1. Các công việc
- Hỗ trợ Trưởng bộ phận theo dõi, giám sát và báo cáo các hoạt động công việc chi tiết của Tạp vụ, Lái xe, Cận vệ.
2. Các công việc thực hiện chuyên môn (95%):
- Hỗ trợ Nhân viên lễ tân và Trưởng bộ phận trong các công tác lễ tân
- Trực, mở/khóa cửa văn phòng;
- Trực tổng đài, chuyển, ghi nhận các cuộc gọi đến;
- Giám sát và phối hợp với Tạp vụ để duy trì quang cảnh vệ sinh văn phòng luôn sạch sẽ, ngăn nắp;
- Tiếp đón khách gọi điện và tới văn phòng giao dịch, giải đáp các thông tin trong phạm vi , quyền hạn được cho phép cung cấp;
- Thực hiện việc booking vé máy bay, phòng khách sạn, đặt món ăn tại nhà hàng theo yêu cầu…;
- Thực hiện quản lý mượn/trả, lộ trình công tác của các bộ phận khi có nhu cầu dùng thẻ taxi;
- Thực hiện công tác điều phối VPP, trang thiết bị, xe đưa đón BGĐ;
- Nhận/gửi và quản lý lưu trữ: công văn, thư tín, chuyển phát, sổ sách, báo cáo...;
- Theo dõi điều phối lịch đăng ký dùng phòng họp phù hợp;
- Chuẩn bị trang thiết bị, đồ dùng, nước uống/trái cây/bánh ngọt (nếu cần) cho các cuộc họp khách hàng và nội bộ;
- Giao dịch với Ban quản lý tòa nhà, Đối tác cung cấp dịch vụ (supplier);
- Liên hệ với các bên trong phạm vi thông tin yêu cầu từ BGĐ;
- Thực hiện lấy báo giá mua sắm các trang thiết bị khi có yêu cầu;
- Thực hiện thanh quyết toán các khoản chi phí văn phòng;
- Hỗ trợ tài xế thanh quyết toán các chi phí xăng xe;
- Theo dõi an ninh văn phòng;
- Thực hiện theo dõi chấm công ra vào;
- Hỗ trợ các công việc liên quan đến tuyển dụng như chào đón ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn, in ấn photo tài liệu hồ sơ;
- Hỗ trợ hậu cần chuẩn bị cho các sự kiện (YEP, tiệc Noen, Halloween, sinh nhật…);
- Xử lý các công việc phát sinh khác theo yêu cầu của BGĐ/ Quản lý trực tiếp.
III/Trách nhiệm:
- Tuân thủ quy chế, quy trình, biểu mẫu, hoạt động của phòng và Công ty;
- Đi sớm, về muộn hơn so với thời gian quy định của Công ty từ 10 đến 15 phút;
- Thực hiện đầy đủ hạng mục, đúng thời hạn/tiến độ các công việc;
- Tuân thủ kỷ luật lao động, không được vắng mặt mà không có kế hoạch và được sự phê duyệt của cấp quản lý;
- Pha trà/tiếp nước cho Ban Giám đốc và khách tới giao dịch tại văn phòng;
- Đảm bảo tính bảo mật liên quan trong phạm vi công việc;
- Giải đáp và hướng dẫn cho ứng viên, đối tác, khách hàng những thông tin trong phạm vi công việc.
IV/ Điều kiện làm việc:
- Được trang bị 01 máy tính laptop, điện thoại bàn, VPP, email giao dịch; sử dụng taxi khi công tác bên ngoài VP.
- Theo giờ hành chính từ thứ hai đến thứ sáu, nghỉ thứ 7 và CN, (Nhân sự part time sẽ được trao đổi cụ thể trong buổi phỏng vấn)
- Được hưởng chế độ phúc lợi theo quy định chung của Công ty và theo chức danh, cấp bậc đảm nhiệm.
