MỤC ĐÍCH
Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến công tác lễ tân, Công tác hành chính, Công tác hệ thống, phối hợp hỗ trợ các công việc khác của Phòng Nhân Sự Hành Chính đảm bảo công việc luôn được thực hiện tốt nhất, làm việc hiệu quả đáp ứng yêu cầu công ty
PHẠM VI CÔNG VIỆC
Công tác lễ tân:
Hỗ trợ sắp xếp, chuẩn bị cho các cuộc họp nội bộ của công ty
Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ đến Công ty, chuyển các cuộc gọi điện thoại đến các phòng ban liên quan,
Theo dõi, tổng hợp thanh toán cước điện thoại, chi phí điện, nước, internet,...
Hỗ trợ Ban lãnh đạo/phòng ban tiếp đón khách tại công ty
Các công việc hành chính:
Trình công tác phí, đặt vé máy bay, tàu xe, khách sạn theo lịch công tác của Giám đốc và các phòng ban.
Kiểm tra công tác vệ sinh Phòng Giám đốc đảm bảo luôn sạch sẽ và ngăn nắp.
Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý tài sản, thiết bị tại văn phòng, văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm
Thống kê tình hình tiếp nhận, chuyển phát thư từ bưu phẩm.
Hỗ trợ các công việc liên quan NSHC và các bộ phận khác theo sự chỉ đạo của GĐ Nhân sự hành chánh và Tổng Giám Đốc
Theo dõi, tổng hợp thanh toán các chi phí bảo trì thang máy; sửa chữa, thay mực máy in, PCCC,...
Phối hợp hỗ trợ công tác Phòng NSHC
Lập bảng theo dõi, tổng hợp chi phí vệ sinh phẩm, văn phòng phẩm và các chi phí khác hàng tháng (nước uống, tiếp khách, báo,…) hàng tháng của cả công ty và P.HCNS
Tiếp nhận công văn đi và đến, lưu bản gốc và chuyển giao các phòng ban liên quan bản copy.
Lập các báo cáo về công tác hành chính hàng tuần, tháng, quí hoặc khi được yêu cầu.
Theo dõi và thanh toán các chi phí xe công ty cho tài xế vào cuối tháng
Tổng hợp làm thanh toán vào cuối tháng cho NCC
Trang trí trụ sở công ty vào các dịp lễ, Tết, Giáng sinh.
Quản lý công văn, thư từ, bưu phẩm chuyển phát nhanh đến và đi. Phân loại và chuyển đến người nhận tại các phòng ban liên quan.
Tổ chức sinh nhật cho các thành viên của công ty trong tháng
Tổng hợp biil gửi CPN và làm thanh toán cuối tháng cho NCC.
Cập nhật danh bạ liên lạc các đơn vị phối hợp thực hiện công tác hành chính để xử lý kịp thời khi có vấn đê phát sinh
Tiếp nhận, tổng hợp văn phòng phẩm, vệ sinh phẩm hàng tháng của các phòng ban và trình Ban Giám Đốc chi phí mua, đặt mua, chuyển kho và giám sát việc cấp phát hàng tháng.
Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay,...)
Hỗ trợ công tác liên quan chấm công, quản lý ngày nghỉ, đăng ký làm thêm giờ, đăng ký công tác cho CBNV Công ty.
Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bô, công tác công đoàn
Quản lý, điều động xe và các phương tiện vận tải theo nhu cầu Công ty
Tổ chức các hội thảo, hội nghị lớp học của công ty
Giám sát và quản lý công tác vệ sinh và bảo vệ tại công ty
Tham gia soạn thảo hệ thống văn bản, mẫu biểu trong phạm vi công việc/công ty