Nhân Viên Hành Chính

* Quản lý chi phí
-Thanh toán các khoản chi phí cố định:
+ Hội sở: điện, nước, thuê nhà, điện thoại, internet, truyền hình, gửi xe, nước uống chi phí văn phòng luật sư...
+ Chi nhánh: thuê văn phòng, điện nước, phí tiện ích…
- Thanh toán các khoản phát sinh theo yêu cầu của các Anh/Chị trong phòng.
- Tổng hợp, kiểm soát chi phí hành chính toàn hệ thống.
- Lên kế hoạch ngân sách, theo dõi, phân tích số liệu chi phí báo cáo Trưởng/Phó Ban.
- Hỗ trợ chi nhánh, thống nhất biểu mẫu, kiểm tra, rà soát, nhắc nhở nếu phát sinh chi phí không hợp lý, tránh lãng phí.
- Phân tích, đánh giá các khoản chi phí không hợp lý và đề xuất giải pháp.
* Theo dõi/cấp phát thu hồi
- Cấp phát, theo dõi sử dụng:
+ Văn phòng phẩm theo định mức.
+ Thẻ ra/vào hội sở;
+ Thẻ bảo hiểm sức khỏe cho các CBQL; làm đề nghị bồi thường cho các CBLĐ
* Thực hiện chế độ
- Thanh toán, thực hiện và theo dõi chế độ cho các CBNV HO:
+ Thăm hỏi theo chế độ hiếu/hỉ, nghỉ mát, thai sản, sinh nhật, các ngày lễ tết, khám sức khỏe;
+ Theo dõi, tổng hợp tiền công cơm cho BĐH, CBNV
+ Theo dõi, tổng hợp chi phí ăn ca chi nhánh.
+ Trình in name card theo phân cấp phục vụ cho công việc của CBNV kinh doanh và CBQL
* Công tác tổ chức sự kiện
- Tham gia, chuẩn bị, phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ và các sự kiện mở bán:
+ Tổng hợp danh sách khách mời và số lượng quà tặng;
+ Tiếp đón khách mời;
+ Thanh toán các khoản chi phí tổ chức sự kiện…
* Công tác tổng hợp báo cáo
- Tổng hợp kế hoạch/ báo cáo/ bảng đánh giá KPI của Ban
- Theo dõi nhắc việc theo kế hoạch giúp trưởng/phó ban.
* Công tác hỗ trợ
- Hỗ trợ phục vụ Chủ tịch theo yêu cầu công việc
- Hỗ trợ công tác lễ tân:
+ Nhận và chuyển bưu phẩm cho các phòng/ban
+ Tiếp khách, đoàn đến văn phòng
* Thực hiện những công việc khác theo sự phân công của lãnh đạo Ban. Có thể phải làm thêm giờ hoặc làm vào ngày nghỉ trong trường hợp cần thiết.

* Bằng cấp/Kinh nghiệm cần thiết:
- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành .
- Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương.
* Kỹ năng:
- Kỹ năng tổ chức, quản lý và phối hợp công việc tốt
- Kỹ năng xử lý, quản lý chi tiêu
- Biết cách sử dụng dòng tiền một cách hợp lí
- Tổ chức, sắp xếp công việc khoa học, lập kế hoạch tốt, chủ động trong công việc.
* Phẩm chất cá nhân
- Có phẩm chất trung thực, khách quan cẩn trọng và tinh thần trách nhiệm cao;
- Ham học hỏi, có tinh thần trách nhiệm cao;