Senior Human Resources Executive

* Recruitment/Tuyển dụng (60%)

- Work with Agency for sign contract and extend contract, payment and VAT invoice/Làm việc với các đối tác tuyển dụng về việc ký hợp đồng dịch vụ mới/gia hạn sử dụng dịch vụ, thanh toán và xuất hóa đơn

- Contact Universities to recruit potential students, propose and implement Job Fair to find candidates sources actively/Liên lạc với các trường đại học để tuyển dụng các sinh viên có tiềm năng, đề xuất và thực thi hội chợ việc làm để chủ động tìm kiếm nguồn ứng viên

- Work closely with Recruitment team to organize recruitment day at Elite Fitness in order to recruit potential & qualified candidates and introduce Elite for everyone/Phối hợp với team tuyển dụng để tổ chức các ngày hội tuyển dụng tại các khu vực Elite Fitness để tuyển dụng được nguồn ứng viên dồi dào, chất lượng và đồng thời giới thiệu thương hiệu Elite đến mọi người

- Search to find suitable recruitment channels to propose to Manager before posting recruitment advert/Tìm kiếm các kênh tuyển dụng hiệu quả, hợp lý về giá cả để xin cấp trên phê duyệt trước khi đăng tuyển

- Post all jobs in recruitment websites/Đăng tuyển trên các website tuyển dụng đã được duyệt

- Manage and be responsible for recruitment at HCM, from office to Club, … from staff to manager: collect, screening & scanning CVs, interview and follow up with Manager to recruit suitable candidates, make sure headcount is fulfilled timely according to Elite’s recruitment process/Quản lý và phụ trách việc tuyển dụng cho tất cả các vị trí tại khu vực HCM, từ khối văn phòng cho đến khối câu lạc bộ, …. từ cấp nhân viên cho đến cấp quản lý: xem xét hồ sơ, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn và phối hợp với Trưởng bộ phận trong việc tuyển dụng ứng viên, đảm bảo việc tuyển dụng đủ số lượng theo đúng quy trình tuyển dụng của Elite

- Send offer letter for staffs who pass the interview. Send thank you letter to unsuccessful candidates who attend interviews/Gửi thư mời nhận việc cho các ứng viên được tuyển dụng. Gửi thư cảm ơn cho các ứng viên đã tham gia phỏng vấn nhưng không được tuyển dụng

- Propose for new staff recruitment, make sure all the proposal will have the approval/Trình ký các đệ trình tuyển dụng nhân viên mới, đảm bảo các đệ trình đều được ký duyệt đầy đủ

- Welcome the new staff/Tiếp nhận nhân sự mới

- Send email welcome new staff to related department/Thông báo email tiếp nhận nhân viên mới đến các bộ phận có liên quan

- Prepare computer, seating, stationery for office staff/Chuẩn bị máy tính, chỗ ngồi, văn phòng phẩm cho khối văn phòng

- Welcome new staff, check their personal documents according to new recruit check-list/Tiến hành tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ nhân viên theo danh mục quy định

- Exchange the information to new staff, guide them to fill out the form on the first onboard date/Phổ biến các thông tin cho nhân viên, hướng dẫn ghi các mẫu form khi nhận việc

- Upload full information of new staff (follow deadline) to HR software/Upload đầy đủ hồ sơ nhân viên mới (đảm bảo đúng, đủ, kịp thời) lên phần mềm nhân sự

- Save profile staff according to club, department/Lưu trữ hồ sơ nhân viên đầy đủ, khoa học, dễ dàng tìm kiếm

- Follow up with HR status at managed clubs. Timely report to HRM if there is any serious issue/Nắm tình hình nhân sự tại các cơ sở, kịp thời báo cáo tình hình nhân sự, các vấn đề nhân sự nghiêm trọng cho Trưởng phòng Nhân sự

* HR Services/Dịch vụ nhân sự (20%)

