- Thực hiện các công việc theo sự phân công trực tiếp của GĐVH và chủ trương của Ban Giám đốc bao gồm nhưng không giới hạn các khía cạnh: (i) Quản lý hồ sơ và danh mục hồ sơ; (ii) Quản lý danh mục đối tác, khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan ban ngành; (iii) Quản lý lịch làm việc và công tác của Lãnh đạo; (iv) Quản lý thông tin tài sản, công cụ dụng cụ văn phòng và các nguồn tài nguyên khác; (v) Chuẩn bị các tài liệu họp, tài liệu làm việc và các báo cáo theo yêu cầu và các công việc/nhiệm vụ khác.
- Hỗ trợ GĐVH xây dựng, phê duyệt lịch phân công ca làm việc của thuyền viên và nhân viên bến; tập hợp giấy nghỉ phép và xác nhận chấm công ca cho thuyền viên, nhân viên bến, nhân sự vận hành trực tiếp;
- Hỗ trợ GĐVH rà soát, theo dõi, cập nhật thời hạn, tiến độ thực hiện nội dung các hợp đồng, văn bản, chứng từ, số liệu,… để lập báo cáo đề xuất kịp thời và báo cáo định kỳ 1 lần/tháng về doanh thu, chi phí vận hành trực tiếp (kể cả theo dõi doanh thu, công nợ, theo dõi hợp đồng, chi phí tàu, chi phí bến, nhiên liệu, điện, nước, bảo hiểm, bảo trì, bảo dưỡng, bảo vệ, vệ sinh, cây xanh,…) liên quan đến hoạt động vận hành và khai thác kinh doanh sản phẩm dịch vụ của Công ty;
- Sắp xếp lịch làm việc, chuẩn bị trước nội dung tài liệu làm việc, tham gia buổi làm việc, tổ chức họp và lập biên bản ghi nhận nội dung, diễn biến buổi làm việc để báo cáo cho GĐVH, Ban Giám đốc và phát hành thông báo nội dung kết luận buổi làm việc.
- Tổ chức họp mặt theo từng nhóm của bộ phận vận hành trực tiếp (1 lần/Quý) để GĐVH tuyên dương, khen thưởng cho các cá nhân, tập thể có nỗ lực làm việc tích cực đem lại lợi ích cho xã hội và doanh nghiệp.
- Sắp xếp lịch làm việc, tham gia cùng đoàn đi kiểm toàn bộ khu vực bến và phương tiện (ít nhất 1 bến và tàu/1 lần/tuần) để kiểm tra lập biên bản ghi nhận ý kiến các nhân sự có liên quan về tình trạng chung của bến và phương tiện như vệ sinh, cây xanh cảnh quan, hình ảnh, tác phong phục vụ của nhân viên bến, nhân viên tàu, nhân viên bảo vệ, tình trạng trang thiết bị, công cụ dụng cụ, hoạt động vận hành để báo cáo đề xuất đưa ra kiến nghị giải quyết và cải tiến cho GĐVH.
- Hỗ trợ GĐVH quản lý & giám sát chất lượng dịch vụ của các đơn vị cung cấp dịch vụ cho hoạt động vận hành bến và phương tiện.
- Lập danh mục công việc cần làm hàng tuần (ToDoList) của Thư ký để báo cáo đề xuất kịp thời, cập nhật kết quả 1 lần/tuần cho GĐVH và Ban Giám đôc; Hỗ trợ về hành chánh, mẫu biểu cho cho bộ phận vận hành lập, báo cáo ToDoList và theo dõi, thông báo, đôn đốc cập nhật, báo cáo tiến độ thực hiện công việc ToDoList của GĐVH và các bộ phận (như đội tàu, đội quản lý bến, nhân sự vận hành, đội bảo trì, bảo vệ, cây xanh, vệ sinh,…) do Giám đốc Vận hành và Ban Giám đốc phân công nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao chất lượng hình ảnh Saigon Waterbus và sản phẩm dịch vận chuyển hành khách bằng đường thủy và du lịch đường thủy.
- Chịu trách nhiệm, phụ trách các giấy tờ liên quan thủ tục hành chính, chứng từ pháp lý; tiếp nhận, theo dõi, lưu trữ, giao nhận báo cáo, chứng từ, chuyển phát EMS và xử lý thông tin, soạn thảo, biên tập các văn bản, thông báo, hợp đồng, nghị quyết, tờ trình, quyết định,… liên quan đến hoạt động vận hành khai thác kinh doanh, báo cáo đề xuất kịp thời và báo cáo định kỳ 1 lần/tuần nhằm phục vụ công tác quản trị nội bộ Công ty và đối ngoại (cơ quan ban ngành, đối tác, khách hàng,..) theo yêu cầu của GĐVH; hỗ trợ về mặt hành chánh cho các nhân sự thuộc nhóm vận hành trực tiếp.
- Trực điện thoại hotline của GĐVH, chủ động tiếp nhận thông tin, thái độ phản hồi, các yêu cầu của đối tác, khách hàng hiện tại và đối tác, khách hàng tiềm năng để tập hợp thông tin báo cáo GĐVH có phương án hỗ trợ phù hợp nhằm duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác, khách hàng hiện tại và tìm kiếm thêm cơ hội phát triển thêm đối tác, khách hàng mới; Trong thời gian GĐVH vắng mặt, thay mặt GĐVH tiếp nhận thông tin và báo cáo kịp thời cho GĐVH và Ban Giám đốc; liên hệ và làm việc trực tiếp với đối tác, khách hàng dưới sự điều động hoặc ủy quyền của GĐVH.
- Hệ thống lại các ý tưởng của GĐVH lên thành slide, bài viết, tài liệu nghiên cứu giúp cho việc quản trị hoạt động của GĐVH được chính xác, khoa học.
- Truyền đạt thông tin của GĐVH đến các bộ phận và ghi nhận thông tin phản hồi từ các bộ phận đến GĐVH.
- Quản lý khu vực văn phòng Công ty, đảm bảo sạch sẽ, gọn gàng.Các công việc khác theo sự chỉ đạo của Giám đốc Vận hành và Ban Giám Đốc.
