* Công tác pháp chế
Chịu trách nhiệm về pháp lý và pháp chế của công ty
- Tham gia soạn thảo hợp đồng, văn bản, hồ sơ giao dịch. Kiểm soát tính pháp lý đối với các văn bản, hợp đồng do Công ty ban hành, ký kết
- Chịu trách nhiệm kiểm tra pháp lý, tính hợp pháp cho tất cả các giao dịch của công ty
- Nghiên cứu tìm hiểu, cập nhật thường xuyên các thông tin mới nhất về pháp luật cho cấp quản lý .
- Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục liên quan đến các hồ sơ, thủ tục như thành lập, thay đổi, đăng ký nhãn hiệu ...
- Chuẩn bị các hồ sơ pháp lý của công ty. Kiểm tra, chỉnh sửa, bổ sung hoàn chỉnh hồ sơ pháp lý, các văn bản ban hành, tài liệu giao dịch nhằm đảm bảo thực hiện theo đúng quy định của luật doanh nghiệp, luật lao động, cùng các quy định khác của Nhà nước
- Quản lý các văn bản, hồ sơ pháp lý của Công ty theo quy định
- Các công việc khác theo sự chỉ đạo của quản lý trực tiếp
- Chịu trách nhiệm báo cáo trước cấp quản lý trực tiếp các công việc được giao.
- Tiếp nhận các loại HĐ Kinh Tế - HĐ dịch vụ - Công văn của toàn công ty -> triểm tra tính hợp pháp và trình ký Ban Giám Đốc.
* Công tác hành chính:
- Lưu trữ toàn bộ các hệ thống công văn Hành chính in out, giấy tờ, tài liệu liên quan theo quy trình quản lý hồ sơ của công ty.
- Chuyển hàng hoá đi theo phiếu đề xuất từ các phòng ban.
- Tiếp nhận và theo dõi giấy giới thiệu của công ty khi cần thiết của các phòng ban.
- Hỗ trợ Phó phòng HCTH trong công tác Báo cáo sở ngành: Đăng ký mới, hoặc điều chỉnh, đổi....các giấy tờ pháp lý của công ty khi đến hạn hoặc theo chỉ đạo của TGĐ
- Quản lý và làm thủ tục thanh toán các chi phí hành chính hàng tháng của VP trụ sở: Theo dõi các chi phí: điện, nước, thuê nhà, thuê thiết bị, chuyển phát nhanh văn thư, văn phòng phẩm, điện thoại, chi phí xe hàng tháng cho CBNV, .....
- Đề xuất ký duyệt chi phí sử dụng hàng ngày, tuần, tháng, đưa ra phương án sử dụng hợp lý, tiết kiệm.
- Hỗ trợ các phòng ban, bộ phận khác mọi công việc liên quan đến công tác hành chính.
* Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài sản của VP trụ sở:
- Tiếp nhận và xử lý nhu cầu sửa chữa/ thay mực ...máy văn phòng: Máy in, máy photo,.. và báo hỏng sửa chữa điện, nước
- Quản lý, theo dõi cấp phát trang bị bảo hộ lao động, trang thiết bị văn phòng, đồng phục.
- Chịu trách nhiệm mua sắm VPP, vật dụng có tính chất định kỳ của Cty; Cấp phát nhu yếu phẩm, trang thiết bị văn phòng... cho các Phòng ban.
- Hỗ trợ PP Hành chính điều phối nhân viên sửa chữa nhỏ cơ sở vật chất của công ty.
- Kết hợp IT và Phó phòng HC tiến hành kiểm kê tài sản Cty 06 tháng/ lần
* Các công tác Hành chính hỗ trợ khác:
- Quản lý việc sử dụng phòng họp: check, setup, thông báo lịch sử dụng phòng họp của công ty
- Hỗ trợ cho các cuộc họp nội bộ của Công ty hàng tuần.
- Là NS backup số 1 công việc của Lễ tân khi Lễ tân vắng mặt.
- Hợp tác trong BP Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty.
- Hỗ trợ cho Ban Lãnh đạo tiếp khách tại Công ty.
- Thực hiện các công việc phát sinh của bộ phận hành chính, in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên
