn đến đảm bảo việc chuyển phát cho các bộ phận được nhanh chóng và chính xác.
4. Theo dõi, thống kê, kiểm soát và hoàn thành chứng từ thanh toán các khoản chi phí điện thoại, gửi thư… hằng tháng đảm bảo việc thanh toán được đúng hạn.
5. Thực hiện việc đặt vé máy bay, phòng khách sạn… cho Ban Giám Đốc và các cán bộ, nhân viên của Công ty đi công tác.
6. Hỗ trợ Phó phònng Hành chính quản lý các trang thiết bị như máy tính, máy photo, máy scan, điện thoại…
7. Phụ trách việc gửi thông báo các quyết định, chính sách mới… của Công ty cho toàn thể nhân viên được biết nhằm đảm bảo thông tin chính xác và kịp thời.
8. Cập nhật danh bạ và số nội bộ cho toàn thể nhân viên được biết khi có thay đổi nhằm cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ.
9. Báo cáo cho TP HCNS những công việc liên quan đến hành chính theo nhiệm vụ được giao định kỳ tuần, tháng, quí, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất phát sinh.
Phối hợp theo dõi công tác quản trị hành chính văn phòng
10. Phối hợp với các bộ phận liên quan mua sắm công cụ, dụng cụ, cấp phát văn phòng phẩm,…đảm bảo không để tình trạng thiếu xót và sai xót.
11. Cập nhật thông tin, làm các báo cáo về các khoản chi phí mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, dụng cụ văn phòng phẩm…nhằm giúp người quản lý trực tiếp theo dõi được chi phí và quản lý tài sản của Công ty.
12. Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện đảm bảo phòng họp phải sạch sẽ, đầy đủ nước uống và các vật dụng cần thiết trước khi cuộc họp được diễn ra.
13. Phối hợp với các bộ phận liên quan tổ chức các sự kiện của Công ty đảm bảo việc phối hợp được chặt chẽ và đạt hiệu quả.
14. Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác do cấp quản lý trực tiếp giao.