- Register bank account for staff, make sure the staff will have bank account before salary payment/Đăng ký tài khoản trả cho nhân viên, đảm bảo có đầy đủ cả tài khoản khi đến kỳ trả lương

- Work closely with C&B team to make sure compensation & benefit for staff/Làm việc chặt chẽ với C&B để đảm bảo các chế độ phúc lợi cho nhân viên

- Update HR Manager if there is any news on regulations for visa, Work Permit and Temporary resident card for expat/Cập nhật với Trưởng phòng nhân sự về các quy định mới về thị thực, giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho người nước ngoài

* Check timesheet monthly/Chấm công hàng tháng (10%)

- Check timesheet for clubs/Kiểm tra, chấm công do các CLB thuộc quyền phụ trách

* Report/Báo cáo (5%)

- Weekly HR report and the other report when HRM and BOD request/Báo cáo nhân sự hàng tuần và các báo cáo phát sinh khi có yêu cầu

* The other tasks as HR Manager request/Các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng bộ phận (5%)

- Work closely with Group HR about year-end party for staff in HCM/Phối hợp với Nhân sự Tập đoàn tổ chức tiệc tất niên cho tất cả nhân viên tại khu vực HCM

- Support team to complete and solve all tasks as timeline/Hỗ trợ công việc của team để hoàn thành và giải quyết được tất cả các công việc theo đúng thời hạn

- Years of experience in professional field/Số năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn: 3-5 years/3-5 năm

- Education requirements/Yêu cầu về bằng cấp/chứng chỉ: Bachelor preferably Business Administration, Economics, Foreign languages, Law, Human resources/ Đại học ưu tiên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Ngoại ngữ, Luật, Quản trị nhân lực

- Languages requirements/Yêu cầu khả năng ngoại ngữ: Fluent English (4 skills)/ Tiếng Anh tốt (4 kỹ năng)

- Good experience and good skills in social media recruitment activities (like Facebook, Linkedin, ect)/Có kinh nghiệm và kỹ năng tốt về các hoạt động tuyển dụng mạng xã hội (như Facebook, Linkedin…)

- Have good working network in talent acquisition, good experience in massive recruitment, conducting job fairs, career recruitment day, ect/ Có mạng lưới tốt trong việc thu hút nhân tài, kinh nghiệm tốt trong các đợt tuyển dụng lớn, thực hiện các hội chợ việc làm, ngày tuyển dụng nghề nghiệp…

- Soft skills requirements/Các kỹ năng mềm khác:

- Good partnering skills/Kỹ năng sử dụng mối quan hệ

- Ability to work in team and independently/Có khả năng làm việc nhóm và độc lập

- Problem solving skill/Kỹ năng giải quyết vấn đề

- Good communication skill/Kỹ năng giao tiếp tốt

- Time management skill/Kỹ năng quản lý thời gian

- Tasks arrangement skill/Kỹ năng sắp xếp công việc

* Other requirements, if any/Các yêu cầu khác (nếu có):

- Professional Knowledge of Labor Law, Social Insurance Law, Personal Income Tax Law, Trade Union Law/Có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ như: Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật thuế thu nhập cá nhân, Luật Công đoàn

- Knowledge of labor relation issues/Kiến thức về giải quyết quan hệ lao động

- Customer service, hospitality industry/Hiểu biết về ngành dịch vụ

- Software application: Word, Excel /Kỹ năng máy tính: Word, excel

- Design presentation with Power Point tool/Kỹ năng thiết kế trình chiếu trên Power Point

- HR management, Fitness management software/Kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, quản lý fitness

- Transparence, honesty and Intergrity/Khách quan, trung thực, liêm khiết

- Good sense of people/Có cảm nhận về con người tốt

- Customer focus attitude/Có tinh thần phục vụ

- Outgoing, friendly/Cởi mở, thân thiện

- Ability to work well under pressure/Chịu được áp lực cao trong công việc