1- Phạm vi công việc quản lý, điều hành:
Địa bàn: dự án từ miền Trung trở vào
Quản lý điều hành các dự án mà công ty triển khai, gồm giao nhân vận chuyển đa phương thức hàng siêu trường, siêu trọng.
Địa điểm làm việc là tại các công trường dự án
2- Địa điểm làm việc:
Làm việc tại văn phòng: có thể chọn giữa 3 nơi
- Văn phòng chi nhánh tại Tp Hồ Chí Minh
- Văn phòng chính Công ty tại Nha Trang
- Văn phòng chi nhánh tại Tp Hải Phòng
3- CÔNG VIỆC PHỤ TRÁCH, TRÁCH NHIỆM:
Phụ trách, quản lý toàn bộ một dự án cụ thể của Công ty nhằm để dự án vận hành liên tục, an toàn và hiệu quả, kiểm soát được.
4- NHIỆM VỤ CỤ THỂ:
Công việc hàng ngày
1 Họp nội bộ: Tổ chức họp đầu mỗi ngày là một công việc và yêu cầu bắt buộc của một người quản lý dự án (Project Manager). Mục đích:
- Cập nhật những nội dung cần báo cáo với lãnh đạo Công ty và các đề xuất về nội dung cần bổ sung, điều chỉnh hoặc xóa bỏ do không phù hợp.
- Nghe báo cáo của các bộ phận trực thuộc, cá nhân thừa hành được phân công về kết quả công việc của ngày hôm trước, bao gồm các bộ phận: vận hành, giao nhận, kỹ thuật, khảo sát, an toàn, hậu cần, kế toán;
- Đánh giá những nội dung mà các bộ phận, cá nhân báo cáo, đề xuất để có giải pháp và quyết định kịp thời
- Nắm bắt những nội dung cần thảo luận và đưa ra quyết định cần thiết cho các bộ phận, cá nhân.
- Nắm bắt những sự việc, những tình huống phát sinh, những nội dung mới cần cập nhật.
- Cuộc họp có thể tiến hành vào giờ cố định hoặc tùy chọn thích hợp theo diễn biến của dự án. Họp tập trung tại chỗ hoặc họp online.
2 Làm việc với bên ngoài:
- Thay mặt Công ty đã được phân công để làm việc với khách hàng, đối tác, chủ đầu tư, nhà cung cấp, các cơ quan quản lý nhà nước về những vấn đề liên quan trong phạm vi được ủy quyền.
- Làm việc với bên ngoài thông qua gặp gỡ trực tiếp, qua điện thoại, email hoặc các phương thức liên lạc khác.
3 Kiểm soát chương trình, trạng thái của dự án hàng ngày:
- Nhằm nắm rõ dự án đang vận hành đến đâu, có bình thường không, có thuận lợi không hay gặp trở ngại, các khó khăn đang đối mặt hoặc phải tạm dừng. Nắm bắt nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan.
- Nắm bắt những hạn chế trong quá trình thực hiện do chủ quan để có hướng và giải pháp điều chỉnh phù hợp hoặc báo cáo lãnh đạo Công ty.
4 Quản lý rủi ro:
Mỗi một cuộc họp hàng ngày, quản lý dự án bắt buộc phải nắm chặt và kiểm soát được rủi ro, bao gồm rủi ro đã xảy ra, rủi ro có thể xảy ra và rủi ro tiềm tàng; Thông tin và truyền đạt cho từng bộ phận, bộ phận quản lý giám sát rủi ro an toàn, cá nhân để bổ sung, sửa đổi, điều chỉnh phù hợp; cập nhật vào quy trình quản lý, sổ tay danh mục kiểm soát để ngăn ngừa rủi ro trong tương lai. Bao gồm:
- Rủi ro do điều kiện địa lý, khí hậu, thời tiết;
- Rủi ro trong việc tính toán, kiểm soát doanh thu, chi phí, điều kiện giao nhận, điều kiện thanh toán.
- Rủi ro do phương án của khách hàng, chủ đầu tư đưa ra không hợp lý;
- Rủi ro trong việc đánh giá phương án kỹ thuật và vận hành phương tiện, thiết bị;
- Rủi ro về phương tiện, thiết bị;
- Rủi ro về con người đang làm việc tại công trường dự án;
- Rủi ro về hàng hóa của khách hàng;
5 Email:
- Gửi email cho các cá nhân lãnh đạo Công ty các nội dung và chủ đề liên quan để nhận được chỉ đạo.
- Ngoài việc họp hàng ngày, Quản lý dự án còn phải tổng hợp và gửi email các nội dung cần truyền đạt, quyết định cho các bộ phận, cá nhân thi hành, để từng bộ phận có căn cứ thực hiện, đưa ra các khẩu lệnh, quyết định cần thiết cho nhân viên đang làm việc trực tiếp (đối với những cá nhân không dùng máy tính hoặc không được cấp email);
Công việc hàng tuần:
6 Kiểm soát ngân sách và chi phí dự án
Bảo đảm ngân sách dự toán của dự án được kiểm soát. Công tác kế toán phải được cập nhật phản ảnh kịp thời. Có những dự án mà công việc phát sinh liên tục hàng ngày thì phải được xem xét, cân đối phù hợp giữa phát sinh ngày, phát sinh tuần và tháng.
7 Tổng hợp và gửi báo cáo cho những người liên quan
- Kết quả hoạt động trong tuần
- Công việc tuần tới
- Đề xuất và kiến nghị
Công việc hàng tháng:
8 Tổng hợp đánh giá dự án với cấp lãnh đạo
Nhận chỉ đạo từ cấp lãnh đạo để điều chỉnh phù hợp cho hoạt động điều hành tháng tiếp theo, phân bổ nguồn lực phù hợp cho kế hoạch tuần, ngày của tháng tiếp theo.
Tùy thuộc vào tổ chức, quy mô, tính chất, đặc thù, tiến độ của dự án đang quản lý mà công việc này cho phù hợp mỗi tháng.
9 Khen thưởng, động viên nhân viên đang phục vụ dự án
Nhằm khen thưởng, động viên kịp thời đội ngũ nhân viên một khi họ hoàn thành tốt công việc, nhằm khuyến khích tập thể cá nhân làm tốt hơn nữa.
10 Cập nhật bài học kinh nghiệm
Trên cơ sở dự án đang thực hiện, người quản lý dự án cần phải có một dữ liệu thực tế để làm tài liệu học tập và dữ liệu cho Công ty trong quản lý hoạt động dự án tương tự hoặc một dự án khác trong tương lai, bao gồm:
- Thế mạnh, lợi thế;
- Những vấn đề còn tồn tại, thiếu, kém;
- Chính sách lương, thưởng, phúc lợi của Công ty
- Tính chất, mức độ, phạm vi dự án;
- Điều kiện làm việc phục vụ dự án
- Rủi ro;
- Nguồn lực: bao gồm cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiên, nguồn nhân lực, ngân sách, chế độ chính sách của Nhà nước
- Những khó khăn hiện hữu, tiềm tàng nội bộ và từ bên ngoài;
