Main Function/Chức năng chính:
requirements of donor.
ngày các hoạt động hậu cần của dự án, phù hợp với tất cả các chính sách và quy trình hiện có của NPA và
yêu cầu của nhà tài trợ.
Under management of Logistics Manager (LM), the LO is responsible for the management and day-to-day
supervision of logistical activities in the project in line with all current policies and procedure of NPA and
Dưới sự quản lý của Quản lý Hậu cần (LM), Cán bộ Hậu cần (LO) chịu trách nhiệm quản lý và giám sát hàng
Area of Responsibility/Phạm vi trách nhiệm:
• Logistics management and filing
Quản lý hậu cần và lưu hồ sơ tài liệu
• Procurement
Mua sắm
• Warehouse
Quản lý kho bãi
• Fleet management
Quản lí xe cộ
General responsibilities/Trách nhiệm chung:
• Implementation of logistical activities in the project including procurement, warehousing, fleet
Tiến hành các hoạt động hậu cần của dự án bao gồm mua sắm, quản lý kho bãi, quản lý xe cộ và lập
kế hoạch về trang thiết bị/vật tư
management and material planning
• Promote adherence of NPA guidelines and provide input to the development of local systems for
internal control
Thúc đẩy việc tuân thủ các nguyên tắc của NPA và cung cấp thông tin đầu vào để phát triển các hệ
thống ở địa phương nhằm kiểm soát nội bộ
• Implementation of, adherence to, and monitoring of NPA logistic management systems
Thực hiện, tuân thủ và giám sát các hệ thống quản lý hậu cần của NPA
• Processing of local requisitions & procurement
Xử lý các yêu cầu mua sắm và công tác mua sắm tại địa phương
• Control of general stock balances, inventories, stock re-supply and distribution
Kiểm soát cân đối kho, kiểm kê trang thiết bị, bổ sung và cấp phát trang thiết bị
• Follow up of dedicated Team and Department inventories
Theo dõi danh sách trang thiết bị của các đội và bộ phận
• Fleet management including servicing and reporting to management
Quản lý xe cộ, bao gồm bảo dưỡng/sửa chữa và báo cáo cho quản lý
• Coordination of transport arrangements for staff and material
Điều phối/bố trí sắp xếp đưa đón cán bộ/nhân viên và vận chuyển trang thiết bị/vật tư
• Continued implementation and monitoring of all internal logistical procedures
Tiếp tục thực hiện và giám sát tất cả các thủ tục hậu cần nội bộ
• Filing and control of all documentation and records related to the above
Lưu hồ sơ và kiểm soát tất cả các tài liệu và hồ sơ liên quan đến các nội dung trên
• Other duties assigned by the Logistics Manager
Các nhiệm vụ khác được giao bởi Quản lý Hậu cần
Specific Duties/Trách nhiệm cụ thể:
• Process all field requests and related local procurement in a timely manner;
Xử lý kịp thời toàn bộ các yêu cầu của đội và mua sắm liên quan ở địa phương
• Keep accurate and up to date logistical records relating to procurement, issuance and final destination
for material (Field request, RFQ, Purchase order (PO) and related GRN, GIN, TDI).
Biên bản cấp hàng (GIN), Danh mục trang thiết bị của đội (TDI) có liên quan).
tận nơi (Yêu cầu của đội, Yêu cầu báo giá (RFQ), Đơn đặt hàng (PO) và Biên bản nhận hàng (GRN),
Lưu giữ hồ sơ/tài liệu hậu cần chính xác và cập nhật liên quan đến mua sắm, cấp phát và giao hàng
• File all complete purchase documents and document POs in order
Lưu toàn bộ hồ sơ/tài liệu mua sắm hoàn chỉnh và lưu PO theo thứ tự
• Manage store and keep accurate and up to date inventories of any stock held and replenish and
distribute in line with the programme’s requirements
Quản lý kho và lưu giữ danh mục chính xác và cập nhật của mọi trang thiết bị được lưu trong kho, bổ
sung và cấp phát theo yêu cầu của chương trình
• Keep accurate and updated inventories for all team and departments, including keep updates of all
Giữ danh mục trang thiết bị chính xác và cập nhật cho tất cả các đội và bộ phận, bao gồm tất cả hồ
files
sơ cập nhật
• Collect logbooks and fuel records, analyse, and report on fuel usage and kilometres on a monthly basis
nhiên liệu và km
Hàng tháng tập hợp nhật ký hành trình xe và hồ sơ nhiên liệu, phân tích và báo cáo về việc sử dụng
• Keep accurate and updated vehicle history files (including detail of all servicing, repairs, logbooks and
chữa, nhật ký hành trình xe và hồ sơ nhiên liệu)
fuel records)
Lưu giữ hồ sơ của các xe chính xác và cập nhật (bao gồm chi tiết về toàn bộ quá trình bảo dưỡng, sửa
• Have a good coordination with Fleet officer (FO) for daily check and periodically maintenance to
bảo rủi ro tối thiểu và giảm thiểu hao mòn và hư hỏng xe.
Phối hợp tốt với Cán bộ Quản lý Xe cộ (FO) để kiểm tra hàng ngày và bảo dưỡng định kỳ nhằm đảm
ensure a minimum risk and reduce tear and wear of vehicles
• Arrange and follow up servicing and repairs and be responsible for technical inspection of all vehicles
as required
Sắp xếp và theo dõi việc bảo dưỡng và sửa chữa cũng như chịu trách nhiệm kiểm tra kỹ thuật tất cả
các phương tiện theo yêu cầu
• Liaise with local authorities in terms of vehicles issues (registration, re-registration and others) as
required.
Liên lạc với chính quyền địa phương về các vấn đề xe cộ (đăng ký, đăng ký lại và những vấn đề khác)
theo yêu cầu.
• Constantly evaluate all local suppliers, their products and prices in order to obtain the best value for
Liên tục đánh giá tất cả các nhà cung cấp địa phương, sản phẩm và giá cả của họ để có giá tốt nhất
money
• Provide operational support in terms of logistics issues as required
Hỗ trợ hoạt động về các vấn đề hậu cần theo yêu cầu
• Coordinate with administrations to arrange and be responsible for any pick up and transportation of
Phối hợp với bộ phận hành chính để sắp xếp và chịu trách nhiệm đưa đón cán bộ/nhân viên và vận
staff or material.
chuyển trang thiết bị/vật tư.
• Be willing to work in flexible hours as required by LM.
Sẵn sàng làm việc theo giờ linh hoạt theo yêu cầu của LM
• Coordinate with project Finance Officer on payments and supplier follow up
Phối hợp với Cán bộ Tài chính dự án trong thanh toán và theo sát các nhà cung cấp
• Create a smooth working relationship with other departments to be supported where an efficient
Tạo mối quan hệ làm việc suôn sẻ với các bộ phận khác để được hỗ trợ vì việc trao đổi thông tin và
exchange of information and feedback to respective line manager is a critical component
phản hồi hiệu quả cho quản lý trực tiếp là một yếu tố quan trọng.
• Report to and coordinate with the Logistics Manager on a regular basis on logistical issues, fleet
cộ và các thông lệ nội bộ
Báo cáo và phối hợp với Quản lý Hậu cần một cách thường xuyên về các vấn đề hậu cần, quản lý xe
management and internal routines
• Any other tasks assigned by LM
Các nhiệm vụ khác được giao bởi LM
