MÔ TẢ CÔNG VIỆC
• Tham mưu, hỗ trợ Ban giám đốc trong triển khai chính sách, hoạt động kinh doanh:
Nắm bắt tình hình thị trường và kinh doanh của công ty, tổng hợp thông tin, tư vấn cho Ban giám đốc về các mặt luật pháp, kinh tế liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của công ty.
Tham mưu, hỗ trợ Ban giám đốc trong việc hoạch định và triển khai các chiến lược mục tiêu, giải pháp và kế hoạch phát triển chung của công ty và của từng phòng, bộ ban, bộ phận.
Tham vấn cho các Giám đốc chi nhánh, các bộ phận trong việc lập mục tiêu, kế hoạch hoạt động trong từng thời kỳ/ giai đoạn phù hợp. Hỗ trợ Giám đốc chi nhánh triển khai, xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến các dự án, hợp đồng, kế hoạch hoạt động…của bộ phận theo yêu cầu chỉ đạo của Tổng giám đốc.
Tham gia cùng Ban giám đốc trong công tác đối nội/ đối ngoại và giữ gìn hình ảnh công ty, tham dự và hỗ trợ Ban giám đốc trong các buổi gặp gỡ, giao thương với đối tác, khách hàng.
Sắp xếp, triển khai các chính sách/ kế hoạch phát triển kinh doanh từ Ban giám đốc đến các bộ phận. Hỗ trợ Tổng giám đốc trong việc điều hành, giám sát, đôn đốc các phòng, bộ phận trong việc triển khai các mục tiêu, kế hoạch theo chức năng đã được phân công.
Tổng hợp, đánh giá và lập báo cáo về tình hình hoạt động của công ty và các chi nhánh thông qua các báo cáo của từng phòng ban từ đó tham mưu kịp thời cho ban giám đốc các giải pháp để đảm bảo công việc được thực hiện mang lại hiệu quả cao nhất.
Phối hợp, hỗ trợ các chi nhánh trong việc tổ chức sự kiện, quảng bá thương hiệu...
• Giúp Tổng giám đốc thực hiện hoạt động điều hành hàng ngày:
Lên lịch, sắp xếp và đăng ký lịch làm việc của Ban giám đốc.
Tham gia lập kế hoạch, chương trình, tổ chức hội nghị, hội thảo, họp giao ban, tổng kết,…
Ghi chép biên bản và soạn thảo các văn bản thông báo, kết luận các cuộc họp có sự tham gia của Tổng giám đốc hoặc được Tổng giám đốc chỉ định.
Truyền đạt thông tin của Ban giám đốc tới các chi nhánh và nhận thông tin phản hồi trong công ty cho Tổng giám đốc.
Chuẩn bị tài liệu, phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của Tổng giám đốc
Tiếp nhận công văn, hồ sơ, tài liệu từ các chi nhánh, bộ phận trong công ty trình Tổng giám đốc phê duyệt.
Lập danh sách thành phần tham dự, khách mời và thông báo nội dung, địa điểm.
* Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và hành chính văn phòng
Quản lý, lưu trữ các tài liệu của Tổng giám đốc.
Thực hiện các trách nhiệm hành chính như photo tài liệu, fax, và quản lý, lưu trữ tài liệu…
Kiểm tra vào toàn bộ các công văn, giấy tờ, văn bản, quyết định do công ty ban hành trước khi trình Tổng giám đốc.
Soạn thảo văn bản, công văn, lập các báo cáo, hợp đồng trình Tổng giám đốc, HĐTV.
Thay mặt giải quyết các công việc khi có ủy quyền từ Tổng giám đốc
Trực văn phòng, trả lời điện thoại, tiếp đón khách hàng và đối tác theo yêu cầu của Tổng giám đốc.
Thực hiện các công việc khác khi được phân công.
