1. MỤC ĐÍCH
- Hỗ trợ cho Trưởng ban quản lý để điều hành toàn bộ hoạt động và nhân sự làm việc tại Khu căn hộ Him Lam Chợ Lớn.
2. NHIỆM VỤ
- Chịu trách nhiệm tiếp nhận, giải đáp các thắc mắc của khách hàng trực tiếp và gián tiếp qua số điện thoại đường dây nóng của ban quản lý;
- Chịu trách nhiệm duyệt thông tin cư dân muốn tham gia vào diễn đàn cư dân (Fanpage); Chủ trì giải đáp và phản hồi thông tin các dịch vụ tại chung cư thông qua diễn đàn (trong phạm vi cho phép);
- Chịu trách nhiệm trực tiếp đi đăng ký, hủy định mức nước cho khách hàng theo đúng quy định;
- Chịu trách nhiệm kiểm tra các file theo dõi đề xuất, công việc kỹ thuật và ý kiến của cư dân trên hệ thống Google Drive;
- Chịu trách nhiệm lập các đề xuất thực hiện công việc, mua sắm tài sản, chấm công cho BQL và các bộ phận. Đề xuất văn phòng phẩm đúng thời hạn;
- Chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ thực hiện các đề xuất, gia hạn hợp đồng, các công việc định kỳ tháng, quý, năm (lịch tiếp dân BQT, phun xịt côn trùng, kiểm định nước, kiểm định hệ thống gas, hệ thống chống sét…);
- Chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, sắp xếp, phân loại và chuyển tiếp văn thư (BQL & BQT);
- Chịu trách nhiệm quản lý, đào tạo bộ phận lễ tân thực hiện công việc theo đúng quy trình;
- Chịu trách nhiệm trước Trưởng BQL đào tạo, hướng dẫn 02 nhân viên hành chính thực hiện đúng quy trình công việc đã được ban hành;
- Chịu trách nhiệm kiểm duyệt tất cả các báo cáo thu, chi cũng như các đề xuất từ 02 nhân viên hành chính trước khi chuyển Trưởng BQL ký;
- Chịu trách nhiệm lập các thông báo khi có yêu cầu của Trưởng BQL chung cư, triển khai dán các thông báo niêm yết tại các bảng thông tin hoặc thang máy các Block tronh chung cư và đăng tải lên diễn đàn của BQL, trang web dự án;
- Chịu trách nhiệm giám sát công việc thực hiện hàng ngày của các tổ chuyên môn (bảo trì, vệ sinh, hồ bơi, cây xanh, bảo vệ và đơn vị giữ xe); Tổ chức họp nội bộ với từng dịch vụ định kỳ hàng tuần;
- Chịu trách nhiệm, kiểm tra giám sát bộ phận kỹ thuật checklist hàng ngày, phối hợp bộ phận kỹ thuật xử lý kịp thời các hư hỏng, sự cố phát sinh trong ngày tại các khu vực công cộng. Hỗ trợ khách hàng sửa chữa (nếu có);
- Chịu trách nhiệm hướng dẫn và chấn chỉnh tác phong, thái độ và giao tiếp của nhân viên làm việc tại KCH;
- Chịu trách nhiệm chất lượng phục vụ tốt cho cư dân, nâng cao công tác quản lý ngày một chuyên nghiệp. Gia tăng thương hiệu và uy tín của công ty đối với khách hàng;
- Chịu trách nhiệm giám sát hoạt động của các đơn vị liên kết, nhà thầu đang trong thời gian thi công và làm việc tại Khu căn hộ;
- Chịu trách nhiệm giám sát công tác thu phí dịch vụ chung cư và khách thuê thương mại thanh toán đầy đủ và đúng thời gian qui định;
- Có trách nhiệm phối hợp cùng Trưởng BQL giải quyết dứt điểm các công việc phát sinh hàng ngày tại KCH;
- Có trách nhiệm phối hợp cùng Trưởng BQL triển khai các công việc của Ban Quản trị thông báo qua tin nhắn, viber, email đến các thành viên BQT khác. Tham gia họp giao ban BQT và tiếp cư dân định kỳ hàng tháng cùng BQT;
- Phối hợp cùng Trưởng BQL xây dựng và duy trì mối quan hệ, tương tác tốt nhất với cư dân, Ban quản trị, đối tác, đơn vị cung cấp dịch vụ và chính quyền địa phương theo đúng chủ trương và mục tiêu của công ty đề ra;
- Phối hợp cùng Trưởng BQL xây dựng hệ thống quy trình trong công tác quản lý vận hành tòa nhà, các biểu mẫu, nội quy, quy định có liên quan từng dịch vụ. Tham mưu đề xuất phương án quản lý vận hành KCH để hiệu quả nhất;
- Phối hợp cùng Trưởng BQL thay nhau trực tiếp cư dân hàng tháng cùng BQT chung cư;
- Tuân thủ quy định của công ty về việc lập kế hoạch công việc; kiểm tra đánh giá quá trình và kết quả thực hiện công việc của nhân viên theo đúng quy định đảm bảo đánh giá chính xác, minh bạch;
- Phối hợp với Ban quản trị, cấp quản lý trực tiếp và các bộ phận chuyên môn trong việc cung cấp thông tin và giải đáp thắc mắc của khách hàng;
- Góp ý xây dựng bổ sung bảng mô tả công việc cho từng bộ phận cũng như sắp xếp, bố trí, phân công nhiệm vụ phù hợp để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực;
- Đề nghị các đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài (giữ xe, bảo vệ, vệ sinh) đào tạo định kỳ nhân sự đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc;
- Tổ chức bảo quản, lưu trữ, bảo mật các số liệu và các tài liệu theo quy định của công ty;
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng BQL & GĐ DVQLBĐS.
3. QUYỀN HẠN
- Đánh giá trình độ năng lực và kết quả làm việc nhân viên theo định kỳ hoặc đột xuất;
- Đề xuất lương và các chế độ khác cho nhân viên phụ trách;
- Đề xuất những ý kiến đóng góp nhằm nâng cao chất lượng quản lý tại KCH;
- Giám sát hoạt động của tất cả nhân viên các đơn vị liên kết cung cấp dịch vụ tại KCH.
