* Công tác Hành chính Tổng hợp (Được hướng dẫn cụ thể)
- Thực hiện soạn thảo các loại Hợp đồng thử việc, Hợp đồng lao động, công văn, quyết định, tờ trình, thông báo, hợp đồng dịch vụ liên quan...
- Thực hiện việc chấm công, theo dõi phép năm, nghỉ không lương/ nghỉ chế độ.
- Thực hiện việc tính lương toàn doanh nghiệp.
- Thực hiện công tác BHXH, BHYT, BHTN và các chế độ chính sách liên quan đến người lao động.
* Công tác xuất khẩu hàng hóa sang Úc
- Tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng trình Trưởng phòng xem xét, kiểm soát và chuyển Giám đốc cho ý kiến chỉ đạo.
- Triển khai công việc theo chỉ đạo của Giám đốc đến các phòng ban, Nhà máy sản xuất.
- Tính toán số lượng đơn hàng chất đầy cho 1 cont 20′ (thể tích có thể chất 26.5cm3) hoặc 1 cont 40′ (làm trong ngày).
- Làm đơn hàng, chuyển xuống Quản đốc Nhà máy sản xuất, trao đổi các thông tin liên quan đến đơn hàng, xác định mức độ đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng không? Thời gian giao hàng? (làm trong ngày).
- Trong trường hợp hàng hoá phải kiểm định, làm hồ sơ kiểm định hàng hoá chuyển cho cơ quan có thẩm quyền đăng kí kiểm định sản phẩm.
- Làm bộ chứng từ bao gồm hợp đồng, invoice, packing list... Chuyển bộ chứng từ cho khách hàng để khách hàng hoàn thành các thủ tục thanh toán.
- Liên hệ hãng tàu booking lịch tàu để cho hàng của mình đi đúng lịch mà mình mong muốn. Lịch tàu có thể do khách hàng chỉ định, hoặc có thể do mình book rồi trao đổi thống nhất với khách hàng.
- Làm thủ tục khai hải quan cho lô hàng theo đúng quy định của pháp luật.
- Kiểm tra việc xếp hàng hoá, đóng cont đúng theo quy định, theo hợp đồng và đảm bảo đúng quy định của pháp luật nước nhập khẩu và luật pháp quốc tế (chú trọng công tác an ninh, niêm phong...).
- Tiếp nhận Bill nháp từ hãng tàu, kiểm tra thông tin trên Bill đã khớp chưa, liên hệ hãng tàu phát hàng Bill gốc và tiếp nhận.
- Chuyển bị các chứng từ, hoá đơn, giấy tờ cần thiết để làm hồ sơ xin C/O.
- Khi có C/O gốc, Bill tàu gốc, kèm 3 bộ chứng từ gồm hợp đồng, invoice, packing list gửi phát nhanh cho khách hàng để khách hàng nhận hàng ở đầu bên kia.
- Chuyển hợp đống qua email bằng bản mềm yêu cầu khách hàng ký, đóng dấu đỏ chuyển lại cho mình bản tiếng Anh và tiếng Việt.
- Thực hiện các công việc khác liên quan đến công tác xuất nhập khẩu.
