Đảm nhiêm các công việc hành chính chung của Tổ chức:
• Nhận điện thoại, nhận chuyển message cho các thành viên.
• Theo dõi và thông báo lịch nghỉ của các thành viên.
• Thanh quyết toán tất cả các chi phí hành chính phát sinh.
• Nhận chuyển phát thư từ, công văn.
• Tham gia, hỗ trợ hành chính, hậu cần cho các hoạt động chung của Tổ chức.
• Quản lý các phòng họp tại VPHT bao gồm nhận đặt phòng họp, bố trí, sắp xếp, hỗ trợ chuẩn bị phòng họp.
• Đặt vé bay, book khách sạn, mua văn phòng phẩm, đặt name card, photo tài liệu.
• Lưu file công văn, giấy tờ, hồ sơ hành chính.
• Công chứng tài liệu, dịch tài liệu.
• Quản lý tài sản, bảo dưỡng cơ sở vật chất, bảo dưỡng/bảo trì các thiết bị đồ đạc văn phòng.
• Quản lý tiếp đón khách ra vào.
Đảm nhiệm các công tác Tuyển dụng nhân sự:
• Phụ trách công tác tuyển dụng nhân sự bao gồm đăng tin tuyển dụng, tìm kiểm ứng viên, lọc CV, tham gia và hỗ trợ phỏng vấn.
• Tuân thủ đúng chính sách và quy trình tuyển dụng của Tổ chức.
• Quản lý các kênh tuyển dụng của Tổ chức.
• Quản lý dữ liệu ứng viên.
• Phối hợp cùng các phòng ban xây dựng bản MTCV cho các vị trí.
• Thực hiện thu nhận hồ sơ nhân sự của nhân viên mới, làm vetting check & ref check cho nhân viên.
• Điều phối công tác tuyển dụng với các phòng ban khác.
Đảm nhiệm các công tác Đào tạo nhân sự:
• Xây dựng lộ trình phát triển chất lượng nhân sự. Đảm bảo toàn bộ nhân sự mới được đào tạo định hướng. Các khóa đào tạo đáp ứng được chất lượng và theo kế hoạch.
• Giới thiệu về tổ chức cho nhân sự mới.
• Đào tạo sử dụng phần mềm cho nhân sự mới.
• Tham gia đào tạo các chính sách của MSIVN cho nhân sự mới.
• Đánh giá chất lượng các khóa học bên ngoài.
• Phụ trách công tác Đào tạo của Tổ chức bao gồm chuẩn bị tài liệu đào tạo, đào tạo Định hướng cho nhân sự mới, tổ chức các khóa đào tạo của Tổ chức…
• Tìm Nhà cung cấp các khóa học bên ngoài.
• Thực hiện tổ chức các khóa đào tạo thuê ngoài.
Các nhiệm vụ khác:
• Tham gia hỗ trợ khi có kiểm toán liên quan đến Nhân sự.
• Thực hiện các công việc liên quan khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp hoặc GĐHCNS.
• Xây dựng hệ thống hồ sơ nhân sự bản cứng/mềm và các tài liệu nhân sự có liên quan.
• Đi công tác theo yêu cầu của công việc.
• Biên dịch tài liệu.
• Phụ trách các báo cáo liên quan đến lao động theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước.
• Tham gia tổ chức tổng kết cuối năm, retreat và các hoạt động xây dựng tinh thần đội/nhóm, văn hóa doanh nghiệp, truyền thông nội bộ….
• Hỗ trợ các vấn đề liên quan đến nhân sự hoặc làm việc với cơ quan bảo hiểm tại địa phương của từng đơn vị.
• Phụ trách xin cấp Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc cho Tổ chức.
• Đảm bảo hỗ trợ hiệu quả, kịp thời.
