Quản lý hồ sơ:
- Soạn thảo các văn bản ngoại giao (gửi Khách hàng, đối tác do GD.QLXD định hướng), ko soạn thảo các văn bản chuyên môn thuộc phòng/ban phụ trách theo CNNV, tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu, hồ sơ trình ký từ các đơn vị thuộc thẩm quyền của Quản lý trực tiếp giải quyết;
- Kiểm tra, soát xét tính trung thực, hợp lý của hồ sơ từ các đơn vị trước khi trình Quản lý trực tiếp;
- Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị để bổ sung, thay thế, hiệu chỉnh hồ sơ và triển khai thực hiện quản lý, hỗ trợ phát hành và lưu trữ hồ sơ theo qui định của Công ty.
Triển khai chỉ đạo:
- Truyền đạt các thông báo, chỉ thị đến các đơn vị, cá nhân liên quan;
- Tiếp nhận chỉ đạo từ Quản lý trực tiếp;
- Theo dõi, đôn đốc thực hiện và báo cáo kịp thời kết quả thực hiện cho Quản lý trực tiếp đúng kế hoạch đề ra;
- Đề xuất phương án xử lý các vướng mắc/phát sinh của các đơn vị, cá nhân.
Tổng hợp báo cáo:
- Tổng hợp báo cáo của các đơn vị, có ý kiến nhận xét/hiệu chỉnh trước khi trình Quản lý trực tiếp phê duyệt;
- Theo dõi quá trình thực hiện của các đơn vị theo chỉ thị của Quản lý trực tiếp và báo cáo sau khi hoàn thành nhiệm vụ;
- Tổng hợp và gửi báo cáo tổng hợp kết quả công việc định kỳ, đột xuất của P.QLXD theo qui định của Công ty.
Hành chính:
- Quản lý và lưu trữ công văn, văn bản, tài liệu phát sinh hằng ngày tại P.QLXD, riêng những hồ sơ chuyên môn đặc thù sẽ hỗ trợ phối hợp chuyên viên các Phòng lưu trữ (Ví dụ: bản vẽ, HSNT,…)
- Ghi nhận nội dung cuộc họp (khi có yêu cầu), giám sát việc thực hiện chỉ đạo của các đơn vị, cá nhân liên quan và báo cáo kết quả thực hiện trình Quản lý trực tiếp;
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của GDXD và thông báo/mời các bên liên quan tham dự/phối hợp;
- Hỗ trợ (đóng dấu, scan, photo…) phát hành tài liệu, biểu mẫu liên quan, hỗ trợ các công việc hàng ngày của nhân sự P.QLXD tại văn phòng.
Phối hợp với các bộ phận thực hiện chức năng nhiệm vụ:
- Hỗ trợ (trong khả năng) khi các đơn vị thuộc P.QLXD đề nghị để cùng thực hiện, hoàn thành các nhiệm vụ hàng ngày.
- Phối hợp với các đơn vị trong việc cung cấp thông tin liên quan đến công việc của P.QLXD và các công việc khác do Quản lý trực tiếp giao.
- Tham gia xây dựng hệ thống tài liệu nội bộ (Quy trình/quy chế/quy định...) theo chỉ đạo của Quản lý trực tiếp;
Thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác do Quản lý trực tiếp yêu cầu
- Hỗ trợ nhân sự mới của Khối hòa nhập văn hóa công ty;
- Đánh giá kết quả thực hiện và báo cáo đầy đủ, chính xác bằng văn bản cho Quản lý trực tiếp.
- Nhận các nhiệm vụ, chỉ đạo khác từ Quản lý trực tiếp và triển khai thực hiện các nhiệm vụ, chỉ đạo này;
