Công tác Lễ tân:
- Nghe trực điện thoại
- Phân công nhân viên tạp vụ dọn dẹp khu vực sảnh tiếp đón bán hàng để duy trì sảnh luôn gọn gàng, đẹp và chuyên nghiệp nhất (trong và ngoài sảnh). Kiểm tra chất lượng cảnh quan, cây cảnh nhà mẫu và sảnh luôn trong tình trạng xanh tươi, sạch, đẹp.
- Nhận đăng ký và điều phối lịch sử dụng phòng họp, đảm bảo trang thiết bị phòng họp trước và sau khi sử dụng phải luôn trong tình trạng sử dụng tốt, phòng họp ngăn nắp, gọn gàng và sạch sẽ, sẵn sàng cho lần sử dụng kế tiếp.
- Đón tiếp/hướng dẫn/tiếp nước mời khách theo quy trình đón tiếp khách tại sảnh bán hàng và thông báo đến nhân sự liên quan làm việc với khách.
- Quản lý sảnh của văn phòng bán hàng (bao gồm khu vệ sinh và pantry), trang thiết bị của sảnh và nhà mẫu, đảm bảo các trang thiết bị luôn trong tình trạng hoạt động tốt nhất.
- Quản lý và bảo quản các trang thiết bị của sảnh bán hàng và nhà mẫu không để xảy ra tình trạng mất mát, hư hỏng đồ đạc trong sảnh bán hàng và nhà mẫu. Báo cáo kịp thời và lập biên bản và xử lý đền bù cho các trường hợp làm bể vỡ trang thiết bị tại văn phòng bán hàng và nhà mẫu.
- Giám sát các vị trí bảo vệ thực hiện công việc theo đúng chức năng nhiệm vụ và chủ động phối hợp với bảo vệ tăng cường công tác giám sát tại nhà mẫu và hoặc quản lý bãi xe, điều phối lưu thông tại khu văn phòng bán hàng khi cần thiết.
- Ghi chép lượng khách tham quan sảnh bán hàng, căn hộ mẫu và người phụ trách đưa khách tham quan, người làm việc với khách và báo cáo hàng ngày đến Cấp quản lý trực tiếp.
- Thực hiện kiểm tra công tác tắt đèn điện, điều hòa, cửa và các công tác PCCC sau giờ làm và bàn giao cho bảo vệ vào cuối ngày.
- Nhắc nhở các trường hợp gây ồn ào mất trật tự trong khu vực đón tiếp khách hàng, phối hợp với an ninh bảo vệ vòng ngoài xử lý các trường hợp khách hàng/nhân viên có hành vi không đúng mực.
Nghiệp vụ hành chính:
- Lập, trình ký và chuyển đến bộ phận liên quan các yêu cầu mua sắm, lập hồ sơ thanh toán dịch vụ, v.v...,
- Thực hiện các công tác chăm sóc khách hàng khác theo yêu cầu tùy từng thời điểm của Trưởng phòng.
- Quản lý hệ thống văn bản đi/đến. Quản lý lưu trữ hệ thống hồ sơ giấy tờ liên quan đến công tác hành chính sảnh theo đúng yêu cầu một cách khoa học
- Mở các đơn hàng mua VPP và nguyên vật liệu phục vụ khách và VTTH cho văn phòng bán hàng, theo dõi, quản lý việc sử dụng và cập nhật tình trạng nguyên vật liệu phục vụ công tác đón tiếp khách (trà, café, bánh kẹo, khăn lạnh, lót bọc giầy, ...) đảm bảo các nguyên vật liệu luôn trong trạng thái đầy đủ, sẵn sàng phục vụ khách hàng
- Lập báo cáo ngày, tuần, tháng, quý, năm và các báo cáo đột xuất theo yêu cầu.- Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của quản lý trực tiếp.
