Công tác Thư ký
· Ghi biên bản và sắp xếp các chương trình, thời gian cho các cuộc họp của Tổng Giám đốc và các đối tác.
· Nhận và kiểm tra tất cả các công văn, hồ sơ, tài liệu từ các Phòng/Bộ phận trước khi trình cho Tổng Giám đốc.
· Theo dõi và báo cáo tiến trình công việc của các Phòng/Bộ phận như yêu cầu của Tổng Giám đốc.
· Biên phiên dịch và hỗ trợ Tổng Giám đốc trong các công tác đối nội, đối ngoại và các công tác có liên quan với Công ty, tổ chức và cơ quan chính quyền.
· Sắp xếp kế hoạch và lịch trình công tác, thông báo lịch làm việc hàng tuần/ tháng của Tổng Giám đốc.
· Tổng hợp và trình các báo cáo hàng tuần từ các Phòng/ Bộ phận.
· Hỗ trợ Tổng Giám đốc trong các công việc hàng ngày.
Công tác chuyên trách cho hồ sơ, thủ tục của Đại hội đồng cổ đông, HĐQT và BKS
· Thực hiện và quản lý thủ tục hồ sơ cho Đại hội đồng Cổ đông, Hội đồng quản trị, và Ban Kiểm soát của Công ty.
· Thực hiện và quản lý thủ tục hồ sơ tăng vốn của Công ty.
Công tác Đào tạo
· Lập kế hoạch triển khai công tác đào tạo, hội thảo tháng/quý/năm.
· Xây dựng các chương trình đào tạo và quản lý hệ thống tài liệu đào tạo của công ty.
· Phối hợp với các Phòng/ban xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên và phòng Kinh doanh, xác định nhu cầu đào tạo đại lý.
· Lập kế hoạch đào tạo và xin tham dự/mở khóa đào tạo trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt, giám sát khóa đào tạo, tổ chức ôn luyện, thi cử và báo cáo kết quả cấp chứng chỉ sau đào tạo.· Lập báo cáo phân tích đánh giá công tác đào tạo, hội thảo hàng năm.
Công tác Quản lý hoạt động Đại lý
· Lập báo cáo thường xuyên và định kỳ theo quy định của Cơ quản quản lý và Công ty.
· Kiểm tra, đánh giá về tình hình tuyển dụng, đào tạo, hoạt động của hệ thống đại lý toàn công ty.
· Cập nhật thông tin và theo dõi phát sinh trên phần mềm QL của IAV CAD của Hiệp hội bảo hiểm Việt Nam; báo cáo Quý, 6 tháng, năm.
Works as Secretary
· Arrange plans and schedule for business trips; announce the General Director’s work schedules in weeks/ months.
· Take meeting minutes, arrange programs, time for meetings of General Director & partners.
· Combine and submit weekly reports from all Departments/ Sections.
· Interpret, translate and support the General Director in internal, external affairs and relationships with companies, organizations and authorities as assigned.
· Receive and check up all official letters, documents from Departments/ Sections before submitting to General Director.
· Follow up and report work progress of Departments/ Sections as required by General Director
· Assist to General Director in daily operation.
Works on procedures, documents for General Meeting of Shareholders, Board of Directors, and Board of Supervisors.
· Performing and managing procedures and documents of capital Increment of Company.
· Performing and managing procedures and documents of General Meeting of Shareholders, Board of Directors, and Board of Supervisors of Company.
Training activities
· Building a schedule for implementing training and seminar organizing monthly/quarterly/yearly.
· Making training schedule and proposal for attending/organizing training courses and submitting to General Director for approval; Supervising the training courses, organizing the exam preparation and examination; Reporting the result of training course and certification after training.
· Coordinating with Departments to determine the training demand of employees and agents
· Reporting the evaluation of training and seminar organizing operation annually.
Agency management activities
· Updating info and tracking changes on IAV CAD administrating software of IAV; reporting quarterly, semi-annually and annually.
· Reporting regularly and periodically in accordance with regulations of authority agencies and the Company.
· Checking, evaluating the recruitment, training and operation of the whole Company’s agent system.
