A. Mô tả tổng quát
Chịu trách nhiệm chính trong công tác quản trị hỗ trợ Sale, quản trị hành chính tổng hợp, quản lý kế hoạch sản xuất kinh doanh, công tác nhân sự, quản lý doanh thu chi phí liên quan.
Chuyên viên quản trị hành chính hỗ trợ kinh doanh hỗ trợ Chánh văn phòng trong công tác điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Văn phòng Công ty, trực tiếp hỗ trợ các Phòng/Ban và Ban giám đốc Công ty.
B. Quyền hạn, trách nhiệm của vị trí công việc:
* Sale Admin (Trợ lý kinh doanh)
- Quản lý, giám sát kế hoạch thực hiện công việc của toàn bộ nhân viên kinh doanh.
- Quản trị hệ thống thông tin, soạn thảo văn bản, giấy tờ nội bộ liên quan đến hoạt động tại Phòng kinh doanh;
- Cập nhật số liệu bán hàng, kiểm tra tính xác thực của báo cáo bán hàng của nhân viên kinh doanh;
- Tổng hợp, phân tích số liệu và lập báo cáo doanh số bán hàng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm;
- Tính thưởng cho đội ngũ nhân viên kinh doanh, dự án và cộng tác viên kinh doanh.
- Quản lý danh sách khách hàng, tổ chức chăm sóc khách hàng.
- Phối hợp, thực hiện hồ sơ thầu.
- Tổ chức, sắp xếp hoạt động đào tạo NVKD;
- Tiếp nhận mọi thông tin phản hồi từ khách hàng/đại lý qua điện thoại, thực hiện việc check các thông tin, gửi báo cáo cho Giám đốc kinh doanh.
- Điều phối đặt hàng, giao hàng
* Administration (Quản trị hành chính)
-Quản lý kho, kiểm kê hàng hóa/quản lý xuất nhập hàng hóa trong kho.
- Quản lý hồ sơ nhân sự, và các công tác hành chính nhân sự
-Theo dõi chấm công nhân viên để cuối tháng gửi lãnh đạo tính lương.
-Quản lý, theo dõi về bảo hiểm xã hội cho nhân viên, đăng ký/ hủy bỏ đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên, theo dõi việc đóng bảo hiểm hàng tháng của công ty.
-Phụ trách các công việc liên quan tới hành chính, văn phòng (Quản lý thông tin nội bộ, soạn thảo văn bản giấy tờ, cập nhật nội quy quy chế, biểu mẫu)
-Thu chi quỹ công đoàn.
* Planning and contract (kế hoạch hợp đồng)
-Quản lý hợp đồng đầu ra/đầu vào của Công ty
- Quản lý/thực hiện các đơn hàng (PO) của Công ty
- Quản lý bán lẻ, khách hàng cá nhân (Sale Inside)
- Quản lý Pipeline đăng ký dự án đối với hãng, hỗ trợ thông tin với hãng
-Hỗ trợ làm hồ sơ thầu, thư ủy quyền, các thủ tục tham gia đấu thầu các dự án trong nước.
-Soạn thảo/ thương thảo hợp đồng đầu ra/đầu vào với khách hàng, phối hợp các phòng ban ra soát hợp đồng để tiến hành ký kết.
-Thực hiện kế hoạch marketing, tổ chức sự kiện của công ty, hãng.
* Logistic support (Hỗ trợ công tác Vận chuyển, xuất nhập khẩu)
-Theo dõi, hỗ trợ công tác xuất nhập hàng hóa, bàn giao hàng hóa, theo dõi tiến độ hàng hóa, và các công tác liên quan tới vận chuyển (Logistic)
-Chuẩn bị và bàn giao chứng từ đi kèm hàng hóa, xử lý các vấn đề liên quan đến giấy tờ hàng hóa.
-Nhập khẩu/xuất khẩu hàng hóa, làm thủ tục hải quan với một số mặt hàng.
- Liên hệ NCC in ấn, đôn đốc hoàn thành ấn phẩm marketing/ catalogue của công ty, hãng để in ấn.
