- Tiếp nhận, ghi nhận các cuộc điện thoại đến của khách hàng có liên quan đến dịch vụ kỹ thuật sau đó chuyển đến người phụ trách kỹ thuật liên quan.
- Trực tiếp thực hiện tất cả các thủ tục hành chính hỗ trợ cho hoạt động dịch vụ kỹ thuật của bộ phận:
· Soạn thảo, quản lý, lưu trữ các hồ sơ, giấy tờ, catalogue của Phòng dịch vụ kỹ thuật bao gồm cả hồ sơ, danh sách khách hàng.
· Dịch thuật, biên soạn các tài liệu kỹ thuật phục vụ cho công việc của Phòng dịch vụ kỹ thuật, phiên dịch trong các buổi training, hội thảo chuyên đề do các chuyên gia nước ngoài thực hiện, thư ký cho các cuộc họp phòng.
· Hỗ trợ Trưởng Phòng theo dõi, giám sát, báo cáo việc tuân thủ các nội quy, quy chế, quy định của công ty của toàn thể nhân viên trong phòng.
· Thực hiện các công việc hành chính khác của Phòng dịch vụ kỹ thuật.
- Chăm sóc khách hàng, xúc tiến và cung cấp dịch vụ kỹ thuật:
· Ghi nhận, thu thập ý kiến phản hồi của khách hàng về các dịch vụ của công ty (lắp đặt, bảo hành, bảo trì, sửa chữa) để chuyển cho những người có liên quan xử lý;
· Phối hợp với các Giám sát kỹ thuật / Tổ trưởng bảo trì giải quyết các khiếu nại (nếu có) và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn theo đúng các quy trình đã ban hành;
· Thiết lập và duy trì mối quan hệ rộng rãi, thân thiết với khách hàng. Thực hiện việc thăm dò ý kiến của khách hàng theo định kỳ (3 tháng/lần).
· Thực hiện việc chào giá và xúc tiến ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ kỹ thuật;
· Phối hợp tốt với Giám sát kỹ thuật / Tổ trưởng dịch vụ trong việc triển khai các kế hoạch chăm sóc khách hàng, lịch bảo trì cũng như các hợp đồng, đơn hàng cung cấp dịch vụ kỹ thuật đã được ký kết;
- Giám sát, theo dõi xử lý từng hợp đồng, khách hàng về bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa.
- Phối hợp với các bộ phận khác để hoàn thành các công việc được giao:
· Phối hợp với bộ phận mua hàng để thực hiện việc sản xuất, mua hàng, giao hàng vật tư, thiết bị nhằm đáp ứng nhu cầu của bộ phận và yêu cầu của khách hàng.
· Phối hợp với bộ phận kế toán để thực hiện việc thanh toán, thu hồi công nợ khách hàng theo yêu cầu của bộ phận.
- Tổng hơp và thực hiện các báo cáo chung của bộ phận theo từng ngày, tuần, tháng, quý, năm.
· Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng dịch vụ kỹ thuật / Giám đốc điều hành giao.