Thư ký Hành chính
• Sắp xếp việc đi lại và ăn ở khi nhân viên có yêu cầu đi công tác.
• Theo dõi tồn kho văn phòng phẩm và đặt hàng khi cần thiết
• Kiểm soát giờ giấc làm việc, công việc hàng ngày của toàn thể nhân viên công ty và báo cáo cho BGĐ.
• Giải đáp thắc mắc của nhân viên.
• Chuẩn bị các báo cáo thường xuyên về chi phí và ngân sách văn phòng, thủ tục sổ sách kế toán
• Duy trì và cập nhật, lưu trữ dữ liệu của công ty (nhân sự, tài chính, dữ liệu khác, ...)
• Duy trì lịch công ty và sắp xếp các cuộc hẹn, lên lịch các sự kiện, đặt phòng họp theo yêu cầu.
• Quản lý các cuộc gọi đến công ty và lưu trữ thư từ
• Chuẩn bị báo cáo và thuyết trình với dữ liệu thống kê, theo sự phân công
• Điều phối các hoạt động của văn phòng để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ các chính sách của công ty.
• Cập nhật chính sách văn phòng khi cần.
• Các công việc khác do BGĐ yêu cầu.
Thư ký dự án
• Chuẩn bị, gửi và nhận tài liệu bản mềm hoặc bản cứng cho các khách hàng của công ty và cho các dự án (ví dụ: Hợp đồng, yêu cầu thanh toán, hóa đơn, các tài liệu liên quan, thư từ, bản vẽ kỹ thuật, ……)
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ mời thầu
• Quản lý, rà soát, tổng hợp, cập nhật chi phí phát sinh trong quá trình thi công dự án trình BGĐ phê duyệt.
• Cung cấp hỗ trợ đầy đủ về mặt thông tin cho nhóm dự án và quản trị các bộ phận để đảm bảo hoạt động của bộ phận được vận hành trôi chảy.
• Sắp xếp, quản lý và lưu trữ các hồ sơ liên quan và toàn bộ tài liệu của từng dự án và dữ liệu khách hàng liên quan.
• Tham gia giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng qua email và/hoặc tham dự các cuộc họp nếu cần.
• Sắp xếp hồ sơ của Kỹ sư và hỗ trợ các hoạt động di chuyển của họ.
• Phối hợp với bộ phận mua hàng, kỹ thuật theo dõi tiến độ thực hiện công việc và tiến độ thi công tại công trường.
• Cập nhật báo cáo tiến độ các hoạt động tại công trường cho BGĐ, lập hồ sơ kỹ thuật, biên bản họp, các văn bản đăng ký, nghiệm thu, bàn giao cho từng dự án.
• Các công việc khác do BGĐ yêu cầu
