Thư Ký Phòng Quản Lý Thiết Kế

- Soạn thảo các văn bản theo chỉ đạo của cấp trên.
- Tiếp nhận các tài liệu, hồ sơ, bản vẽ gửi đến Phòng Quản lý Thiết kế, phân loại, báo cáo Giám đốc Quản lý Thiết kế và chuyển giao đến Người quản lý công việc có liên quan.
- Thực hiện việc giao tài liệu, hồ sơ, bản vẽ từ Phòng Quản lý Thiết kế đến các đơn vị trong Công ty và/hoặc các đối tác.
- Tiếp nhận, trả lời và chuyển các cuộc gọi điện thoại đến Phòng Quản lý Thiết kế.
- Đón tiếp, hướng dẫn khách đến làm việc với các thành viên thuộc Phòng Quản lý Thiết kế.
- Sắp xếp kế hoạch làm việc, lịch họp, bố trí phòng họp, tài liệu liên quan đến các cuộc họp của Phòng Quản lý Thiết kế theo chỉ đạo của cấp trên.
- Tham dự và ghi biên bản các cuộc họp của Phòng Quản lý Thiết kế.
- Thực hiện công tác thông phiên dịch khi có chỉ đạo của cấp trên.
- Thực hiện in ấn và photocopy các văn bản, tài liệu của Phòng Quản lý Thiết kế.
- Tổng hợp nhu cầu, đề nghị, nhận và cấp phát văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ thuộc Phòng Quản lý Thiết kế. Theo dõi việc sử dụng, báo cáo và đề nghị sửa chữa các trang thiết bị làm việc của Phòng Quản lý Thiết kế.
- Theo dõi, đôn đốc việc lập kế hoạch, triển khai thực hiện theo kế hoạch và lập báo cáo định kỳ của các Giám đốc Thiết kế Dự án và các Trưởng Bộ phận chuyên môn.
- Theo dõi, cập nhật tiến độ thực hiện các dự án của Phòng Quản lý Thiết kế.
- Lập và/hoặc tổng hợp các báo cáo định kỳ của Phòng Quản lý Thiết kế.
- Thực hiện lập danh mục, lưu trữ và quản lý hồ sơ của Phòng Quản lý Thiết kế thuộc phạm vi phụ trách; nắm vững phương pháp và tham gia kiểm soát công tác lưu trữ các tài liệu, hồ sơ, bản vẽ thiết kế của các dự án.
- Lập các kế hoạch và báo cáo theo yêu cầu của Giám đốc Quản lý Thiết kế và/hoặc Trưởng Bộ phận Thư ký & Pháp lý Thiết kế.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc Quản lý Thiết kế và/hoặc Trưởng Bộ phận Thư ký & Pháp lý Thiết kế.