Mô tả công việc
Chuẩn bị nhập/xuất hàng:
- Thông báo với kho thuê về kế hoạch xuất nhập hàng
- Kiểm tra khả năng tiếp nhận hàng hóa nhập kho của kho thuê phản hồi khả năng đáp ứng yêu cầu nhập hàng.
- Kiểm tra hàng tồn kho trên hệ thông PM, đối chiếu với số liệu với kho thuê , phản hồi yêu cầu xuất hàng
-Tiếp nhận thông tin nhập /xuất hàng từ PCU
&039;- Phối hợp nội bộ: Mua hàng, Logistic, Kế toán, Kinh doanh chuẩn bị hồ sơ, chứng từ nhập/xuất hàng đầy đủ.
- Phối hợp với bộ phận Logistic kiểm tra khả năng nhận hàng của khách, liên hệ trực tiếp với NCC vận tải để hướng dẫn giao và nhận hàng tại kho, giao hàng cho khách hàng trước khi xuất/ nhập hàng.
- Xác nhận với mua hàng, logistic sẵn sàng nhập/xuất hàng
Nhập hàng:
- Phối hợp cùng các bộ phận liên quan: Mua hàng, Logistic, Kế toán, Kinh doanh chuẩn bị hồ sơ, chứng từ nhập hàng.
- Kiểm tra hồ sơ, chứng từ trước khi nhập hàng.
- Phối hợp cùng kho thuê, NCC dịch vụ vận tải, bốc xếp bố trí sẵn sàng để kéo hàng về nhập kho.
-Có mặt tại kho khi hàng nhập kho để:
+Giám sát toàn bộ quá trình nhập hàng, kiểm đếm hàng hóa tại thời điểm nhập hàng, đảm bảo hàng hóa nhập kho được chất xếp theo đúng tiêu chuẩn quy định lưu trữ của hàng hóa đó, phân loại hàng hóa đạt và không đạt ngày trong quá trình xuống hàng, sau đó chất xếp riêng theo phân loại. Nếu hàng hóa lau chùi vệ sinh hoặc khắc phục ngay được sẽ tiên hành thực hiện ngay trước khi đưa vào kho lưu trữ.
+Dán tem phụ hàng hóa nhập kho trước khi đưa hàng vào kho lưu trữ
+ Ghi nhận kịp thời (chụp ảnh, quay clip, ghi nhận bằng biên bản) những bất thường của hàng hóa khi nhập kho, xin ý kiến của cấp quản lý trực tiếp hoặc trưởng phòng hướng xử lý kịp thời khi xảy những sự cố bất thường.
+ Kiểm tra tình trạng phương tiện vận tải, thông tin lái xe, thông tin xe theo hướng dẫn của Nhân viên logistics, Mua hàng khi xe về kho
+Đảm bảo hàng hóa được lưu trữ kho theo đúng yêu cầu lưu kho, chất xếp.
+ Ký xác nhận vào vào phiếu nhập
Xuất hàng:
-Có mặt tại kho khi xuất hàng để
- Kiểm tra hồ sơ, chứng từ trước khi đảm bảo đầy đủ trước khi phương tiện vận tải về kho.
- Phối hợp cùng các bộ phận liên quan: Mua hàng, Logistic, Kế toán, Kinh doanh chuẩn bị hồ sơ, chứng từ xuất hàng, tem phụ.
+ Ký xác nhận vào vào phiếu xuất kho
+Giám sát toàn bộ quá trình xuất hàng: kiểm đếm, kiểm soát tình trạng chất lượng, bao bì, tem phụ ... hàng hóa đạt tiêu chuẩn mới cho bốc lên xe
+ Kiểm tra tình trạng phương tiện vận tải, thông tin lái xe, thông tin xe theo hướng dẫn của Nhân viên logistics, Mua hàng, đủ điều kiện mới cho hàng xếp lên xe.
+ Ghi nhận kịp thời (chụp ảnh, quay clip, ghi nhận bằng biên bản) những bất thường của hàng hóa khi xuất kho; Xin ý kiến của cấp quản lý trực tiếp hoặc trưởng phòng hướng xử lý kịp thời khi xảy những sự cố bất thường.
+Đảm bảo hàng hóa chất xếp lên xe theo đúng tiêu chuẩn chất xếp và dỡ hàng của người nhận.
- Ký nhận phiếu giao hàng.
- Có mặt tại địa điểm giao hàng để kiểm soát quá trình giao hàng cho khách hoặc cho người nhận hàng, xử lý các sự cố phát sinh khi giao hàng.
Kiểm kê kho:
- Tìm ra nguyên nhân chênh lệnh NPL, hàng hóa
- Cuối tháng, thực hiện việc kiểm kê hàng hoá thực tế so với số liệu báo cáo theo yêu cầu
Hủy hàng hóa, NPL không đạt chất lượng:
Kết hợp các Phòng ban/bộ phận thực hiện hủy NPL, hàng hóa không đạt chất lượng
Báo cáo:
-Hàng ngày cập nhật kịp thời phiếu nhập xuất trên hệ thông phần mềm, ngày nào cập nhật dứt điểm số liệu phát sinh ngày đó.
- Hàng tuần/tháng gửi chứng từ gốc liên quan đến nhập/xuất/giao nhận về PCU
-Gửi mail Báo cáo ngắn gọn tình trạng hàng hóa xuất nhập trong ngày: đã hoàn thành/chưa hoàn thành, các vấn đề phát sinh, BCKHP trong quá trình nhập/xuất/giao nhận kèm các tài liệu, biên bản, hình ảnh, clip đi kèm
- Hàng ngày đối chiếu số liệu hàng hóa xuất nhập trong ngày với kho thuê
- Cuối tháng, đối chiếu số liệu tồn kho với kho thuê ký xác nhận tồn kho cuối tháng; gửi báo cáo NXT và cảnh báo hàng cận date, hàng cần xử lý đang tồn kho theo đúng quy định
-Gửi các bộ ĐNTT phí lưu kho, cước vận chuyển hàng hóa, bốc xếp và các bộ thanh toán phát sinh khác về PCU theo quy định
-Hàng ngày, gửi bản scan chứng từ xuất nhập cho các bộ phận liên quan
Công việc khác:
- Phụ trách quản lý số liệu nhập xuất tồn các kho theo sự phân công của Quản lý trực tiếp, TPCU
- Thực hiện các công việc khác mà TP, BGD giao cho
- Hỗ trợ bộ phận MH, Logistic khi phát sinh các công việc cần thiết khác
-Tuân thủ sự điều động, sắp xếp công việc nhằm đảm bảo hiệu quả chuỗi cung ứng của Quản lý trực tiếp, TPCU
