1. Công tác Lễ tân tại văn phòng công ty:
- Phối hợp với bảo vệ đón tiếp, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác tại văn phòng công ty.
- Liên hệ bộ phân tạp vụ để mời nước (nếu có yêu cầu của Lãnh đạo).
- Theo dõi, giám sát công tác giữ gìn vệ sinh khu vực lễ tân (sảnh trước tòa nhà)
2. Trực điện thoại:
- Trực điện thoại bên ngoài và nội bộ
- Nhận các cuộc gọi tới qua số hỗ trợ của công ty, xử lý và chuyển nhanh các cuộc gọi chính xác đến đúng người cần gặp hoặc các tin nhắn (nếu có).
- Cập nhật đầy đủ số điện thoại của CBNV/CTTV.
- Tiếp nhận thông tin và phối hợp nhân viên trực phòng họp khi có thông báo .
3. Điều hành xe công vụ :
- Tạo phiếu điều xe trên EO cho phòng và CBNV đi làm .
- Xử lý các phiếu điều xe trên EO và sắp xếp xe chở CBVN đăng ký mỗi ngày .
- Thông báo cho CBVN và tài xế khi duyệt phiếu xong về thời gian , hành trình , số lượng CBVN đi công tác
4. Công tác văn thư:
- Công tác văn thư đến: tiếp nhận văn thư đến hàng ngày, xử lý nhanh chóng và đảm bảo chuyển đến các đơn vị liên quan kịp thời và chính xác.
- Công tác văn thư đi: văn thư đi, văn bản nội bộ, hợp đồng và các chứng từ kế toán, tài chính , hóa đơn và hồ sơ các Phòng được thực hiện giải quyết nhanh chóng..
- Tiếp nhận bưu kiện, bưu phẩm, hồ sơ công văn của tổ chức cá nhân gửi đến bằng đường bưu điện hoặc chuyển trực tiếp và chuyển cho nhân viên văn thư.
5. Theo dõi, cấp phát và thanh toán chi phí:
- Theo dõi, thanh toán các khoản chi phí chuyển phát nhanh định kỳ tại VP Công ty
- Cấp phát thẻ taxi cho CBNV đi công tác.
- Theo dõi sổ hành trình xe công vụ và xe chở BLĐ.
- Tính chi phí đội xe
6. Công việc khác:
- Tham gia công tác tổ chức các sự kiện của Công ty với chức năng phục vụ lễ tân, khánh tiết.
- Thực hiện các quy định, chỉ đạo của công ty: tái cấu trúc, kế hoạch, văn bản lập quy…
- Báo cáo kết quả trước cấp quản lý trực tiếp hàng tuần, tháng, quý, năm/ khi có yêu cầu.
- Thực hiện photo, công chứng, giấy đăng ký Doanh nghiệp
- Đặt hoa cho hội nghị, sự kiện của công ty và các đề nghị của các Phòng ban.chịu trách nhiệm làm thủ tục thanh toán với NCC
- Đặt nước uống cho CBVN dưới tầng G.
* Địa điểm làm việc
: Đường 30/4, Phường 3, Bến Tre
