Mô tả công việc
- Thực hiện công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ hoàn công: tiếp nhận hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ hoàn công của các đơn vị thi công/Tư vấn; kiểm tra các thủ tục của các hồ sơ theo quy định về danh mục, số lượng trang trên hồ sơ, tính pháp lý, chữ ký...; hoàn thiện hồ sơ, kiểm soát các chứng từ kèm theo đáp ứng các yêu cầu theo quy định mới trình ký; lưu trữ, phân loại, chuyển nhà thầu và các bộ phận liên quan sau khi hoàn tất;
- Quản lý hồ sơ thanh/quyết toán: tiếp nhận hồ sơ thanh/quyết toán của nhà cung cấp, nhà thầu, tư vấn theo HĐ và tiến độ; kiểm tra, yêu cầu chỉnh sửa và trình GĐ Ban QLDA ký duyệt; nhận/theo dõi phản hồi của Phòng Kế toán (nếu có) và yêu cầu nhà thầu thực hiện; sau khi hoàn tất thanh toán, lưu trữ hồ sơ thanh/quyết toán tại Ban QLDA; lập báo cáo theo dõi HĐ gửi GĐ/PGĐ Ban QLDA định kỳ;
- Chấm công, thực hiện các công việc hành chính hằng ngày, lưu trữ hồ sơ nhân sự, thực hiện các thủ tục tiếp nhận nhân sự( hợp đồng thử việc, lao động, quyết định chấm dứt lao động..)
- Thực hiện công tác quản lý, lưu trữ toàn bộ các công văn đi, công văn đến: nhập số CV đến ghi vào sổ theo dõi, cho số CV đi ghi vào sổ; lưu trữ, chuyển đi/ đến các bộ phận, đơn vị/cá nhân có liên quan… theo dõi kết quả xử lý và có ý kiến; lưu hồ sơ trên bản mềm, bản cứng và thực hiện truy xuất khi cần thiết;
- Sắp xếp, theo dõi lịch họp của BQLDA, ghi biên bản họp và chuyển đến các đơn vị/cá nhân có liên quan;
- Các công việc định kỳ : thực hiện công tác chấm công hàng tháng và báo cáo về Công ty; đề xuất, tạm ứng tiền quỹ tạm ứng hàng tháng từ Công ty và thanh toán các chi phí phát sinh cũng như các chi phí: điện, điện thoại, internet, chuyển phát nhanh…tại BQLDA lập phiếu thanh toán nội bộ + gửi kèm hồ sơ theo quy định về Phòng Kế toán Công ty để hoàn ứng; công tác photo, in ấn theo yêu cầu; soạn và gửi Hồ sơ liên quan về Công ty khi có yêu cầu; đề xuất văn phòng phẩm và trang thiết bị cho BQLDA và nhân viên mới; cập nhật các biểu mẫu và hướng dẫn sử dụng về hành chính nhân sự cho nhân viên mới; theo dõi và hổ trợ việc cúng hàng tháng hoặc cúng theo chỉ đạo tại BQLDA; quản lý và hướng dẫn nhân viên tạp vụ tại BQLDA;
- Thực hiện công tác quản lý, lưu trữ toàn bộ hồ sơ năng lực, hồ sơ Thiết kế, hồ sơ Thẩm định/Thẩm tra: tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và chuyển hồ sơ năng lực, Hồ sơ thiết kế, hồ sơ Thẩm định/Thẩm tra đến các bộ phận, đơn vị có liên quan; kiểm tra tính pháp lý của Hồ sơ năng lực có phù hợp quy định;
- Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác theo yêu cầu của GĐ/PGĐ Ban QLDA;
- Nắm rõ nội quy công trường và của Công ty; nắm rõ và áp dụng các quy trình liên quan công việc chuyên môn của mình;
- Thực hiện công tác quản lý, lưu trữ toàn bộ hồ sơ pháp lý của DA: tiếp nhận các văn bản pháp lý, thực hiện việc phân loại, lưu trữ và truy xuất sử dụng, công chứng các loại hồ sơ pháp lý theo quy định của Công ty;
- Thực hiện các công việc hổ trợ công tác mời thầu, chọn thầu: hổ trợ GĐ/PGĐ Ban QLDA, bộ phận QS soạn thảo hồ sơ mời thầu/thư mời báo giá gửi đến các nhà thầu; tiếp nhận hồ sơ dự thầu và tham gia trong quá trình đánh giá chọn thầu, đàm phán; hổ trợ trong quá trình soạn thảo dự thảo HĐ và chuyển GĐ/PGĐ Ban QLDA xem có ý kiến; chuyển dự thảo HĐ về tổ pháp chế Công ty xem, có ý kiến/trình Ban TGĐ ký HĐ và chuyển nhà thầu ký kết HĐ;
- Quản lý địa chỉ email của BQLDA: nhận và đọc email đến, lọc thông tin và chuyển đến các bộ phận/nhân sự có liên quan; soạn thảo nội dung email theo chỉ đạo của GĐ/PGĐ Ban QLDA;
- Soạn thảo tờ trình, báo cáo, công văn, email… gửi các bên theo chỉ đạo/hướng dẫn của GĐ/PGĐ Ban QLDA, tiếp nhận các phản hồi và báo cáo/chuyển xử lý đến các bộ phận, đơn vị/cá nhân có liên quan;
Chịu trách nhiệm trước GĐ/PGĐ Ban QLDA về công việc được giao.
- Đề xuất các quyền lợi phù hợp với chủ trương và chính sách công ty;
- Có quyền liên lạc với các đơn vị thành viên để yêu cầu hợp tác, hỗ trợ, cung cấp thông tin khi có hướng dẫn, chỉ đạo, cho phép của cấp trên có thẩm quyền;
- Đề xuất những vướng mắc, kiến nghị hoặc nhờ được hướng dẫn, hỗ trợ, giúp đỡ trong quá trình làm việc lên GĐ/PGĐ Ban QLDA nhằm hoàn thành trách nhiệm được giao;
- Thực hiện các công việc nêu trên với trách nhiệm và quyền hạn cho phép;
- Đề xuất các phương tiện và công cụ hỗ trợ cho công việc;
- Có quyền làm việc với các đối tác bên ngoài để thực hiện các công tác trong phạm vi trách nhiệm khi có hướng dẫn, chỉ đạo, cho phép của cấp trên có thẩm quyền;
- Có quyền khai thác sử dụng các thông tin nội bộ phục vụ cho công tác chuyên môn theo sự hướng dẫn, chỉ đạo, cho phép của cấp trên có thẩm quyền;
- Đề xuất và đóng góp ý kiến mang tính chất xây dựng nhằm đem lại hiệu quả cao trong công việc.
