Công việc hành chính
Mỗi ngày, các nhân viên hành chính tổng hợp sẽ thực hiện một số công việc như:
Soạn thảo các văn bản, hợp đồng, quy chế liên quan đến nhân sự.
Thực hiện các yêu cầu của ban quản lý về sao chép, cung cấp dữ liệu cho các cá nhân, bộ phận liên quan.
Tiếp nhận thư từ, cuộc gọi và chuyển tiếp đến các phòng ban liên quan.
Thực hiện công tác giám sát việc vệ sinh, trang trí nơi làm việc của các phòng ban nhằm đảm bảo hình ảnh của doanh nghiệp.
Thực hiện công tác chuẩn bị, tổ chức hội thảo, cuộc họp và tiếp khách
Trừ các cuộc họp nội bộ của các bộ phận, mọi vấn đề liên quan đến họp hành, tiếp khách, hội thảo đều cần thông qua bộ phận hành chính nhân sự tổng hợp. Bộ phận này sẽ có trách nhiệm sắp xếp, chuẩn bị hậu cần nhằm đảm bảo diễn ra đúng kế hoạch đã lên từ trước.
Quản lý chấm công, thời gian làm việc của nhân viên
Nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp sẽ phải thực hiện công việc của quản lý nhân sự như giám sát thời gian làm việc của nhân viên, công nhân nhằm kịp thời xử lý, ghi nhận các trường hợp như nghỉ phép, chế độ, … Hàng tháng, cần tổng hợp và tính toán thời gian làm việc thực tế của các nhân viên để phục vụ công tác chi trả lương, thưởng.
Quản lý các chi phí hành chính của doanh nghiệp
Bộ phận hành chính nhân sự tổng hợp cũng đảm nhiệm các vấn đề liên quan đến thanh toán chi phí phục vụ kinh doanh, sản xuất doanh nghiệp như phí chuyển phát nhanh, hóa đơn điện nước, internet, thuê văn phòng, văn phòng phẩm, … và cả chi phí tiếp khách.
Công việc hành chính nhân sự tổng hợp ở đây sẽ là đảm bảo các chi phí cần đúng quy định, đầy đủ hóa đơn, chứng từ và thanh toán theo tháng.
Cung cấp văn phòng phẩm, vật tư cần thiết cho các phòng ban
Nhân viên hành chính nhân sự cũng sẽ phụ trách các vấn đề liên quan đến thu mua, sửa chữa trang thiết bị máy móc, văn phòng phẩm nhằm đảm bảo hoạt động cho các phòng ban. Bộ phận này cũng phụ trách lên kế hoạch, thực hiện bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa trang thiết bị định kỳ.
Tổng hợp, lưu trữ, quản lý thông tin
Mọi thông tin về công tác hành chính, biên bản các cuộc họp và quản lý, khai thác cơ sở vật chất của doanh nghiệp đều được phòng hành chính bảo mật và lưu trữ đầy đủ.
