- Chủ động tìm kiếm khai thác các nhà thầu, nhà cung cấp vật tư mới. Quản lý các Nhà cung ứng theo quy trình của Công ty theo các chỉ tiêu: năng lực, chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, điều kiện thanh toán, đồng thời thiết lập và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp.
- Tìm kiếm các nhà cung ứng có đủ khả năng cung cấp đúng chủng loại, mẫu mã và chất lượng phù hợp với yêu cầu nhằm tăng tính cạnh tranh.
- Phối hợp với các Phòng/Ban/Đơn vị trực thuộc liên quan trong quá trình thực hiện hợp đồng và nhận hàng, phối hợp giải quyết/ báo cáo các tình huống sự cố phát sinh trong quá trình thực hiện.
- Chịu trách nhiệm giải trình các nội dung liên quan đến cung ứng vật tư-thiết bị cho dự án.
- Phối hợp với các phòng ban liên quan trong công tác đánh giá, điều chỉnh, đề xuất, lựa chọn vật tư, vật liệu, thiết bị.
- Khiếu nại và yêu cầu bồi thường trong trường hợp sản phẩm có lỗi.
- Xây dựng hệ thống báo cáo nghiên cứu đơn giá thị trường. Trong đó có ngân hàng giá vật liệu và ngân hàng nhà thầu, nhà cung cấp.
- Kiểm tra và thẩm định kế hoạch mua sắm, danh sách nhà cung ứng; định kỳ hoặc đột xuất kiểm tra công tác bảo quản, tồn kho của các loại vật tư, hàng hóa của các Phòng /Ban/Đơn vị.
- Đàm phán giá, thương thảo và tổ chức ký kết hợp đồng, thỏa thuận thời hạn thanh toán và giao hàng.
- Theo dõi và kiểm soát quá trình thực hiện hợp đồng của nhà thầu-nhà cung cấp, đảm bảo tiến độ và chất lượng vật tư – thiết bị được giao đúng với cam kết.
- Theo dõi về mẫu mã, giá cả, chất lượng thiết bị được đưa vào sử dụng cho thi công- lắp đặt công trình. Giám sát việc thực hiện định mức chi phí vật tư thiết bị trong quá trình thi công xây lắp tại công trường.
- Đảm bảo công tác mua sắm được kiểm soát theo kế hoạch ngân sách đã được phê duyệt và đưa ra được những phân tích cho những sai lệch về giá.
- Tiếp nhận danh sách yêu cầu mua sắm vật tư, thiết bị từ các Phòng/ Ban/Đơn vị có nhu cầu. Phân loại và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để quá trình triển khai dự án được đảm bảo tiến độ.
- Phối hợp với Phòng/Ban/Đơn vị trực thuộc kiểm tra, giám sát công tác cung ứng vật tư thiết bị về: chủng loại, chất lượng, số lượng vật tư, nguồn gốc xuất xứ đối với các vật tư, vật liệu, thiết bị, hồ sơ đúng theo quy định.
- Tiến hành lựa chọn, so sánh các đơn chào giá vật tư và thực hiện các phân tích cần thiết để lựa chọn ra nhà cung ứng và sản phẩm có thương hiệu, chất lượng phù hợp nhất.
